Tableau RGPD : durées de conservation par usage
Durées de conservation RGPD : tableau RH, clients, factures et sécurité. Distinguez obligations légales, repères CNIL et règles de purge.
Une durée de conservation se définit pour un usage, avec un point de départ et une règle de sortie. « Cinq ans pour les données RH » ou « treize mois pour tous les cookies » ne constituent pas une politique fiable. Une même personne peut figurer dans une facture à conserver, une liste commerciale à purger et une liste d’opposition à maintenir.
Ce tableau distingue les obligations légales, les recommandations de la CNIL et les décisions à justifier. Les repères ci-dessous sont vérifiés au 27 septembre 2026. Pour la méthode générale, consultez le guide sur la durée de conservation des données personnelles.
Ce qu’il faut retenir
- L’Art. 5(1)(e) du RGPD impose une conservation limitée au besoin ; il ne donne pas une durée unique pour chaque entreprise.
- Une durée légale et une recommandation CNIL n’ont pas la même portée. Vérifiez le document concerné, le secteur et le point de départ.
- L’archivage intermédiaire restreint l’usage et l’accès. Il ne permet pas de prolonger automatiquement toutes les données d’un dossier.
- La suppression doit couvrir les outils et les copies, avec une procédure adaptée aux sauvegardes et aux contentieux en cours.
Tableau : les repères à utiliser avec leur périmètre
| Données ou document | Durée ou repère | Point de départ et limites | Nature et source |
|---|---|---|---|
| Documents comptables et pièces justificatives | 10 ans | Obligation portant sur les pièces comptables ; elle ne couvre pas tout le profil commercial du client | Code de commerce, Art. L123-22 |
| Livres et pièces soumis au contrôle fiscal | 6 ans dans la version applicable en septembre 2026 ; évolution à anticiper ci-dessous | Dernière opération du livre ou registre, ou établissement de la pièce ; règles particulières à vérifier | LPF, Art. L102 B(I) |
| Double du bulletin de paie détenu par l’employeur | 5 ans | Conservation du double ; à distinguer de la disponibilité du bulletin électronique pour le salarié | Code du travail, Art. L3243-4 |
| Mentions du registre unique du personnel | 5 ans | À compter du départ du salarié ou du stagiaire de l’établissement | Code du travail, Art. R1221-26 |
| Dossier RH dans son ensemble | Pas de durée unique | Trier les pièces selon leur fonction, leur obligation propre et le besoin de preuve | Référentiel CNIL RH de 2026 |
| Données clients utilisées pour prospecter | Relation commerciale, puis repère de 3 ans | À compter de la fin de la relation commerciale ; une opposition met fin à la prospection avant cette échéance | Référentiel CNIL, délibération n° 2021-131 |
| Données de prospects non clients | Repère de 3 ans | Collecte ou dernier contact venant du prospect ; une simple ouverture d’email ne suffit pas | Même référentiel CNIL ; SAN-2025-002 |
| Liste d’opposition à la prospection | Au minimum 3 ans recommandés | Conserver seulement ce qui permet de respecter le refus, pour cette finalité | CNIL : liste repoussoir |
| Images de vidéosurveillance au travail | Quelques jours suffisent souvent ; en principe, pas plus d’un mois | Fixer le délai selon le besoin réel, pas selon la capacité du disque ; extractions liées à un incident traitées séparément | CNIL : vidéosurveillance au travail |
| Traceurs de mesure d’audience pouvant être exemptés de consentement | Repères de 13 mois pour le traceur et 25 mois pour les données | Durée du traceur non prolongée automatiquement à chaque visite ; uniquement dans le cadre et sous les autres conditions de l’exemption | CNIL : mesure d’audience |
| Journaux de sécurité de grandes bases | Repère de 6 mois à 1 an | Adapter au contexte et aux risques ; ce n’est pas une durée légale universelle pour tous les logs | Consignes de sécurité CNIL |
| Dossier médical d’un établissement de santé ; dossier tenu par un médecin selon R4127-45 | 20 ans en principe | Dernier séjour ou dernière consultation externe ; exceptions pour les mineurs, le décès et les recours, précisées ci-dessous | Code de la santé publique, Art. R1112-7 |
Fiscalité : préparer la transition de 2027
Ne paramétrez pas une purge fiscale en recopiant seulement « six ans ». La version à venir de l’Art. L102 B porte le délai général à dix ans. L’Art. 36 de la loi n° 2026-534 prévoit l’application de la modification aux documents et pièces dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027. La version consolidée à venir doit donc être intégrée à la revue du calendrier avec le service comptable. Une obligation comptable de dix ans peut déjà s’appliquer à la même pièce.
