Article 5 RGPD : principes et grille de contrôle

Une notice complète ne rend pas nécessaire une collecte excessive. Un fichier bien sécurisé ne devient pas licite si son utilisation manque de fondement. L’article 5 du RGPD impose des principes cumulatifs : il faut vérifier chacun d’eux dans le traitement réel.

Six rubriques et une obligation de démonstration

L’Art. 5(1)(a) à (f) énonce six rubriques : licéité, loyauté et transparence ; limitation des finalités ; minimisation ; exactitude ; limitation de la conservation ; intégrité et confidentialité. L’Art. 5(2) ajoute la responsabilité du responsable de traitement et son obligation de pouvoir démontrer le respect du paragraphe 1. On présente souvent cet ensemble comme sept principes. Source : texte de l’article 5.

Ces règles ne dépendent pas d’un seuil de salariés. Les mesures à mettre en œuvre doivent correspondre au traitement et aux risques ; certaines obligations particulières, comme l’AIPD ou le DPO, ont en revanche leurs propres conditions.

Art. 5(1)(a) : licéité, loyauté et transparence

La licéité implique notamment de satisfaire un fondement de l’Art. 6(1), ainsi que les conditions supplémentaires applicables. La loyauté et la transparence demandent aussi d’examiner comment le traitement affecte la personne et comment il lui est présenté.

Exemple hypothétique : un formulaire annonce qu’une information sert à organiser une intervention technique, tandis que l’organisation l’utilise secrètement pour évaluer le client. Une rédaction contractuelle vague ne suffit pas à rendre ce décalage acceptable.

Vérifiez le choix de la base légale par finalité, puis l’information effectivement visible au moment utile. La présence d’un lien vers une longue politique ne démontre pas, à elle seule, le caractère compréhensible et accessible exigé par l’Art. 12(1). Source : RGPD, chapitre III.

Art. 5(1)(b) : des finalités délimitées

Le texte impose des finalités déterminées, explicites et légitimes, et interdit les usages ultérieurs incompatibles. Il n’interdit pas toute évolution : l’Art. 6(4) encadre l’examen de compatibilité dans les cas qu’il prévoit.

Décrivez un objectif permettant de trancher une demande d’usage. « Exploiter nos données » n’aide pas à choisir les champs, les destinataires ni la durée. Le guide du principe de finalité détaille la formulation et les étapes d’une réutilisation.

Les finalités archivistiques d’intérêt public, scientifiques, historiques ou statistiques disposent d’un régime particulier articulé avec l’Art. 89(1). Le nom donné au projet ne dispense pas d’en réunir les conditions.

Art. 5(1)(c) : des données adéquates et limitées

La minimisation se juge au regard de la finalité : catégories collectées, précision, accès, exports et copies. Elle ne signifie pas un volume minimal abstrait. Une donnée facultative peut répondre à un besoin distinct clairement établi ; rendre une donnée facultative ne justifie pas une collecte excessive.

Passez le formulaire et ses usages aval dans une même grille de minimisation. Une limitation bien conçue à l’entrée perd son effet si des imports ou champs libres réintroduisent les mêmes informations sans contrôle.

Art. 5(1)(d) : l’exactitude selon l’usage

Les données doivent être exactes et, si nécessaire, mises à jour. Le responsable doit prendre les mesures raisonnables pour effacer ou rectifier sans tarder les données inexactes au regard des finalités.

La pertinence temporelle dépend de l’usage. Une adresse historique peut être exacte pour attester où une livraison a eu lieu, tout en étant inadaptée pour expédier la prochaine commande. Identifiez les champs courants et les traces historiques ; ne réécrivez pas l’histoire pour donner artificiellement l’impression d’une base à jour.

En cas de correction, recherchez les bases dérivées et les destinataires concernés. La méthode de rectification dans les bases dérivées aide à suivre cette propagation.

Art. 5(1)(e) : limiter la conservation

Le maintien d’une identification ne doit pas dépasser la durée nécessaire aux finalités. Une durée légale, lorsqu’elle s’applique, doit être reliée au document et à son point de départ précis. Une prescription de recours n’impose pas automatiquement de conserver toutes les données pendant la même durée.

Définissez les phases utiles : usage courant, conservation restreinte justifiée pour une obligation ou un contentieux, puis sort final. Une durée de communicabilité d’archives ne se confond pas avec une durée de conservation. Pour les traitements exclusivement archivistiques d’intérêt public, scientifiques, historiques ou statistiques, le texte admet des durées plus longues sous les garanties prévues.

Art. 5(1)(f) : sécurité appropriée

Il faut protéger contre les traitements non autorisés ou illicites et contre la perte, la destruction ou les dégâts accidentels. L’Art. 32(1) précise une approche adaptée au risque, avec des mesures techniques et organisationnelles. Il ne fournit pas une configuration unique valable pour toutes les organisations. Source : RGPD, Art. 32.

Contrôlez l’effectivité : qui accède, comment l’accès est retiré, comment une restauration est vérifiée et comment les faiblesses sont traitées. Une violation impose une analyse ; la notification à l’autorité dépend des conditions de l’Art. 33(1), elle n’est pas automatique pour tout incident.

Art. 5(2) : relier les décisions aux preuves

L’obligation de démonstration n’est pas une règle selon laquelle toute conformité serait présumée inexistante sans un dossier type. Elle exige des éléments permettant de vérifier les principes. Les faits, paramètres, procédures appliquées et traces d’exécution complètent les documents de politique.

