AIPD : consulter les personnes concernées
Préparer la consultation des personnes dans une AIPD : participants, questions, données collectées et suite donnée aux avis.
- Distinguer trois démarches souvent confondues
- Définir l’incertitude que les avis doivent résoudre
- Fiche V-08 : préparer une consultation exploitable
- Présenter le fonctionnement avant de poser les questions
- Passer des observations aux décisions
- Protéger les données de la consultation elle-même
- Représentants, absence d’avis et limites de la consultation
- Ce qu’il faut retenir
- FAQ
La consultation des personnes dans une AIPD sert à comprendre les effets du traitement prévu et à améliorer les garanties. Elle ne consiste pas à recueillir une case « j’accepte » ni à faire approuver le projet à la majorité. Préparez une description compréhensible, choisissez les personnes ou représentants capables d’éclairer les risques, puis reliez chaque observation à une décision motivée.
L’Art. 35(9) du RGPD prévoit cette démarche « le cas échéant », en tenant compte des intérêts généraux ou commerciaux et de la sécurité des opérations. Cela n’impose pas un sondage identique pour toute AIPD. Cela ne justifie pas non plus d’écarter systématiquement les personnes au motif que le projet est technique. RGPD, Art. 35(9).
Distinguer trois démarches souvent confondues
L’avis des personnes apporte des informations sur les conséquences qu’elles anticipent, les garanties qu’elles comprennent et les difficultés du parcours. Il peut conduire à revoir une donnée collectée, un destinataire, une durée ou un moyen d’exercer un droit.
Le consentement, lorsqu’il constitue la base légale du traitement, doit satisfaire aux conditions propres des Art. 4(11) et 7. Une personne peut contribuer à la consultation tout en refusant un traitement facultatif. Un avis favorable sur une maquette ne constitue pas nécessairement un accord libre, spécifique, éclairé et univoque au traitement futur. RGPD, Art. 4(11) et Art. 7.
La consultation préalable de l’autorité, prévue par l’Art. 36(1), concerne une autre situation : les risques résiduels élevés identifiés par l’AIPD. L’avis favorable de participants ne remplace pas cette démarche lorsqu’elle est requise. RGPD, Art. 36(1).
Votre analyse d’impact doit conserver ces distinctions. Le responsable du traitement demeure responsable de sa décision ; le groupe consulté ne valide pas juridiquement le dispositif et ne reprend pas cette responsabilité.
Définir l’incertitude que les avis doivent résoudre
Une consultation est utile lorsqu’elle porte sur une question concrète. « Aimez-vous le nouveau service ? » renseigne peu sur les droits et libertés. « Qui pensez-vous capable de lire cette pièce après son dépôt ? » peut révéler un décalage majeur entre le partage réel et ce que les personnes comprennent.
Avant l’invitation, listez les choix encore modifiables : contenu d’un dossier, visibilité pour un remplaçant, réception des alertes, correction d’une donnée, conservation d’une pièce. Si tout est irréversiblement décidé, une enquête de satisfaction ne répare pas l’absence d’examen des préoccupations pertinentes.
Distinguez les questions auxquelles les participants peuvent répondre de celles qui exigent une expertise technique. Ils peuvent expliquer qu’une notification visible sur un écran partagé pose problème. Ils ne peuvent pas certifier la configuration du serveur. Leur retour doit déclencher un examen du risque et une mesure vérifiable par l’équipe compétente.
Les lignes directrices WP248 rév.01 demandent de documenter les raisons d’une absence de consultation jugée inappropriée et celles d’une décision finale différente des avis recueillis. Elles distinguent expressément avis et consentement. G29, WP248 rév.01, section III.D.b.
Fiche V-08 : préparer une consultation exploitable
Exemple fictif. Une entreprise prépare l’AIPD d’un espace de suivi de dossiers clients. Le projet prévoit le dépôt de pièces, l’accès d’une équipe et le remplacement d’un interlocuteur absent. Le présent exemple porte sur la consultation, sans affirmer que tout espace client exige une AIPD ni valider le traitement complet.