RH : distinguer conservation et prescription
Le référentiel adopté par la CNIL le 29 janvier 2026 fournit des repères par activité RH. Il ne transforme pas tout le dossier salarié en archive de cinq ans. L’Art. L1471-1 du Code du travail prévoit notamment deux ans pour certaines actions relatives à l’exécution du contrat et douze mois pour certaines actions relatives à sa rupture, avec des exceptions. Un délai d’action en justice ne constitue pas, à lui seul, l’obligation de conserver chaque donnée pendant cette période. Le guide données personnelles et droit du travail détaille ce tri.
Santé : ne pas généraliser les vingt ans
L’Art. R1112-7 règle la conservation des dossiers des établissements de santé. Depuis le 30 juillet 2026, l’Art. R4127-45, réécrit par l’Art. 19 du décret n° 2026-691, impose aussi au médecin de conserver ses dossiers pendant ces mêmes durées, ou celles prévues par des dispositions spécifiques pour sa structure d’exercice. Il ne faut donc plus présenter cet alignement, pour le médecin concerné, comme une simple recommandation.
Si le délai de R1112-7 s’achève avant les vingt-huit ans du patient, il est prolongé jusqu’à cet anniversaire. Lorsque le patient décède moins de dix ans après son dernier passage, le texte prévoit dix ans à partir du décès. Les recours visés par cet article suspendent les délais. L’élimination suit aussi des formalités propres, notamment pour les archives publiques. Cette ligne ne fixe cependant pas la durée de tout fichier contenant une donnée de santé, par exemple dans un service RH.
Passer du tableau à une règle réellement applicable
Pour chaque ligne de votre politique, renseignez ces sept éléments dans le registre des activités de traitement ou son annexe de conservation :
- Finalité et périmètre : quelles données, dans quels outils et pour quel usage ?
- Fondement de la durée : texte applicable, recommandation ou justification documentée.
- Événement déclencheur : fin de contrat, départ, création de la pièce, dernier contact qualifiant.
- Usage actif : qui peut consulter et modifier les informations tant qu’elles sont utiles ?
- Archive intermédiaire éventuelle : quelles pièces restent nécessaires, pour combien de temps et avec quels accès ?
- Sortie : suppression ou anonymisation effective, avec les exceptions motivées.
- Responsable et preuve : qui contrôle le traitement automatique et conserve le résultat de la vérification ?
Cas rempli : un client présent dans trois fichiers
Exemple hypothétique. Une PME de maintenance examine son calendrier le 27 septembre 2026. Le contrat d’un client s’est terminé le 30 juin 2023. Dans ce scénario, aucune garantie ni réclamation ne reste en cours et aucun contentieux n’est identifié. Le client s’est opposé aux offres commerciales le 1er mai 2024. Ses données figurent dans la comptabilité, le CRM et un export de campagne.
Le responsable comptable et la référente marketing ne choisissent pas une date commune de suppression. Ils remplissent ces lignes de décision :
| Usage et données | Règle appliquée au cas | Action et responsable |
|---|---|---|
| Facture et justificatifs comptables | Conservation légale propre aux pièces, calendrier comptable de dix ans | Comptabilité : maintenir l’archive nécessaire et ses accès restreints |
| Profil utilisé pour prospecter | Opposition du 1er mai 2024 : arrêt des sollicitations sans attendre trois ans | Marketing : vérifier l’exclusion effective et retirer les données devenues inutiles à cet usage |
| Données minimales d’opposition | Finalité distincte ; minimum de trois ans recommandé, besoin à réexaminer | Référente marketing : conserver le mécanisme d’exclusion sans historique commercial superflu |
| Export de campagne conservé dans un dossier partagé | Copie dépourvue de besoin autonome établi | Propriétaire du dossier : supprimer l’export et vérifier les autres copies connues |
La revue découvre que l’export permettrait encore de sélectionner le client. L’équipe bloque son utilisation, supprime cette copie et vérifie qu’un nouvel import ne contourne pas l’opposition. La facture reste accessible au service comptable ; elle n’est pas remise dans une liste de prospection.