La grille suivante est remplie pour un traitement précis. Le raisonnement consiste à relier chaque principe à une décision et à un élément vérifiable, sans transformer un tableau complété en certificat de conformité.

Cas pratique : les consignes de livraison d’un meuble

Le scénario est hypothétique. Mobilier Rivage vend des meubles à des particuliers et organise leur livraison avec ses propres salariés. Son formulaire demande nom, adresse de livraison, téléphone, étage et informations d’accès. Une zone libre permet au client de préciser une difficulté. Les livreurs reçoivent chaque matin une feuille de tournée comportant les consignes utiles.

L’équipe relève trois dérives : la date de naissance est demandée sans fonction dans la livraison ; un salarié propose de réutiliser les téléphones pour promouvoir une nouvelle gamme ; les codes d’entrée sont conservés avec l’historique du compte, même après une livraison achevée. Une authentification solide et une notice complète ne suffiraient pas à compenser ces choix.

La responsable logistique, le commercial et la référente RGPD décident de limiter le dossier opérationnel à l’acheminement de la commande. Le numéro de téléphone sert à prévenir d’un retard ou résoudre un problème de remise. Ils justifient ce besoin dans l’exécution de la commande selon l’Art. 6(1)(b). La proposition de prospection reste écartée de ce traitement : elle nécessiterait une analyse propre des conditions applicables, sans être couverte par la seule livraison.

La grille de l’article 5 appliquée au dossier

Les vingt-quatre heures constituent un choix de ce scénario, destiné à terminer le suivi immédiat de la remise, et non un délai réglementaire. Une livraison échouée ne déclenche pas la même échéance : la nécessité de la consigne est réexaminée avec la nouvelle organisation de la remise. Les justificatifs de commande, les factures ou un litige suivent leurs propres règles. Le besoin de conserver une facture n’impose pas de garder le code d’entrée dans cette facture ou dans chaque copie du dossier.

L’entreprise remplace le champ libre général par une consigne claire : ne renseigner que les informations matérielles utiles à l’accès. Elle ne demande pas d’expliquer la situation personnelle des occupants. Si une remarque inutile a déjà été saisie, elle l’examine et la retire du parcours de livraison ; changer l’étiquette du champ ne supprime pas les données précédemment collectées.

Une purge réussie dans la base, mais pas dans la tournée

Dans ce cas fictif, une livraison est confirmée le lundi matin. Le mardi, le code d’entrée n’apparaît plus dans le dossier courant. L’équipe propose de clore l’action de conservation. Pourtant, la feuille de tournée téléchargée le lundi le contient toujours dans un dossier partagé accessible à d’anciens livreurs.

Deux principes sont en cause : la conservation annoncée n’a pas été appliquée à cette copie et son accès dépasse le besoin actuel. La responsable retire l’accès non justifié au dossier, interrompt l’export qui reproduit les codes et inventorie les feuilles concernées. Elle vérifie quelles copies sont conservées sur les terminaux de tournée et par qui elles peuvent encore être consultées. L’analyse doit porter sur les fichiers réellement présents, pas seulement sur le modèle de document futur.

Les anciennes feuilles identifiées sont supprimées ou remplacées par des versions sans code ; les terminaux concernés sont contrôlés avant de clore cette opération.

L’équipe corrige ensuite le circuit : les codes ne figurent plus dans les feuilles de tournée conservées ; ils restent accessibles dans un espace limité à la livraison en cours, puis disparaissent selon l’échéance choisie. Elle contrôle le traitement d’une livraison terminée, d’une livraison reportée et d’une adresse rectifiée avant le départ. Le scénario reporté garde seulement les informations encore nécessaires ; l’ancienne adresse n’est pas réinjectée dans la nouvelle tournée.

Le compte rendu de clôture distingue les copies supprimées, les accès retirés et les points encore incertains. Une éventuelle divulgation à des personnes non autorisées impose également d’examiner le régime des violations et de documenter la décision, conformément aux Art. 33(1), 33(5) et 34(1). L’entreprise ne conclut pas à l’absence de risque uniquement parce que le code a depuis été effacé.

Ce cas montre comment lire l’Art. 5(2) : la preuve utile relie la règle annoncée, les objets concernés et les opérations exécutées. Une capture du champ vide ne démontrait ni la suppression des copies ni la maîtrise de leurs accès. La fiche est conservée avec ces résultats et réexaminée si l’organisation de la livraison change.

Ce qu’il faut retenir

• Les principes sont cumulatifs : une mesure réussie ne compense pas un autre manquement.
• La finalité permet d’apprécier données, exactitude et durée.
• La preuve doit porter sur l’application réelle des décisions.
• Les cas particuliers et exceptions demandent une qualification précise.

FAQ

Le registre prouve-t-il à lui seul la conformité ?

Non. Il décrit les activités ; il faut aussi pouvoir montrer que les règles annoncées sont appliquées.

Quel est le plafond d’amende pour un manquement à l’article 5 ?

L’Art. 83(5)(a) prévoit jusqu’à vingt millions d’euros ou, pour une entreprise, 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial total de l’exercice précédent, le montant le plus élevé étant retenu. Ce plafond n’est pas une amende automatique : les circonstances sont examinées selon l’Art. 83(2). Source : RGPD, Art. 83.

Une analyse annuelle suffit-elle ?

Il n’existe pas de fréquence universelle dans l’article 5. Un changement de finalité, de données, de prestataire ou de risque peut nécessiter une revue avant l’échéance interne programmée.

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Thiébaut Devergranne, docteur en droit et fondateur de donneespersonnelles.fr, travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.