Pour rappel, avant l’entrée en vigueur du RGPD, il était nécessaire de déclarer les activités de traitement à la CNIL qui tenait le registre de toutes les organisations. Depuis 2018, cette obligation a disparu et les organisations doivent maintenir elles-mêmes leur registre.
1. Les obligations imposées par l’Article 30 du RGPD
L’Article 30 du RGPD impose aux responsables du traitement et aux sous-traitants de tenir un registre de leurs activités de traitement. Ce registre est un ensemble de documents qui détaille toutes les activités de l’organisation qui vont engendrer le traitement de données personnelles. L’objectif est de fournir une vue complète et à jour de toutes les opérations qui impliquent des données personnelles, facilitant ainsi la gestion des risques et la conformité réglementaire.
Voici un exemple de registre rempli :
Typiquement, une entreprise va lister dans son registre les activités de traitement suivantes :
- Les activités de traitement liées au marketing :
- La prospection commerciale
- Le site web (blog / site de présentation de l’entreprise)
- La newsletter (collecte de l’email)
- Les activités sur les réseaux sociaux (le cas échéant)
- L’organisation de petits déjeuners (collecte des cartes de visite)
- Les activités de traitement liées aux RH
- Gestion des personnels (paye, avancement, déclarations sociales obligatoires…)
- La formation
- Le recrutement (constitution d’une base CV…)
- etc.
Les mêmes obligations sont imposées aux sous-traitants qui opèrent le traitement de données personnelles pour le compte de responsables de traitements.
Les obligations imposées par l’article 30 du RGPD relativement à ces deux registres sont simples :
- Les organisations doivent tenir des registres à jour de leurs activités de traitement
- Ces registres doivent se présenter sous forme écrite (papier ou électronique)
- Les organisations doivent présenter leur registre sur demande des autorités de contrôle (CNIL)
Il est important de noter que l’article 30 du RGPD s’applique à toutes les organisations, quelle que soit leur taille, à moins qu’elles ne remplissent certaines conditions d’exemption. Ces conditions incluent :
- Avoir moins de 250 employés
- Ne pas effectuer de traitements susceptibles de comporter un risque pour les droits et libertés des personnes
- Ne pas effectuer de traitements non occasionnels
- Ne pas traiter de catégories particulières de données (données sensibles) ou de données relatives à des condamnations pénales et infractions
Cependant, même si une organisation remplit ces conditions d’exemption, il est fortement recommandé de tenir un registre des activités de traitement pour des raisons de bonne gouvernance et de responsabilité.
2. Les fiches registre
En pratique, voici à quoi ressemble une fiche registre responsable de traitement (art. 30.1 RGPD) pour la gestion de paiements en ligne (Stripe) :
On trouve le détail des finalités du traitement, ainsi que l’ensemble des éléments exigés par l’article 30 qui sont détaillés. L’avantage d’utiliser un logiciel est non seulement d’automatiser la tâche de rédaction, notamment grâce à l’IA - ce qui permet en général d’économiser des dizaines d’heures de travail - et de disposer de métriques claires sur le niveau de conformité réel de l’organisation.
Chaque fiche registre doit contenir les informations suivantes, conformément à l’article 30 du RGPD :
Pour les responsables de traitement (art. 30.1) :
- Le nom et les coordonnées du responsable du traitement, du responsable conjoint, du représentant et du DPO
- Les finalités du traitement
- Une description des catégories de personnes concernées et des catégories de données personnelles
- Les catégories de destinataires, y compris dans des pays tiers ou organisations internationales
- Le cas échéant, les transferts de données vers un pays tiers ou une organisation internationale
- Dans la mesure du possible, les délais prévus pour l’effacement des différentes catégories de données
- Dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles
Pour les sous-traitants (art. 30.2) :
- Le nom et les coordonnées du/des sous-traitants, de chaque responsable de traitement pour le compte duquel le sous-traitant agit, et le cas échéant du représentant et du DPO
- Les catégories de traitements effectués pour le compte de chaque responsable de traitement
- Le cas échéant, les transferts de données vers un pays tiers ou une organisation internationale
- Dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles
La tenue de ces fiches registre détaillées permet d’avoir une vue d’ensemble des traitements effectués et de s’assurer que chaque traitement est conforme aux exigences du RGPD. C’est un élément clé de la responsabilité (« accountability ») imposée par le règlement européen.
