Temporalité RGPD : fixer une durée de conservation
Déterminez une durée justifiée, son point de départ et le sort des données. Distinguez usage courant, archives et droit à l’effacement.
Le principe de temporalité correspond à la limitation de la conservation des données personnelles. Il oblige à déterminer jusqu’à quand une information identifiable reste nécessaire pour une finalité. Le RGPD ne fixe pas une durée unique pour tous les fichiers, mais certains textes sectoriels imposent des délais précis.
Ce qu’il faut retenir
Une durée se raisonne par finalité et catégorie de données. Elle comprend un point de départ vérifiable et une action à l’échéance. La conservation d’une archive justifiée ne permet pas de poursuivre tous les usages courants. Le droit à l’effacement est lié à cette obligation, mais il s’agit d’un droit distinct, avec ses conditions et exceptions.
Ce qu’impose l’Art. 5(1)(e)
L’Art. 5(1)(e) du RGPD limite la conservation sous une forme permettant l’identification au temps nécessaire aux finalités. L’Art. 5(2) impose au responsable de pouvoir démontrer le respect de ce principe.
Le texte prévoit une conservation plus longue pour certaines finalités archivistiques dans l’intérêt public, scientifiques, historiques ou statistiques, sous les garanties de l’Art. 89(1). Il ne suffit donc pas de renommer une vieille base commerciale « archive statistique ». Une pseudonymisation peut constituer une garantie, mais les données restent personnelles si la réidentification demeure possible.
Choisir la durée avec la bonne méthode
Commencez par rechercher les textes applicables à la pièce ou au traitement : ils peuvent fixer une durée, un minimum, un maximum ou un régime particulier. Examinez ensuite les recommandations pertinentes et, pour ce qui reste à déterminer, le besoin réel du traitement.
La CNIL distingue les durées obligatoires des durées recommandées. Un référentiel peut contenir les deux. Il faut lire la justification de la ligne et vérifier qu’elle correspond au secteur et à l’opération concernés.
| Question | Décision à formaliser |
|---|---|
| Quelle utilisation nécessite encore la donnée ? | Finalité et catégories concernées |
| Quel événement déclenche le délai ? | Clôture, échéance contractuelle ou autre événement précis |
| Existe-t-il une obligation légale ? | Texte, périmètre et calcul du délai |
| Faut-il conserver des preuves ? | Pièces nécessaires, prescription pertinente et accès |
| Que se passe-t-il à l’échéance ? | Suppression, anonymisation ou archivage justifié |
Ne présentez pas un délai de prescription comme une obligation de conserver tout le fichier. Il peut justifier les preuves nécessaires à un litige, mais son point de départ et les éventuelles causes d’interruption ou de suspension doivent être examinés.
Distinguer l’usage courant de l’archive
Après la fin d’une relation, certaines pièces peuvent rester nécessaires à une obligation comptable ou à la défense de droits. Elles ne doivent pas rester disponibles pour toutes les opérations quotidiennes. Restreignez les accès et les utilisations au besoin d’archive.
Une même donnée peut être nécessaire à plusieurs traitements soumis à des durées différentes. La suppression dans un fichier marketing n’oblige pas à détruire une pièce justificative encore légalement nécessaire. Inversement, cette pièce ne permet pas de conserver indéfiniment le contact dans les campagnes commerciales.
Le tableau des durées de conservation sert à distinguer ces cas. Pour le marketing, le repère de dernier contact du prospect mérite une définition précise : chaque action interne ne doit pas relancer artificiellement un délai.
Mettre la règle dans les outils
Une durée écrite ne suffit pas si le logiciel ne dispose d’aucun événement de départ fiable. Identifiez le champ qui déclenche la règle, le responsable de son exactitude et les systèmes qui possèdent une copie des données.
Vérifiez les exports, les pièces jointes, les doublons et les prestataires. Organisez aussi les sauvegardes : leur cycle et leur restauration doivent tenir compte des effacements déjà effectués. Les exceptions liées à un contentieux doivent être délimitées et réexaminées.
La politique de conservation formalise ces responsabilités. Contrôlez des dossiers réellement arrivés à échéance et conservez une trace proportionnée de l’opération et des anomalies corrigées.
Effacement, information et sanctions
L’Art. 17(1)(a) permet notamment de demander l’effacement de données devenues inutiles aux finalités. Les exceptions de l’Art. 17(3), dont certaines obligations légales et la défense de droits en justice, doivent être examinées. Ce droit ne dispense pas le responsable d’appliquer ses durées de sa propre initiative. Voir le texte de l’Art. 17.
Le droit français prévoit aussi l’Art. 226-20 du Code pénal. Sa rédaction vise des durées prévues par la loi, le règlement ou les formalités qu’il énumère. Il ne faut pas le reformuler comme une peine automatique pour tout dépassement d’une date inscrite dans un tableau interne. L’analyse pénale suppose de vérifier les éléments de l’infraction ; les obligations et sanctions administratives du RGPD constituent un cadre distinct.
FAQ
Le consentement permet-il une conservation illimitée ?
Non. Même fondé sur le consentement, un traitement reste soumis aux principes de nécessité et de limitation de la conservation. La finalité et la durée doivent être justifiées.
Faut-il supprimer toutes les données dès la fin du contrat ?
Non. Certaines pièces peuvent rester nécessaires pour une obligation ou un besoin de preuve. Il faut distinguer les pièces et usages, limiter les accès et fixer leur sort final.
Un tableau suffit-il à prouver la conformité ?
Il documente la règle. Il faut également vérifier son application dans les systèmes, les copies et les prestations concernées.
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Thiébaut Devergranne est docteur en droit et fondateur de donneespersonnelles.fr. Il travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données personnelles.