- 1. Identifier les données à caractère personnel
- 2. Déterminer la base légale du traitement des données à caractère personnel
- 3. Informer les personnes concernées
- 4. Veiller au respect des droits des personnes concernées
- 5. Sécuriser les données à caractère personnel
- 6. Tenir un registre des traitements
- 7. Réaliser une analyse d’impact sur la protection des données (AIPD)
- 8. Désigner un délégué à la protection des données (DPO)
- Legiscope : automatiser certaines étapes du RGPD
Dans cet article, nous vous présentons les étapes clés que les consultants en informatique doivent suivre pour se conformer au RGPD. Nous aborderons également les solutions offertes par Legiscope, qui permettent d’automatiser ou de semi-automatiser certains processus liés au RGPD.
1. Identifier les données à caractère personnel
La première étape consiste à identifier les données à caractère personnel que vous traitez. Ces données peuvent concerner vos clients, vos prospects, vos fournisseurs, vos partenaires ou encore vos employés. Il peut s’agir de données directement identifiantes telles que le nom, l’adresse email, le numéro de téléphone, etc., ou de données indirectement identifiantes telles que l’adresse IP, les cookies, les données de géolocalisation, etc. Il est essentiel de bien répertorier l’ensemble de ces données pour être en mesure de les protéger efficacement.
2. Déterminer la base légale du traitement des données à caractère personnel
Chaque traitement de données à caractère personnel doit reposer sur une base légale prévue par le RGPD. Parmi les bases légales les plus courantes, on peut citer le consentement, l’exécution d’un contrat, le respect d’une obligation légale ou encore l’intérêt légitime. Il convient donc de vérifier, pour chaque traitement, quelle est la base légale applicable et de s’assurer que les conditions de cette base sont respectées.
3. Informer les personnes concernées
Conformément au RGPD, les consultants en informatique doivent informer les personnes dont ils traitent les données à caractère personnel. Cette information doit être claire, concise et compréhensible. Elle doit notamment préciser l’identité du responsable du traitement, la finalité du traitement, la base légale sur laquelle repose le traitement, les destinataires des données et la durée de conservation des données.
4. Veiller au respect des droits des personnes concernées
Le RGPD prévoit plusieurs droits pour les personnes dont les données à caractère personnel sont traitées, tels que le droit d’accès, de rectification, d’effacement, à la limitation du traitement, à la portabilité des données et d’opposition. Les consultants en informatique doivent mettre en place des procédures permettant de répondre aux demandes d’exercice de ces droits dans les meilleurs délais.
5. Sécuriser les données à caractère personnel
Le RGPD impose aux responsables de traitement de prendre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer un niveau de sécurité adapté au risque lié au traitement des données à caractère personnel. Les consultants en informatique doivent notamment veiller à protéger les données contre les accès non autorisés, les pertes, les destructions ou les altérations.
6. Tenir un registre des traitements
Le RGPD impose également aux responsables de traitement de tenir un registre des activités de traitement. Ce registre doit contenir des informations telles que la finalité du traitement, la base légale, les catégories de données traitées, les destinataires, la durée de conservation, etc. Il doit être tenu à jour et être mis à disposition de l’autorité de contrôle en cas de demande.
7. Réaliser une analyse d’impact sur la protection des données (AIPD)
Dans certains cas, le RGPD exige la réalisation d’une analyse d’impact sur la protection des données (AIPD) avant de procéder à certains types de traitements. Cette analyse doit permettre d’évaluer les risques que le traitement peut présenter pour les droits et libertés des personnes concernées et de déterminer les mesures à mettre en place pour les atténuer.
8. Désigner un délégué à la protection des données (DPO)
Certaines structures, notamment celles dont les activités principales consistent en des traitements à grande échelle de données sensibles, sont tenues de désigner un délégué à la protection des données (DPO). Le DPO doit être en mesure d’assurer une veille réglementaire, de conseiller l’entreprise sur les obligations du RGPD et de coopérer avec l’autorité de contrôle.
Legiscope : automatiser certaines étapes du RGPD
Certaines des étapes précédentes peuvent être automatisées ou semi-automatisées grâce à Legiscope (www.legiscope.com), un logiciel de conformité RGPD. Par exemple, Legiscope offre des fonctionnalités pour créer et gérer un registre des traitements, réaliser des AIPD, identifier les risques liés aux traitements des données et assurer leur sécurisation, communiquer avec les personnes concernées, etc.
En utilisant Legiscope, les consultants en informatique peuvent ainsi gagner du temps et s’assurer que leur conformité RGPD est toujours à jour, tout en bénéficiant de conseils et d’outils adaptés à leurs besoins.
En conclusion, les consultants en informatique ont tout intérêt à s’assurer d’être en conformité avec le RGPD. En suivant les étapes clés présentées dans cet article et en s’appuyant sur des outils tels que Legiscope, ils pourront ainsi protéger les données à caractère personnel qu’ils traitent et se prémunir contre les sanctions potentielles.
