Arrêt maladie : les documents accessibles aux RH
Arrêt maladie : recevez le volet employeur, organisez la paie et limitez les accès aux données de santé, sans demander le diagnostic.
Un salarié envoie son arrêt de travail dans une messagerie collective et joint un compte rendu médical pour expliquer son absence. Le service RH doit traiter l’absence, mais n’a pas besoin de transformer ces documents en dossier médical. La bonne procédure commence par un canal de réception réservé.
Recevoir le volet destiné à l’employeur
Le volet 3 de l’arrêt est destiné à l’employeur. Il ne contient pas la raison médicale de l’arrêt, couverte par le secret médical. Lorsque le médecin télétransmet les volets 1 et 2 à l’Assurance Maladie, le salarié doit encore transmettre le document destiné à son employeur. Source : Assurance Maladie, démarches du salarié.
Le salarié doit prévenir son employeur sans délai. Pour la transmission du justificatif, vérifiez la convention collective ou l’accord applicable ; Service Public distingue ces règles et, à défaut, l’usage de quarante-huit heures. Ne confondez pas le délai à destination de l’employeur avec celui des démarches auprès de la CPAM. Source : Service Public, arrêt maladie et démarches.
La procédure remise au salarié doit indiquer le contact, le canal, les informations attendues et le traitement d’une prolongation. Elle n’a pas à demander une ordonnance, des résultats d’examen ou la description des symptômes.
Organiser les documents par destinataire
| Destinataire | Information utile | Information à ne pas diffuser automatiquement |
|---|---|---|
| RH habilitées | Volet employeur et dates d’arrêt | Compte rendu médical détaillé |
| Gestionnaire de paie | Données nécessaires au traitement de l’absence | Pièces sans rapport avec la paie |
| Manager | Indisponibilité et dates utiles à l’organisation | Diagnostic ou copie systématique de l’arrêt |
| Équipe | Absence et relais opérationnel | Motif médical et justificatif |
Dès réception du volet 3, l’employeur doit établir l’attestation de salaire nécessaire au traitement des indemnités journalières. Le circuit interne doit permettre cette démarche sans attendre le retour du salarié. Source : Assurance Maladie, formalités de l’employeur.
Désignez un remplaçant habilité pour les absences de la personne qui gère habituellement ces documents. Le remplacement doit reposer sur une habilitation, et non sur le transfert automatique de toute une boîte mail RH.
Éviter l’accumulation de données de santé
Les informations révélant la santé sont protégées par l’Art. 9(1) du RGPD. L’exception de l’Art. 9(2)(b) vise les traitements nécessaires aux obligations et droits en matière de travail et de protection sociale dans les conditions prévues par le droit applicable. Elle n’autorise pas une collecte générale du diagnostic. La base légale de l’Art. 6 et la minimisation de l’Art. 5(1)(c) restent également à déterminer et respecter. Source : RGPD.
Si un document médical excessif arrive spontanément, limitez immédiatement ses accès, demandez le justificatif approprié si nécessaire et examinez sa suppression des espaces où il n’a pas à être conservé. Ne le recopiez pas dans les commentaires libres du logiciel RH.
Ces choix doivent rejoindre l’organisation générale des données personnelles au travail et votre information des salariés.
Préparer la reprise sans diagnostiquer
Suivez les dates et prolongations pour organiser les démarches de reprise applicables. Le manager peut préparer la continuité de service ; les questions médicales et l’appréciation de l’aptitude suivent les circuits de santé au travail. Dans le dossier employeur, conservez les documents nécessaires à ses propres obligations, avec une durée de conservation justifiée.
Ce qu’il faut retenir
- Recevez le volet employeur par un canal réservé.
- Traitez rapidement les démarches de paie et d’indemnisation.
- Le manager et l’équipe n’ont pas besoin du diagnostic.
- Évitez de conserver les documents médicaux transmis en excès.
FAQ
La télétransmission du médecin informe-t-elle l’employeur ?
Elle concerne les volets transmis à l’Assurance Maladie. Le salarié conserve une démarche de transmission du document destiné à l’employeur.
Peut-on demander le motif médical pour vérifier l’absence ?
Le document employeur ne contient pas ce diagnostic. Les démarches de contrôle éventuellement applicables suivent leur cadre propre et ne justifient pas une collecte générale de pièces médicales par les RH.
Peut-on prévenir l’équipe de l’absence ?
Oui, dans la mesure nécessaire à l’organisation. Une indication d’indisponibilité et de relais suffit généralement, sans détail médical.
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À propos de l’auteur. Thiébaut Devergranne est docteur en droit privé, titulaire du CAPA et fondateur de Legiscope. Il travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.