Arrêt maladie : les documents accessibles aux RH

L’employeur reçoit le volet destiné à justifier l’arrêt de travail et les informations nécessaires à la gestion de l’absence et de la paie. Il n’a pas à recevoir le diagnostic, les prescriptions de soins ou un compte rendu de consultation. Une procédure utile indique qui reçoit le document, comment les démarches sociales sont déclenchées et quelles informations parviennent au manager.

Recevoir le volet employeur, même après télétransmission

Le volet 3 est destiné à l’employeur. Lorsque le prescripteur télétransmet les volets 1 et 2 à l’Assurance Maladie, cette opération ne remplace pas sa transmission à l’entreprise. Le volet employeur ne comporte pas la raison médicale de l’arrêt, comme le précise l’Assurance Maladie dans les démarches du salarié.

Depuis septembre 2026, l’obligation de renseigner le motif médical sur la prescription ne change pas cette séparation : le motif est destiné au service médical de la caisse. L’actualité officielle du 3 septembre 2026 maintient l’envoi du seul volet 3 à l’employeur. N’ajoutez donc pas un champ « diagnostic obligatoire » au formulaire RH sous prétexte de cette réforme.

Prévoyez un canal réservé, connu à l’avance, avec un suppléant habilité. Une boîte partagée entre deux gestionnaires autorisés peut répondre à ce besoin ; une liste comprenant les managers de toute l’entreprise ne le fait pas. Indiquez aussi une solution lorsque le salarié ne peut pas utiliser le portail habituel : l’accès technique ne doit pas retarder l’information sur son absence.

Distinguer les délais et leurs destinataires

Le salarié doit avertir l’employeur sans délai. Il faut lire la convention collective et les accords applicables ; à défaut de délai fixé, le Service Public mentionne l’usage des quarante-huit heures. Prévenir par téléphone puis transmettre le justificatif sont deux opérations liées, mais différentes.

Il existe aussi une condition légale de justification dans les quarante-huit heures pour bénéficier du complément employeur prévu par l’article L. 1226-1 du Code du travail, sous l’exception prévue au texte et avec ses autres conditions. Cela ne dispense pas d’examiner les garanties conventionnelles applicables. N’en déduisez pas une sanction disciplinaire automatique dès qu’un document arrive tardivement.

L’envoi à la caisse suit son propre circuit. Pour un arrêt non dématérialisé, l’article R. 321-2 du Code de la sécurité sociale prévoit l’envoi de l’original du formulaire signé dans les deux jours suivant l’interruption. Les exigences d’authentification du formulaire papier destiné à la CPAM ne justifient pas de demander aux salariés de transmettre leurs volets médicaux aux RH.

Votre procédure doit donc éviter une instruction imprécise telle que « envoyez-nous tout le dossier sous 48 heures ». Précisez le volet attendu, le destinataire et le moyen de signaler une difficulté. L’entreprise n’est ni le secrétariat médical de la caisse ni un service de diagnostic.

Répartir les informations selon les tâches

L’absence pour maladie révèle déjà une information de santé. Les Art. 9(1) et 9(2)(b) du RGPD imposent un cadre particulier : les traitements nécessaires aux obligations et droits en matière de travail et de protection sociale peuvent relever de cette exception dans les conditions du droit applicable. Elle n’autorise pas à constituer un dossier clinique.

Pour les formalités légales, documentez notamment la base de l’Art. 6(1)(c), avec l’obligation précise. La minimisation de l’Art. 5(1)(c) reste applicable. Un salarié qui joint spontanément une ordonnance ne vous donne pas, par ce seul envoi, une raison de la conserver ou de la diffuser.

Cas pratique : une pièce excessive, puis une prolongation oubliée

Exemple fictif. Salomé, salariée d’une PME de services, prévient son manager le lundi 7 septembre qu’elle ne peut pas travailler. Elle transmet le même jour, dans l’espace RH réservé, son volet employeur pour un arrêt du 7 au 11 septembre inclus. Elle ajoute un compte rendu de consultation, pensant devoir prouver davantage son absence.

La gestionnaire RH est absente. Son suppléant dispose d’une habilitation limitée à ces démarches ; il consulte la demande sans transférer toute la boîte à l’équipe administrative. Il identifie le volet utile et écarte le compte rendu, qui n’est nécessaire ni à la justification de l’absence ni à la paie.

Il explique à Salomé que ce document médical n’était pas demandé et qu’elle doit le conserver dans son propre dossier de soins. La copie reçue en excès est supprimée de l’espace RH et des copies de travail identifiées, après vérification qu’elle ne répond à aucun besoin juridique distinct. Le suivi note l’action réalisée, sans recopier le diagnostic pour expliquer la suppression.

La paie traite l’arrêt avec les informations nécessaires. Dans cet exemple, le dernier jour effectivement travaillé est le vendredi 4 septembre ; cette date est vérifiée dans le planning, elle n’est pas remplacée automatiquement par la veille du début de l’arrêt. Le manager reçoit les dates d’indisponibilité et organise le relais.

Le dossier opérationnel renseigné

Les dates décrivent ce scénario, sans fixer un délai réglementaire de traitement interne. L’objectif est de montrer quelles informations doivent concorder. Un justificatif correctement reçu ne suffit pas si la paie ou le planning conserve une ancienne date.

