Article 16 RGPD : traiter une rectification

Une adresse erronée peut faire partir un dossier chez un tiers. Un paiement mal attribué peut déclencher une relance injustifiée. L’article 16 du RGPD donne à la personne le droit d’obtenir la rectification des données inexactes la concernant, dans les meilleurs délais. Il permet aussi de compléter des données incomplètes, compte tenu des finalités du traitement.

Déterminer ce qui doit être rectifié

L’Art. 16 du RGPD vise l’exactitude de l’information dans son contexte. Il ne suffit pas de remplacer systématiquement l’ancienne valeur par la dernière déclaration reçue : identifiez la donnée, la finalité et les éléments permettant de trancher.

Le principe d’exactitude s’applique aussi sans demande de la personne : l’Art. 5(1)(d) impose des mesures raisonnables pour corriger ou effacer sans tarder les données inexactes au regard des finalités. La demande révèle parfois un défaut commun à plusieurs dossiers.

Les appréciations ne sont pas exclues en bloc

Une opinion sur une personne peut être une donnée personnelle. Dans l’affaire Nowak, C-434/16, 20 décembre 2017, rendue sous la directive antérieure au RGPD, la CJUE a retenu cette qualification pour les réponses d’un candidat et les annotations d’un examinateur. Le droit de rectification ne permet pas de réécrire après coup une réponse fausse, mais peut concerner une copie attribuée au mauvais candidat. Voir le communiqué de la Cour sur cet arrêt.

Pour une appréciation contestée, examinez l’attribution, les faits sur lesquels elle repose et son contexte. Le simple désaccord avec une évaluation n’impose pas automatiquement de la remplacer par celle du demandeur ; il ne permet pas davantage de refuser tout examen au motif qu’il s’agit d’une opinion.

Instruire la demande sans obstacle inutile

La personne n’a pas à exercer d’abord son droit d’accès. Elle peut désigner directement l’erreur et la correction souhaitée. La fiche de la CNIL sur la rectification rappelle la diversité des moyens de demande et la proportionnalité des justificatifs.

Distinguez deux questions : le demandeur est-il la bonne personne, et la nouvelle information est-elle exacte ? L’Art. 12(6) permet de demander les informations supplémentaires nécessaires en cas de doute raisonnable sur l’identité. Une pièce d’identité ne prouve pas nécessairement une nouvelle adresse. Notre méthode de vérification de l’identité pour les demandes RGPD aide à séparer ces contrôles.

L’Art. 12(3) impose d’informer des mesures prises dans les meilleurs délais, au plus tard un mois après réception. Une prolongation de deux mois est possible si la complexité ou le nombre des demandes le justifie ; elle doit être expliquée dans le premier mois. Ce plafond n’autorise pas à attendre un mois pour une correction simple. En cas de refus, exposez les motifs et les voies de réclamation et de recours prévues par l’Art. 12(4).

Corriger le dossier et ses conséquences

Repérez la base de référence, les copies actives, les exports et les traitements dérivés. Une correction dans l’écran client ne répare pas nécessairement une relance déjà programmée. Le guide sur la rectification dans les bases dérivées détaille cette propagation.

Si l’erreur provient de comptes réunis à tort, identifiez d’abord les données de chaque personne. La procédure de fusion et de séparation des comptes clients évite de corriger un dossier en exposant celui d’un homonyme.

L’Art. 18(1)(a) permet à la personne d’obtenir la limitation pendant la vérification de l’exactitude. Repérez cette demande dans le message reçu, même sans numéro d’article. Une rectification n’est pas, par définition, un gel automatique de tous les traitements ; l’organisme doit néanmoins éviter de continuer à utiliser sans précaution une donnée dont l’inexactitude est établie.

L’Art. 19 impose de notifier la rectification aux destinataires auxquels les données ont été communiquées, sauf impossibilité ou efforts disproportionnés. La personne peut demander des informations sur ces destinataires. Utilisez la procédure de notification de l’article 19 pour suivre les envois et les exceptions.

Cas pratique : un paiement reçu, mais une cliente déclarée impayée

Ce cas est hypothétique. Une entreprise loue des instruments de musique à des particuliers. Le 6 juillet, Sylvie reçoit une relance pour un loyer de 280 euros alors qu’elle l’a réglé. Depuis son espace client authentifié, elle transmet la référence du virement et demande de corriger son dossier, en ajoutant : « Merci d’arrêter les relances pendant votre vérification. »

Le responsable administratif traite cette phrase comme une demande de limitation de l’usage de la donnée contestée, sans imposer un second formulaire. Il suspend les relances liées à ce loyer et signale le point au prestataire qui traite les rappels pour l’entreprise. Le contrat de location et les autres opérations non affectées ne sont pas bloqués indistinctement.

