À quoi sert la facture proforma ?
Les entreprises recourent à la facture proforma afin de figer les modalités de vente d’un bien ou d’un service (prix, remises…), le temps que celle-ci puisse être discutée dans les services internes de l’entreprise destinataire (ex : service financier, service juridique qui va analyser les CGV du vendeur). Elle permet d’éviter les malentendus quant à la prestation et de donner le temps au destinataire de prendre une décision quant à son achat sans avoir à rediscuter des modalités.
Elle diffère d’une facture normale (voir notre modèle ici) en cela que la facture traduit une transaction commerciale qui a été réalisée (acceptée par le vendeur et l’acheteur). La pro forma se situe avant cette phase d’acceptation.
La facture proforma est généralement accompagnée des conditions générales de vente du fournisseur qui permettent de déterminer l’intégralité des modalités de la vente.
Le rôle de la facture proforma est de fixer définitivement :
- le prix
- les remises commerciales
- les modalités de paiement
- les conditions de livraison
- les délais de paiement
- les autres conditions liées à la vente
Si ces conditions sont acceptables pour le client, celui-ci pourra donner son accord au fournisseur ; les parties seront alors liées juridiquement. À défaut, les parties resteront au stade de la négociation commerciale.
Il serait faux de dire que la facture proforma n’a pas de valeur juridique, car celle-ci a pour objet de déterminer précisément les conditions de l’offre, et elle va lier le vendeur à l’acheteur en cas d’acceptation, toutefois, celle-ci ne lie pas juridiquement les parties tant que l’acheteur n’a pas accepté le devis.
Dans tous les cas, elle n’a pas de valeur comptable.
Les cas d’utilisation de la facture proforma
Si les entreprises sont libres d’établir des factures proforma en lieu et place d’un devis, il existe des cas (et des usages professionnels) dans lesquels la facture proforma peut-être requise :
- lorsque l’acheteur tente d’obtenir un crédit auprès d’une banque pour un projet de construction ; la banque peut alors demander à ce que les modalités de la prestation soient figées par l’établissement d’une facture proforma, afin de permettre une analyse du crédit.
- dans certaines transactions internationales, elle permet d’obtenir une autorisation des douanes.
Comment rédiger une facture Pro-forma ?
L’idée de la facture pro forma est de figer définitivement les conditions de fourniture d’un produit ou d’un service ; il est donc impératif que tous les éléments essentiels de ce produit ou service soient clairement déterminés.
Préciser les éléments relatifs au produit
- la description du bien ou du produit
- la quantité
- la dénomination précise
- le prix unitaire hors taxes
- le taux de TVA - ou l’exonération (ex : pour les auto-entrepreneurs)
- les éventuelles remises ou plus généralement toute réduction de prix (ex : -20%)
- Les conditions générales de vente (généralement qui sont jointes à la facture)
Préciser les éléments relatifs au vendeur et à l’acheteur
- L’identification du vendeur (dénomination de l’entreprise), et n°RCS
- Son adresse
- L’identification de l’acheteur, et n°RCS
- Son adresse ou son siège social
- Le cas échéant le N° de TVA des parties
Le numéro de facture n’a pas à être mentionné, car il ne s’agit pas d’une facture au sens comptable, mais il est possible d’inclure un numéro d’identification du document.
Dans le cas de transactions internationales
Pour les transactions internationales, il est également nécessaire d’indiquer
- la devise de facturation
- l’Incoterm (lieu d’enlèvement, l’assurance et les conditions de transfert de propriété)