Déclencher la paie sans attendre la reprise

Dès réception du volet employeur, l’Assurance Maladie demande d’établir l’attestation de salaire. Elle sert à déterminer les droits aux indemnités journalières. Désignez la personne qui effectue la démarche et celle qui vérifie son résultat ; « envoyé au comptable » ne prouve pas que la transmission a abouti.

Pour les attestations non subrogées transmises par signalement DSN, l’Assurance Maladie indique un délai de cinq jours suivant la connaissance de l’arrêt. Pour les autres canaux, elle demande une transmission au plus vite. Ce délai ne doit pas être confondu avec celui du salarié.

Dans le cas fictif, le suppléant vérifie l’identité, les dates, le dernier jour travaillé et les paramètres de paie pertinents, puis contrôle le retour de transmission. Si un rejet apparaît, il corrige l’information administrative en cause et suit la nouvelle transmission. Il ne demande pas le diagnostic pour résoudre un numéro d’identification erroné.

L’attestation de salaire, le volet employeur et le calcul du maintien de salaire remplissent des fonctions différentes. L’absence d’une pièce nécessaire au calcul doit conduire à une demande ciblée. Évitez de bloquer toutes les démarches parce qu’un document sans rapport manque dans une liste générique.

Corriger la prolongation avant une reprise fictive

Le 11 septembre, Salomé transmet une prolongation jusqu’au 18 inclus. Le suppléant l’enregistre, mais constate que le planning partagé annonce encore son retour le lundi 14. Une simple réception documentaire laisserait donc le manager organiser du travail pendant l’arrêt.

Il corrige la date prévisionnelle dans la paie et le planning, puis informe le manager de l’indisponibilité actualisée. Les périodes du 7 au 11 et du 12 au 18 se suivent sans interruption. Le contrôle porte sur cette continuité administrative, sans réclamer le motif médical de la prolongation.

L’Assurance Maladie prévoit, sous les conditions exposées dans sa fiche sur l’attestation, qu’une prolongation sans interruption, pour le même motif et dans une durée totale de six mois, n’exige pas une nouvelle attestation. Les données de fin prévisionnelle doivent néanmoins être mises à jour. Si le régime ou les conditions changent, le gestionnaire vérifie la démarche requise ; il ne crée pas artificiellement un nouvel arrêt pour contourner une erreur du logiciel.

Le 21 septembre, Salomé reprend conformément à son planning. La RH vérifie séparément les démarches de santé au travail éventuellement applicables à la situation ; elle ne déduit pas l’aptitude d’une impression du manager. La reprise effective est traitée dans le circuit déclaratif. Le cas se termine avec des dates concordantes, sans conservation du compte rendu médical initial.

Prévoir les documents manquants et les accès indus

Le volet est illisible. Indiquez précisément la difficulté, par exemple une date coupée, et demandez un exemplaire lisible du volet employeur. Ne demandez pas l’ensemble des feuillets pour gagner du temps. Conservez la trace de la demande et évitez une décision automatique avant examen des circonstances.

Le document arrive dans une messagerie d’équipe. Limitez la diffusion, retirez les copies non nécessaires et faites intervenir les personnes chargées de la protection des données. Si des personnes non autorisées ont eu accès aux informations, examinez la violation et les obligations des Art. 33(1)/(5) et 34(1) du RGPD. La suppression d’un message ne dispense pas de cette analyse.

Le manager soupçonne un arrêt injustifié. Les contrôles suivent leur cadre propre ; ils ne lui donnent pas accès au dossier de soins. Faites traiter le dossier par les interlocuteurs compétents, sans exiger une ordonnance ni contacter l’équipe pour recueillir des rumeurs médicales.

Fermer le dossier courant sans tout effacer

Après rapprochement de la paie et des déclarations, retirez les doublons temporaires et limitez l’accès aux justificatifs encore nécessaires. Ne confondez pas fin de l’arrêt et fin de tout besoin de preuve : certaines pièces restent utiles aux obligations sociales ou à une contestation identifiée.

La durée de conservation des données doit être définie par finalité et catégorie documentaire. Une conservation nécessaire du volet employeur ne justifie pas celle d’un compte rendu médical reçu en excès. Inscrivez cette organisation dans votre gestion des données personnelles au travail et dans l’information remise aux salariés, avec les destinataires et leurs droits.

Ce qu’il faut retenir

• Recevez le volet employeur par un canal réservé, même après télétransmission médicale.
• Distinguez information de l’employeur, justificatif, démarches CPAM et paie.
• Contrôlez les prolongations dans les documents, le planning et les déclarations.
• Écartez les pièces médicales excessives et traitez toute exposition non autorisée.

FAQ

Peut-on demander le diagnostic depuis la réforme de septembre 2026 ?

Non. L’obligation du prescripteur concerne les informations destinées au service médical de la caisse. Elle n’autorise pas une collecte du diagnostic par l’employeur.

Le salarié doit-il justifier l’arrêt auprès de chaque employeur ?

Oui, lorsqu’il doit interrompre ses activités auprès de plusieurs employeurs. L’Assurance Maladie admet les copies du volet 3 pour ceux auxquels l’original ne peut être remis.

Le manager peut-il annoncer le motif de l’absence à l’équipe ?

L’organisation du remplacement n’exige généralement que l’indisponibilité et le relais. Ne diffusez pas le diagnostic ni les justificatifs au collectif.

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À propos de l’auteur. Thiébaut Devergranne est docteur en droit privé, titulaire du CAPA et fondateur de Legiscope. Il travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.