Huit clients volontaires sont invités à examiner une maquette contenant uniquement des personnes et documents inventés. Le groupe comprend des personnes utilisant surtout un téléphone et d’autres travaillant sur ordinateur, certaines autonomes et d’autres ayant habituellement besoin d’aide. Il ne constitue pas un échantillon statistiquement représentatif de tous les clients.
La fiche de préparation est renseignée ainsi :
| Élément | Décision V-08 |
|---|---|
| Objet | Compréhension des destinataires, remplacement de l’interlocuteur et correction d’une pièce |
| Présentation | Trois écrans fictifs et description écrite des accès envisagés |
| Animation | Responsable de projet accompagnée du DPO ; aucun commercial chargé de vendre le service |
| Participation | Facultative, sans incidence sur le service existant |
| Recueil | Notes thématiques, sans enregistrement audio ni demande de dossier réel |
| Accès aux notes | Équipe restreinte chargée de l’AIPD |
| Restitution | Réponses apportées aux préoccupations et limites encore ouvertes |
| Décision attendue | Modifier les écrans et les accès proposés avant de finaliser l’analyse |
Les huit participants ne doivent pas raconter une situation intime pour être écoutés. Une personne peut dire « je ne veux pas que le remplaçant voie toutes les anciennes pièces » sans devoir dévoiler le contenu de ses propres documents.
La diversité recherchée porte sur les usages pertinents. Elle ne justifie pas de créer un fichier des handicaps ou des difficultés personnelles des invités. Si un besoin d’accessibilité est signalé, organisez la participation avec les informations nécessaires, sans l’ajouter automatiquement au compte rendu diffusé.
Présenter le fonctionnement avant de poser les questions
Le support V-08 explique qui dépose une pièce, qui peut la lire, comment l’accès change en cas de remplacement et ce qui demeure après la fermeture du dossier. Les participants doivent voir le fonctionnement envisagé, y compris ses limites ; montrer uniquement une page d’accueil rassurante fausserait l’exercice.
La responsable utilise cinq questions, accompagnées d’actions attendues :
- « Après ce dépôt, qui pourra lire la pièce ? » Faire décrire la compréhension avant de révéler la réponse, puis relever les écarts avec les accès prévus.
- « Que devrait voir un remplaçant pour poursuivre votre dossier ? » Distinguer les informations utiles au relais de l’historique sans rapport avec sa mission.
- « Comment signaleriez-vous une pièce incorrecte ? » Observer si le parcours proposé permet de comprendre et d’effectuer cette démarche.
- « Que révèle cette notification si une autre personne voit votre écran ? » Examiner le contenu du message, sans demander qui utilise le téléphone personnel.
- « Quelle partie de l’explication reste incertaine ? » Conserver les incompréhensions au lieu de les compter comme des avis favorables.
Ces questions constituent un support adaptable, pas une enquête universelle. Une consultation sur une géolocalisation ou une décision automatisée demanderait d’autres scénarios, centrés sur les effets de ces opérations.
Passer des observations aux décisions
Dans l’exercice fictif, la synthèse retient quatre retours. Le tableau ne prétend pas mesurer leur fréquence dans la population :
| Observation | Analyse de l’équipe | Suite motivée |
|---|---|---|
| Le mot « équipe » laisse croire que tous les salariés voient les pièces | Destinataires mal compris | Afficher les catégories d’accès et préciser le remplacement |
| Le remplaçant reçoit tout l’historique alors qu’une seule démarche reste ouverte | Périmètre trop large au regard de son intervention | Prévoir un accès limité au dossier nécessaire et le vérifier |
| La notification expose le titre détaillé du document | Risque de divulgation à un tiers voyant l’écran | Utiliser une alerte neutre renvoyant à l’espace protégé |
| Un participant souhaite supprimer toute authentification | Gain de simplicité mais exposition du dossier | Ne pas retenir cette option ; améliorer plutôt la récupération d’accès |
La dernière ligne montre qu’écouter n’oblige pas à exécuter toute demande. La décision conserve la préoccupation initiale — un accès difficile — et explique pourquoi la solution proposée est écartée. Elle doit aussi traiter cette difficulté par une autre mesure, si elle demeure réelle.
