Conserver les factures : durées et réforme de 2027

Les factures électroniques doivent rester disponibles, lisibles et contrôlables pendant les durées applicables à l’entreprise. Pour les pièces comptables relevant du Code de commerce, la conservation est de dix ans. Le délai fiscal général, encore de six ans en septembre 2026, passe à dix ans selon une transition qui touche aussi certaines factures anciennes.

Il faut donc prendre deux décisions : jusqu’à quand conserver chaque catégorie de pièces, puis comment garantir sa restitution pendant cette période. Un abonnement à une plateforme, une sauvegarde ou un bouton « exporter » ne répondent pas seuls à ces questions.

Six ans ou dix ans : ne pas mélanger les règles

L’article L.123-22 du Code de commerce prévoit dix ans pour les documents comptables et pièces justificatives dans son champ. La fiche officielle sur les durées de conservation précise le point de départ à la clôture de l’exercice pour ces pièces, notamment les factures clients et fournisseurs.

L’article L.102 B du Livre des procédures fiscales, dans sa version applicable jusqu’au 1er janvier 2027, prévoit un délai général de six ans. Il part de la dernière opération inscrite dans les livres ou registres, ou de la date d’établissement des documents ou pièces. Pour une facture, ne remplacez pas automatiquement ce point de départ fiscal par la clôture comptable.

Ces obligations se cumulent lorsqu’elles concernent le même document. L’expiration du seul délai fiscal ne permet donc pas de détruire une facture encore nécessaire au respect de la conservation comptable. Le délai de conservation ne doit pas non plus être confondu avec le délai pendant lequel l’administration peut reprendre une imposition.

Cette présentation porte sur les règles générales. Un dossier soumis à un régime particulier, un contrôle ou un contentieux identifié peut demander une analyse complémentaire. La réponse ne consiste pas à ajouter arbitrairement quelques années à toutes les archives.

Appliquer la transition fiscale sans repartir de zéro

L’article 36 de la loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 porte le délai général à dix ans pour les documents et pièces dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027. La version prévue de L.102 B au 1er janvier 2027 reproduit cette transition.

Il ne s’agit pas d’ajouter dix ans à partir de 2027. Le point de départ propre à la pièce demeure déterminant. Il ne s’agit pas non plus d’une règle réservée aux factures nouvellement émises en 2027 : un document plus ancien dont l’ancien délai expire après cette date entre dans le mécanisme.

Considérez trois factures fictives, sans régime particulier ni autre événement modifiant l’analyse. Le tableau isole d’abord le calcul fiscal :

Supposons maintenant que ces factures appartiennent à une société commerciale clôturant ses exercices au 31 décembre. Pour celle de mars 2021, l’analyse comptable conduit à conserver la pièce jusqu’au terme des dix ans calculés depuis la clôture 2021, donc jusqu’à fin 2031. Le 15 mars 2031 n’est pas son ordre de destruction automatique.

La même logique empêche d’effacer la facture de décembre 2020 dès décembre 2026 : son échéance comptable reste à considérer. Faites valider la règle combinée par la personne chargée de la comptabilité, puis traduisez-la dans le logiciel. L’équipe informatique applique une instruction documentée ; elle ne doit pas déduire seule le droit applicable d’une date de fichier.

Constituer une archive, pas seulement une image

L.102 B impose de conserver sous forme informatique les pièces établies ou reçues sur ce support dans son champ. Une impression ne remplace pas le dossier électronique requis. Les règles de numérisation d’une facture initialement papier relèvent d’une situation distincte.

L’article 289(V) du CGI exige l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité depuis l’émission jusqu’à la fin de la conservation. Au 1er janvier 2027, le nouvel article L.102 B bis, consultable dans la version future du chapitre fiscal citée plus haut, reprend ces exigences pour la conservation. La recodification ne signifie pas que des fichiers devenus illisibles seraient acceptables.

Pour une facture hybride comprenant une représentation lisible et des données structurées, évitez de conserver uniquement une capture d’écran. Identifiez le fichier reçu, ses composants et les éléments nécessaires à la restitution. Si une conversion technique est prévue, documentez ce qu’elle transforme, ce qu’elle conserve et les contrôles permettant de suivre la pièce d’origine.

Ajoutez les références utiles au rapprochement avec l’opération : commande, livraison, écriture ou correction, selon le dossier. Il n’est pas nécessaire d’entasser tous les échanges commerciaux sans distinction. La piste d’audit fiable explique le lien à établir entre facture, opération et contrôles.

Une fiche d’archivage renseignée

Voici une spécification fictive pour une facture fournisseur reçue le 15 septembre 2026 par la société commerciale décrite plus haut. Elle sert à formaliser la décision ; elle ne prétend pas qu’un prestataire particulier offre ces fonctions.

