e-Soleau : dater une création et conserver la preuve

L’e-Soleau permet de dater le dépôt de documents auprès de l’INPI. Elle peut aider à prouver le contenu d’un dossier à une date donnée, mais ne transforme pas une idée en droit exclusif. Depuis le 1er avril 2024, l’INPI n’accepte plus les enveloppes Soleau papier. La démarche se prépare désormais en ligne. Source : présentation officielle du service.

Ce que le dépôt prouve — et ce qu’il reste à établir

Le récépissé identifie le dépôt et les empreintes numériques de ses pièces. Le rapprochement entre une empreinte et le fichier conservé permet de vérifier qu’il s’agit du même contenu. Cette datation doit être distinguée des autres questions d’un litige : qui a créé l’œuvre, qui possède les droits, quel contenu est protégé et quels actes sont reprochés au tiers.

Le droit d’auteur naît du fait de la création, selon l’article L.111-1 du Code de la propriété intellectuelle ; il n’est pas attribué par le récépissé e-Soleau. Inversement, déposer un document ne suffit pas à démontrer que toutes les conditions de sa protection sont réunies. Source : article L.111-1.

Exemple hypothétique : une équipe dépose un dossier décrivant une interface. Le dépôt aidera à dater ce dossier. Pour un conflit ultérieur, l’équipe peut encore devoir produire les contrats des contributeurs, les fichiers de travail et les éléments permettant de comparer les créations. Le récépissé ne remplace pas cette chaîne de preuves.

Préparer un dossier compréhensible

Avant d’ouvrir le portail, sélectionnez un ensemble cohérent de documents. Une archive contenant des centaines de fichiers non identifiés peut être difficile à interpréter plusieurs années plus tard.

Préparez de préférence :

• une note expliquant le projet, sa version et le contenu de chaque pièce ;
• des fichiers lisibles dans des formats que vous pourrez encore exploiter ;
• les éléments permettant de relier le dossier aux versions de travail ;
• une copie conservée par l’entreprise, indépendante du compte utilisé pour le dépôt.

Ces recommandations organisent le dossier ; elles ne constituent pas une liste obligatoire imposée à tous les déposants. Vérifiez que vous êtes autorisé à déposer les documents. Écartez les données de clients ou de salariés qui ne contribuent pas à la preuve recherchée, conformément au principe de minimisation des données.

Ne modifiez pas ensuite les fichiers que vous entendez comparer aux empreintes : conservez les originaux déposés et travaillez sur une autre copie. Une conversion de format ou un nouvel enregistrement peut changer le fichier, même lorsque son apparence reste proche.

Choisir entre archivage des fichiers et empreintes seules

Le portail propose soit la conservation des pièces par l’INPI, soit le calcul des empreintes sans conservation des fichiers par l’Institut. Pour la première formule, la limite annoncée est de 1 à 100 fichiers et de 2 Go au total ; la seconde ne comporte pas la même limite de taille des pièces. L’INPI décrit ces options et les étapes de paiement dans sa page déposer une e-Soleau ou un entiercement.

Avec des empreintes seules, vous devez conserver vous-même les pièces. Une empreinte n’est pas une sauvegarde permettant de reconstituer le document disparu. Identifiez donc une personne responsable de l’archivage et une procédure de récupération en cas de départ ou de perte d’accès.

Le service d’entiercement répond à un autre objectif : prévoir l’accès de bénéficiaires à des documents sous certaines conditions. Si vous souhaitez assurer à un client l’accès à un code source en cas de défaillance, analysez ce mécanisme séparément ; un dépôt e-Soleau ordinaire ne lui organise pas cet accès.

Coût, échéance et gestion des versions

Le tarif de base publié est de 15 € jusqu’à 50 Mo, puis 10 € par tranche supplémentaire de 50 Mo, pour cinq ans. La conservation peut être prolongée par périodes de cinq ans, dans la limite de vingt ans. Les conditions et la démarche de prorogation sont présentées sur la page proroger une e-Soleau.

Notez l’échéance dans un calendrier partagé et prévoyez une revue avant son expiration. Choisissez une durée cohérente avec le besoin de preuve ; payer la période initiale ne règle pas automatiquement l’archivage pour toute la vie du projet.

Après validation, il n’est pas possible d’ajouter ou de modifier les pièces d’une e-Soleau. Une nouvelle version substantielle appelle donc un nouveau dossier si vous voulez également la dater. Conservez une table de correspondance entre versions, dates et numéros de dépôts. Source : FAQ de préparation e-Soleau.

Récupérer les documents sans provoquer leur destruction

Après le dépôt, les documents sont accessibles pendant quinze jours ; le récépissé reste ensuite disponible. Pendant la conservation, une restitution simple ouvre une nouvelle période de consultation de quinze jours tout en maintenant l’archive. La restitution définitive conduit au contraire à sa destruction à l’issue de cette période. Le code confidentiel de restitution doit donc être conservé avec soin. Source : modalités de restitution de l’INPI.

Avant de choisir une restitution définitive, vérifiez qu’il s’agit bien du résultat recherché et que le dossier utile a été récupéré. Pour une simple consultation, ne sélectionnez pas cette option par habitude.

Si votre objectif est de protéger un signe commercial, utilisez plutôt la démarche de dépôt de marque. La présentation des services de l’INPI aide à orienter les autres besoins de propriété industrielle.

Ce qu’il faut retenir

• L’e-Soleau apporte une preuve datée ; elle n’accorde pas un droit exclusif sur une idée.
• Préparez des fichiers identifiés, conservez les originaux et archivez le récépissé.
• L’option « empreintes seules » exige votre propre conservation des documents.
• Distinguez restitution simple et définitive, et surveillez l’échéance de prorogation.

FAQ

Puis-je encore envoyer une enveloppe Soleau papier ?

Non : ce mode de dépôt est fermé depuis le 1er avril 2024. Utilisez le service en ligne pour une nouvelle démarche.

L’e-Soleau remplace-t-elle un brevet ou une marque ?

Non. Elle répond à un besoin de preuve datée. L’obtention d’un titre de propriété industrielle suit ses propres conditions et formalités.

Le dépôt prouve-t-il à lui seul que je suis l’auteur ?

Il date les pièces déposées. L’attribution de la création et la titularité des droits peuvent nécessiter d’autres éléments, notamment les fichiers de travail et les contrats.

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À propos de l’auteur. Thiébaut Devergranne est docteur en droit privé, titulaire du CAPA et fondateur de Legiscope. Il travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.