3. Les sanctions pour non-respect de l’article 30
La non-conformité avec l’Article 30 du RGPD peut entraîner des conséquences sérieuses pour les entreprises, tant sur le plan légal que pratique. Cette section explore les pénalités potentielles, les exemples d’actions d’application et comment la non-conformité peut affecter les opérations commerciales et la réputation d’une entreprise.
Les sanctions pour non-respect des obligations de tenue de registres prévues par l’Article 30 peuvent être sévères. Selon l’Article 83 du RGPD, les amendes peuvent atteindre jusqu’à 10 millions d’euros ou, dans le cas d’une entreprise, jusqu’à 2% du chiffre d’affaires annuel mondial total de l’exercice précédent, le montant le plus élevé étant retenu. Ces pénalités sont conçues pour être “effectives, proportionnées et dissuasives.”
Au-delà des amendes, la non-conformité peut avoir des répercussions profondes sur la réputation d’une entreprise. Les consommateurs sont de plus en plus conscients de leurs droits en matière de protection des données et tendent à faire confiance aux entreprises qui montrent un engagement clair envers la protection de la vie privée. Une violation des exigences du RGPD peut donc entraîner une perte de confiance de la clientèle, potentiellement accompagnée d’une baisse de l’engagement des clients et de perturbations dans les opérations commerciales. De plus, les coûts associés à la rectification des violations, y compris les audits de conformité supplémentaires et les mesures correctives, peuvent être substantiels.
Il est donc crucial pour les entreprises de prendre très au sérieux leurs obligations au titre de l’article 30 du RGPD. La tenue de registres complets et à jour ne doit pas être vue comme une simple formalité administrative, mais comme un outil essentiel de gouvernance des données et de gestion des risques.
En cas de contrôle de la CNIL, l’incapacité à fournir des registres conformes à l’article 30 sera considérée comme un manquement grave, susceptible d’entraîner des sanctions. Mais au-delà de la seule conformité réglementaire, c’est la confiance des clients et partenaires qui est en jeu. Dans un monde où les données personnelles sont devenues un actif stratégique, leur protection est un facteur clé de différenciation et de compétitivité pour les entreprises.
Cette section souligne donc la nécessité pour les entreprises de comprendre pleinement et de se conformer à l’Article 30 du RGPD, non seulement pour éviter les sanctions financières, mais aussi pour maintenir la confiance et la fidélité de leurs clients.
4. L’objectif de ces dispositions
Le respect de l’Article 30 est vital pour la conformité au RGPD. Ce registre aide non seulement à surveiller et à contrôler les activités de traitement de données au sein d’une organisation, mais sert également de preuve de conformité en cas d’inspection par les autorités de contrôle. Il constitue une partie intégrante de l’approche de responsabilisation que le RGPD promeut, obligeant les organisations à prendre des mesures proactives pour la protection des données personnelles.
En outre, la tenue d’un registre des activités de traitement conforme à l’Article 30 du RGPD peut aider les organisations à :
- Avoir une vue d’ensemble de leurs activités de traitement de données
- Identifier et gérer les risques liés à la protection des données
- Répondre efficacement aux demandes des personnes concernées concernant leurs données personnelles
- Faciliter la réalisation d’analyses d’impact relatives à la protection des données (AIPD) lorsque nécessaire
- Démontrer la conformité au RGPD aux autorités de contrôle, aux clients et aux partenaires commerciaux
Au-delà de la simple conformité, l’article 30 encourage donc une véritable culture de la protection des données au sein des organisations. En exigeant une documentation détaillée de tous les traitements, il force les entreprises à s’interroger sur la nécessité et la proportionnalité de chaque traitement, à mettre en place des mesures de sécurité appropriées, et à réfléchir aux droits des personnes concernées.
