Comprendre le RGPD
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur en 2018 dans l’Union Européenne. Cette réglementation vise à protéger les droits et libertés des personnes physiques vis-à-vis du traitement de leurs données personnelles. Comprendre les enjeux et obligations du RGPD est crucial pour toute entreprise, quelle que soit sa taille. Cet article résume l’essentiel à savoir.
Pourquoi une nouvelle réglementation ?
Avant le RGPD, la directive de 1995 sur la protection des données était peu appliquée et les sanctions pas assez dissuasives. Des affaires comme celles de Snowden, Facebook ou Google ont montré l’ampleur des problèmes d’atteinte à la vie privée, avec peu de conséquences pour les entreprises fautives.
La Commission Européenne a donc décidé de muscler la réglementation en s’inspirant des mécanismes de sanction du droit de la concurrence. L’objectif : que le RGPD soit réellement appliqué grâce à des amendes pouvant aller jusqu’à 4% du chiffre d’affaires mondial pour les grandes entreprises et 20 millions d’euros pour les plus petites.
Quelles sont les sanctions encourues ?
Depuis 2018, les amendes prononcées sont très significatives : 746 millions d’euros pour Amazon, 225 millions pour WhatsApp, 60 millions pour Facebook… Même des PME ont écopé d’amendes de plusieurs centaines de milliers d’euros.
Au-delà des sanctions financières, les autorités comme la CNIL peuvent aussi ordonner l’effacement de fichiers clients acquis illégalement. C’est un risque majeur pour une entreprise.
Qui est concerné par le RGPD ?
Toute organisation qui traite des données permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique est soumise au RGPD. Cela concerne de très nombreuses activités : gestion des clients et prospects, des employés, vidéosurveillance, etc. Le niveau de risque et les mesures à mettre en place sont proportionnels à la sensibilité des données (données de santé par exemple) et aux traitements effectués. Mais dans tous les cas, un minimum de conformité est requis.
Comment se mettre en conformité ?
Pour chaque traitement de données personnelles (ex : envoi d’une newsletter), il faut déployer un processus de conformité :
- Fonder le traitement sur une base légale (consentement, contrat, intérêt légitime…)
- Informer les personnes sur l’usage de leurs données via des mentions légales
- Sécuriser les données et choisir avec soin ses sous-traitants
- Permettre aux personnes d’exercer leurs droits (opposition, accès, rectification…)
- Tenir un registre des traitements
Des outils d’IA permettent aujourd’hui d’automatiser une partie de ces actions. Il est aussi recommandé de privilégier des solutions et sous-traitants européens pour faciliter les démarches.
Se conformer au RGPD demande des efforts mais c’est indispensable pour toute entreprise responsable. Les sanctions sont là et bien réelles. En appliquant quelques principes de base et en s’appuyant sur les bons outils, la mise en conformité est accessible à tous. L’important est d’avoir une vraie démarche pour protéger les données des personnes.
Les 7 principes clés du RGPD à respecter pour être en conformité
Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) impose un certain nombre de principes fondamentaux à respecter lorsqu’on traite des données personnelles. Au-delà du consentement et de la désignation d’un DPO qui sont souvent mis en avant, il existe d’autres éléments tout aussi importants, voire plus, en termes de risques de sanctions. Voici 7 principes clés à bien avoir en tête.
Minimiser la collecte des données
Le RGPD impose de ne collecter que le minimum de données nécessaires par rapport à la finalité du traitement. Par exemple, pour une newsletter, inutile de demander plus que l’email et éventuellement le nom/prénom si on veut personnaliser. Collecter la date de naissance ou l’adresse serait excessif. Cela permet de réduire les coûts et les risques. Attention en particulier aux champs libres dans les formulaires qui peuvent inciter à saisir n’importe quoi !
Faire attention aux données sensibles
Certaines catégories de données sont considérées comme sensibles par le RGPD (données de santé, origine ethnique, opinions politiques, orientation sexuelle…). Leur traitement est interdit sauf exceptions prévues par la loi. Il faut donc être très vigilant si on est amené à traiter ce type de données car les risques sont beaucoup plus élevés.
Être transparent sur l’utilisation des données
Lorsqu’on collecte des données personnelles, il faut informer clairement les personnes sur l’identité du responsable de traitement, les finalités, les destinataires, la durée de conservation… Ces mentions doivent être facilement accessibles au moment de la collecte. De nombreuses sanctions ont été prononcées pour information insuffisante (Carrefour, Google…).
Tenir un registre des traitements
Chaque organisme doit tenir un registre recensant l’ensemble de ses activités de traitement de données personnelles. Cela permet d’avoir une vue d’ensemble et de s’assurer de leur conformité. Grâce aux outils modernes, la tenue du registre est devenue très simple et rapide. Il faut le mettre à jour régulièrement.
Encadrer les transferts hors UE
Le RGPD considère que l’Union Européenne offre un niveau de protection adéquat. Les transferts de données personnelles en dehors de l’UE sont donc réglementés et doivent s’appuyer sur un mécanisme juridique (clauses contractuelles, règles d’entreprise contraignantes…). Cela concerne aussi l’utilisation de sous-traitants non-européens même si les données restent hébergées en Europe. Il faut être vigilant sur ce point.
Respecter les droits des personnes
Le RGPD accorde des droits aux personnes sur leurs données : droit d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition… Même s’ils ne sont pas absolus, il faut être en mesure de répondre aux demandes dans les délais légaux. Un refus non justifié peut entraîner des sanctions.
Assurer la sécurité des données
Tout au long de la chaîne de traitement, des mesures de sécurité adaptées aux risques doivent être mises en place pour garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données : contrôle des accès, chiffrement, journalisation, sauvegardes… Une violation de données personnelles peut avoir des conséquences très lourdes.
En appliquant ces 7 principes essentiels du RGPD, vous mettrez en place les fondations d’une démarche de mise en conformité efficace et pragmatique. N’hésitez pas à vous faire accompagner pour auditer vos traitements et définir un plan d’actions adapté à votre structure.