Pour établir l’erreur, la comptabilité rapproche le montant, la date et la référence du paiement avec ses propres écritures. Elle n’a pas besoin du relevé bancaire complet de Sylvie, qui révélerait ses autres dépenses. Dans l’exemple, le rapprochement confirme que le virement avait été rattaché à un autre compte à cause d’une référence tronquée. L’identité de cet autre client ne doit pas figurer dans la réponse à Sylvie.

La donnée à rectifier n’est donc pas « Sylvie conteste une dette » : c’est le statut du loyer, marqué à tort comme non payé. La trace de la relance envoyée peut rester un fait historique exact, avec sa correction et sa justification. Elle ne doit plus alimenter un indicateur d’impayé actuel ou une décision défavorable.

Le relevé de traitement rempli

Ce relevé est un outil proposé, pas un formulaire légal obligatoire. Il montre les faits qui permettent de passer d’une contestation à une décision. Conservez-en une version proportionnée : l’objectif n’est pas de constituer une archive permanente de justificatifs bancaires pour chaque demande.

La correction échoue dans la file de relance

Le 7 juillet, la fiche client affiche bien « réglé ». Avant de répondre que tout est terminé, le responsable contrôle la prochaine sélection de relances. Sylvie y figure encore : le fichier préparé la veille n’a pas été recalculé après la rectification. Envoyer cette file puis corriger demain reproduirait une erreur déjà connue.

Le responsable suspend l’envoi de ce fichier et retire la ligne erronée. Il demande au prestataire de traiter la correction dans le fichier qu’il a déjà reçu et de confirmer le sort des rappels en attente. Il fait aussi contrôler le compte auquel le paiement avait été attribué, pour ne pas réparer le premier dossier en maintenant une seconde erreur.

Si le prestataire ne répond pas, l’entreprise ne présente pas son silence comme une confirmation. Elle utilise ses moyens de suspension des opérations concernées, relance son interlocuteur et garde ce point ouvert. La notification prévue par l’article 19 et la vérification de l’exécution par un sous-traitant sont deux tâches à suivre séparément. L’assistance du sous-traitant à l’exercice des droits doit être organisée conformément à l’Art. 28(3)(e).

Dans la branche résolue de l’exemple, la nouvelle sélection ne contient plus Sylvie et le prestataire confirme le retrait du rappel en attente. L’entreprise l’informe du résultat et de la levée prévue de la limitation avant d’y procéder, comme l’exige l’Art. 18(3). Le dossier conserve la notification et les contrôles réalisés, sans attribuer à la cliente une nouvelle dette ni dissimuler la relance erronée dans l’historique.

Exemple de réponse après les contrôles

Nous avons confirmé la réception de votre paiement de 280 euros et corrigé son rattachement à votre compte. Le loyer concerné apparaît désormais comme réglé. L’indicateur d’impayé et la sélection des relances ont été corrigés. Notre prestataire de rappels a reçu la rectification et confirmé le retrait du message en attente. La limitation demandée pendant la vérification prendra fin après la présente information ; aucune relance ne sera effectuée au titre de cette somme réglée. Vous pouvez nous demander les informations sur les destinataires auxquels la rectification a été notifiée.

Ce modèle ne doit être repris que si chacun des résultats annoncés est établi. Si une vérification reste en cours, dites laquelle et maintenez les mesures nécessaires. Une réponse exacte mais partielle vaut mieux qu’une clôture affirmant sans preuve que toutes les copies ont été corrigées.

Ce qu’il faut retenir

• L’exactitude s’apprécie selon la finalité et le contexte de la donnée.
• Une appréciation peut être personnelle ; toute contestation mérite une qualification adaptée.
• La correction doit atteindre les copies et conséquences pertinentes.
• Informez les destinataires dans les conditions de l’Art. 19 et répondez dans les délais de l’Art. 12(3).

FAQ

Peut-on demander un justificatif ?

Oui, lorsqu’il est nécessaire et proportionné à la vérification. Il faut distinguer la preuve de l’identité de celle de l’information à corriger et éviter la collecte systématique de documents inutiles.

Faut-il supprimer toute ancienne adresse ?

Non. Une ancienne adresse peut décrire exactement une opération passée. Séparez cet historique de l’adresse actuelle utilisée pour les échanges et appliquez les durées de conservation adaptées.

Une demande de rectification impose-t-elle de changer une note ?

Pas automatiquement. Vérifiez notamment une erreur de saisie, d’attribution ou de fait. Le droit de rectification ne remplace pas l’ensemble des procédures de contestation d’une évaluation.

Recevez nos analyses pratiques sur la conformité RGPD dans la newsletter.

Thiébaut Devergranne, docteur en droit et fondateur de donneespersonnelles.fr, travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.