Le montant et le fournisseur permettent de vérifier le rattachement ; ils ne doivent pas devenir les seules clés. Deux factures d’un même montant peuvent concerner des opérations différentes. Un avoir doit conserver son propre identifiant et le lien pertinent avec la facture, sans écraser silencieusement le document initial.

La fiche distingue également le responsable du dossier, ici la comptabilité, et l’administrateur technique. Un départ de salarié ne doit pas entraîner la perte d’un compte personnel qui constituait le seul accès aux archives.

Vérifier la restitution avant de résilier

Avant de signer ou de renouveler le service, obtenez une réponse contractuelle sur la durée incluse, son point de départ, les formats gardés, la recherche, les exports et le coût de sortie. Une mention commerciale « archivage légal » ne décrit pas à elle seule ce qui sera restitué dans votre configuration.

Pour préparer une migration de facturation électronique, convenez d’un inventaire des pièces attendues. Comparez les références attendues et obtenues, en tenant compte des annulations, avoirs et doublons. Le nombre de fichiers ne suffit pas : une facture peut comporter plusieurs fichiers et une même pièce peut avoir plusieurs copies.

Un contrôle de restitution peut ensuite porter sur une facture ancienne, une facture hybride et un dossier avec avoir. La personne habilitée doit retrouver le bon document, l’ouvrir sans dépendre du compte destiné à disparaître et retrouver son rapprochement comptable. Ces vérifications sont proposées comme critères de réception, pas présentées comme des essais réalisés.

Si l’export ne contient qu’une liste de montants ou des liens qui cessent de fonctionner après résiliation, la restitution n’est pas démontrée. Maintenez l’accès nécessaire, demandez les fichiers manquants et faites contrôler le nouvel ensemble avant fermeture. Un téléchargement réussi sur le plan technique ne prouve ni son exhaustivité ni sa lisibilité.

Limiter les copies et traiter les demandes d’effacement

La CNIL rappelle que la durée comptable de dix ans concerne aussi les factures électroniques. Elle ne justifie pas pour autant toutes les copies de travail ni tous les usages des informations qu’elles contiennent.

Séparez l’archive de référence des exports provisoires, pièces jointes et espaces partagés. Les données personnelles présentes dans les factures peuvent identifier un entrepreneur individuel, un interlocuteur ou un destinataire. Leur conservation légale ne constitue pas une autorisation de réutilisation commerciale.

Lorsque le traitement est nécessaire à une obligation légale, l’article 6(1)(c) du RGPD peut le fonder. L’article 17(3)(b) limite alors l’effacement dans la mesure nécessaire à cette obligation. Expliquez à la personne quelles pièces sont conservées et pourquoi, sans en déduire un refus global portant sur toutes ses données.

Un litige identifié peut aussi nécessiter de conserver certaines preuves, dans le cadre notamment de l’article 17(3)(e). Documentez les pièces concernées, le motif et le réexamen. Une possibilité abstraite de procès ne justifie pas de bloquer indéfiniment la suppression de toutes les archives.

Préparer la fin de conservation dès le départ

À l’échéance combinée, la comptabilité vérifie les éventuels contrôles, litiges ou autres obligations ; l’administrateur exécute ensuite la suppression autorisée. Gardez une trace limitée de l’opération, avec le périmètre et le résultat, sans recopier intégralement les factures supprimées dans le journal de preuve.

Les sauvegardes nécessitent aussi une règle : accès restreint, calendrier et traitement des données réintroduites après restauration. Une sauvegarde ne doit pas devenir un stockage permanent échappant à la politique de conservation. Le guide facturation électronique et RGPD complète cette organisation avec la répartition des responsabilités entre entreprises et prestataires.

Ce qu’il faut retenir

• Calculez séparément les délais fiscaux et comptables avant de retenir la règle applicable.
• La transition fiscale de 2027 concerne aussi des factures anciennes ; elle ne redémarre pas dix ans à cette date.
• Conservez un dossier électronique restituable, avec ses liens utiles et un accès maîtrisé.
• Validez l’export avant résiliation et les motifs restants avant suppression.

FAQ

La sauvegarde de l’ordinateur suffit-elle comme archive ?

Elle peut contribuer à la disponibilité, mais ne démontre pas à elle seule la durée, l’intégrité, la recherche et la restitution. Ces propriétés doivent être organisées et vérifiables.

Une certification du prestataire évite-t-elle le contrôle d’export ?

Non. Son périmètre peut apporter une garantie utile, mais il faut encore vérifier les pièces de votre contrat et votre accès après sa fin. Un certificat ne démontre pas qu’un export précis est complet.

Faut-il conserver les factures chez le même prestataire pendant dix ans ?

L’obligation de conservation n’impose pas ce choix commercial. Un changement reste possible si l’entreprise préserve les exigences applicables et la continuité de restitution des archives.

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Thiébaut Devergranne est docteur en droit et fondateur de donneespersonnelles.fr. Il travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données personnelles.