Le retour sur le remplaçant conduit à réévaluer nécessité, proportionnalité et risque, conformément à l’Art. 35(7). L’équipe technique doit ensuite démontrer que les droits configurés correspondent à la mesure retenue. Une maquette corrigée ne prouve pas que les permissions du service le sont aussi. RGPD, Art. 35(7)(b)–(d).
Protéger les données de la consultation elle-même
Invitations, disponibilités et notes peuvent contenir des données personnelles, même si la maquette est fictive. Il faut définir la finalité du recueil, la base légale, les destinataires, les durées et l’information des participants.
Dans V-08, l’entreprise documente son intérêt à améliorer les garanties du projet et examine la nécessité d’une consultation nominative limitée, les attentes des clients et leurs droits. Elle retient l’Art. 6(1)(f) pour cette organisation, avec participation facultative et absence de réutilisation commerciale. Ce raisonnement est une hypothèse du cas ; l’obligation de réaliser une AIPD ne rend pas automatiquement nécessaire chaque donnée collectée pendant un atelier. RGPD, Art. 5(1)(b)–(c) et 6(1)(f).
Les personnes reçoivent avant le recueil l’information pertinente de l’Art. 13, dont les intérêts poursuivis, les droits applicables et les moyens de contact. Une mention « vos réponses sont anonymes » serait inexacte si l’animatrice conserve des notes attribuées aux participants. Il est préférable d’expliquer les accès restreints et la forme de la synthèse. RGPD, Art. 13(1)–(2).
Pour cet exercice, l’équipe choisit de supprimer les notes nominatives trente jours après leur synthèse validée, afin de permettre la vérification des observations. Ce délai est un choix illustratif à justifier, pas une durée légale. Le dossier AIPD conserve les préoccupations et les décisions sans identité inutile, conformément à l’Art. 5(1)(e).
Représentants, absence d’avis et limites de la consultation
L’Art. 35(9) permet de demander l’avis des représentants des personnes. Vérifiez ce qu’ils peuvent effectivement éclairer : connaissance du public, usages, conséquences et difficultés. Leur présence ne permet pas de présumer que tous les profils ou toutes les situations ont été examinés.
Si une consultation directe paraît inappropriée, examinez des modalités moins exposantes : scénario simplifié, représentants, entretien restreint ou présentation sans détail de sécurité. Documentez la difficulté et le choix retenu. La confidentialité commerciale ne doit pas devenir une formule automatique qui clôt le sujet sans examen.
Une absence de réponse reste une absence d’avis. Elle ne vaut ni consentement ni preuve que le projet ne pose aucun problème. Le dossier peut constater les invitations et les limites de la démarche, puis rechercher un autre moyen d’éclairer l’incertitude restante.
Dans une AIPD commune à plusieurs traitements, les avis recueillis sur un seul site ne représentent pas nécessairement les autres publics. Si le fonctionnement évolue, le réexamen de l’AIPD vérifie également si la consultation initiale répond encore aux conséquences nouvelles. L’Art. 35(11) impose cet examen au moins lorsque le risque change.
Ce qu’il faut retenir
- Consultez sur des choix concrets et encore modifiables.
- Ne confondez avis, consentement et consultation préalable de l’autorité.
- Reliez chaque préoccupation à une analyse et à une décision motivée.
- Protégez aussi les invitations, les notes et les informations des participants.
FAQ
Faut-il obtenir une majorité favorable ?
L’Art. 35(9) n’organise pas un référendum. Une observation isolée peut révéler un risque important ; une majorité favorable ne rend pas licite un traitement qui ne respecte pas une obligation.
Peut-on consulter après le lancement ?
Un retour ultérieur peut nourrir le suivi et le réexamen. Il ne remplace pas l’analyse préalable requise ni l’examen des avis pertinents dans cette préparation.
Doit-on publier les réponses individuelles ?
Non. La traçabilité de l’analyse n’exige pas leur diffusion publique. Une synthèse des préoccupations et des mesures peut informer les participants sans exposer leurs situations personnelles.
Recevez nos analyses pratiques sur la conformité RGPD dans la newsletter.
Thiébaut Devergranne, docteur en droit et fondateur de donneespersonnelles.fr, travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.