Variante sans opposition. Si la PME retenait le repère de trois ans après la fin de relation et qu’aucun événement pertinent ne justifiait un autre point de départ, l’échéance commerciale serait le 30 juin 2026. Une ouverture d’email isolée ne la repousserait pas. Une purge oubliée en juillet n’acquiert pas un nouveau délai de trois ans lors de sa découverte en septembre.
Le résultat du contrôle tient dans un relevé : règles appliquées, fichiers concernés, opérations réalisées et réserves. Ce relevé ne doit pas contenir une nouvelle copie intégrale de l’export supprimé. L’entreprise garde la preuve de sa décision sans recréer le fichier devenu inutile.
Si le logiciel applique une durée unique
Ne choisissez pas automatiquement la durée la plus longue disponible. Demandez à l’administrateur ou au fournisseur comment séparer les usages, restreindre les accès et supprimer les champs inutiles. Tant que la correction n’est pas effective, attribuez le défaut à un responsable et interdisez les réutilisations sans fondement ; une étiquette « archive » ne vaut pas correction.
Avant une purge massive, vérifiez les déclencheurs et les exceptions sur un périmètre maîtrisé. Une date d’import ne doit pas remplacer la vraie fin de relation. Si un litige impose de préserver certaines pièces, délimitez-les avec le juriste et réexaminez la mesure à son échéance. Un seul dossier litigieux ne doit pas bloquer la suppression de toute la base.
Organiser l’archivage et la suppression
Une archive intermédiaire doit avoir un périmètre et des habilitations adaptés : un espace séparé ou une séparation logique correctement configurée peuvent permettre de restreindre l’accès. La mention « archivé » dans le CRM ne suffit pas si tous les commerciaux peuvent encore exploiter le dossier.
Ne calculez pas systématiquement « durée active + durée légale ». Le délai légal peut courir pendant l’utilisation active. Conservez son point de départ réel et la date d’échéance ; documentez séparément toute suspension, tout contentieux ou autre motif de conservation.
Le droit à l’effacement comporte des limites, notamment lorsqu’une obligation légale impose la conservation ou lorsque les données sont nécessaires à la défense de droits en justice, selon l’Art. 17(3). Ces limites doivent être appliquées aux données concernées, sans bloquer par défaut la suppression du reste du dossier.
Enfin, faites porter la procédure sur les exports, espaces partagés et prestataires. Pour les copies de secours, définissez la rotation, les accès exceptionnels et le contrôle après restauration. Notre procédure de sauvegarde et réapplication des effacements aide à éviter qu’une restauration remette des données supprimées dans les outils actifs.
FAQ
Peut-on tout conserver dix ans pour simplifier ?
Non. Une obligation de dix ans concernant des documents comptables ne couvre pas tous les messages, données de navigation ou fichiers commerciaux. La durée doit être justifiée par finalité et limitée aux données nécessaires.
Une recommandation CNIL est-elle un délai légal obligatoire ?
Il faut distinguer les textes obligatoires des repères du référentiel. Un écart à une recommandation doit pouvoir être expliqué et documenté ; il ne dispense jamais de respecter le RGPD ni une obligation sectorielle applicable.
Faut-il garder une preuve du consentement trois ans après la désinscription ?
Il n’existe pas de règle générale du RGPD imposant exactement cette durée à toute preuve. Arrêtez les envois, gérez l’opposition et définissez séparément la durée nécessaire de la preuve, en fonction des usages passés et du besoin de défense documenté.
Une donnée pseudonymisée peut-elle être conservée sans limite ?
Non. Pour l’organisme qui peut rattacher les données à une personne, la pseudonymisation ne supprime pas les limites de conservation. Une anonymisation doit empêcher effectivement l’identification dans les conditions pertinentes ; remplacer un nom par un identifiant ne suffit pas.
Thiébaut Devergranne, docteur en droit de l’informatique, accompagne les professionnels sur la protection des données et la conformité numérique depuis plus de vingt ans.
Recevoir la newsletter sur le RGPD et la conformité numérique.