Bien tenu, le registre des activités de traitement devient un outil précieux de pilotage de la conformité et de gestion des risques liés aux données personnelles. Il permet d’identifier les points faibles, de prioriser les actions correctives, et de démontrer une démarche proactive de mise en conformité.
En fin de compte, l’objectif de l’article 30 est de renforcer la responsabilité des organisations dans leur gestion des données personnelles. En imposant transparence et rigueur, il contribue à instaurer une relation de confiance avec les personnes concernées, basée sur le respect de leurs droits fondamentaux. C’est tout l’esprit du RGPD qui se reflète dans cette obligation essentielle de documentation.
5. Le Texte de l’article 30
L’article 30 du RGPD impose l’obligation de tenur un registre RT en première partie (30.1) et le registre ST ensuite (30.2).
Article 30 Registre des activités de traitement
- Chaque responsable du traitement et, le cas échéant, le représentant du responsable du traitement tiennent un registre des activités de traitement effectuées sous leur responsabilité. Ce registre comporte toutes les informations suivantes: a) le nom et les coordonnées du responsable du traitement et, le cas échéant, du responsable conjoint du traitement, du représentant du responsable du traitement et du délégué à la protection des données; b)les finalités du traitement; c) une description des catégories de personnes concernées et des catégories de données à caractère personnel; d)les catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées, y compris les destinataires dans des pays tiers ou des organisations internationales; e) le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, y compris l’identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et, dans le cas des transferts visés à l’article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa, les documents attestant de l’existence de garanties appropriées; f) dans la mesure du possible, les délais prévus pour l’effacement des différentes catégories de données; g) dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles visées à l’article 32, paragraphe 1.
- Chaque sous-traitant et, le cas échéant, le représentant du sous-traitant tiennent un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du responsable du traitement, comprenant: a) le nom et les coordonnées du ou des sous-traitants et de chaque responsable du traitement pour le compte duquel le sous-traitant agit ainsi que, le cas échéant, les noms et les coordonnées du représentant du responsable du traitement ou du sous-traitant et celles du délégué à la protection des données; b) les catégories de traitements effectués pour le compte de chaque responsable du traitement; c) le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, y compris l’identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et, dans le cas des transferts visés à l’article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa, les documents attestant de l’existence de garanties appropriées; d) dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles visées à l’article 32, paragraphe 1.
- Les registres visés aux paragraphes 1 et 2 se présentent sous une forme écrite y compris la forme électronique.
- Le responsable du traitement ou le sous-traitant et, le cas échéant, leur représentant mettent le registre à la disposition de l’autorité de contrôle sur demande.
- Les obligations visées aux paragraphes 1 et 2 ne s’appliquent pas à une entreprise ou à une organisation comptant moins de 250 employés, sauf si le traitement qu’elles effectuent est susceptible de comporter un risque pour les droits et des libertés des personnes concernées, s’il n’est pas occasionnel ou s’il porte notamment sur les catégories particulières de données visées à l’article 9, paragraphe 1, ou sur des données à caractère personnel relatives à des condamnations pénales et à des infractions visées à l’article 10.
Les définition et termes clés associés :
- Responsable du traitement : La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement de données personnelles.
- Sous-traitant : Une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un autre organisme qui traite des données personnelles pour le compte du responsable du traitement.
- Activités de traitement : Toute opération ou ensemble d’opérations effectuées sur des données personnelles ou des ensembles de données personnelles, que ce soit par des moyens automatisés ou non, comme la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, la récupération, la consultation, l’utilisation, la divulgation par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, l’alignement ou la combinaison, la limitation, l’effacement ou la destruction.
