Facturation B2G : sécuriser la demande de paiement

Pour facturer un marché public, choisissez le circuit applicable, obtenez les références de l’acheteur et conservez la preuve de réception qui permet de calculer le paiement. Un fichier enregistré dans Chorus Pro ne prouve ni que la demande a atteint son destinataire, ni que son montant a été accepté.

La facturation B2G désigne ici la facturation d’une entreprise à la sphère publique. Ce guide suit une facture simple de fournisseur : choisir le canal, constituer le dossier, déterminer l’échéance et traiter une difficulté. Les avances, la sous-traitance à paiement direct et les décomptes de travaux nécessitent leurs règles propres.

Chorus Pro reste-t-il obligatoire en 2026 ?

L’article L2192-1 du Code de la commande publique impose la transmission électronique aux titulaires de marchés conclus avec les personnes morales de droit public et à leurs sous-traitants admis au paiement direct. Une petite entreprise ne peut donc pas appliquer à sa facture publique le seul calendrier d’émission B2B prévu pour sa taille. Code de la commande publique, articles L2192-1 à L2192-7.

Pour les flux ordinaires, l’AIFE décrit le choix entre Chorus Pro et une plateforme agréée. Chorus Pro demeure la référence publique ; les factures de marchés de travaux, mémoires de frais de justice et demandes de remboursement restent dans les exceptions annoncées au passage par une plateforme agréée. Présentation officielle du dispositif.

Décision pratique : si votre entreprise dépose quelques factures simples et dispose déjà d’un accès opérationnel à Chorus Pro, la réforme ne justifie pas à elle seule de changer ce circuit. Si vous centralisez vos factures dans une plateforme agréée, obtenez confirmation du flux public pris en charge et des retours disponibles. Un abonnement B2B ne prouve pas cette prise en charge.

Ne transmettez pas la même créance simultanément par deux canaux. Désignez un circuit principal et une personne chargée de suivre les retours. Le guide Chorus Pro détaille le dépôt ; pour un chantier, utilisez le parcours propre à la facturation du BTP.

Les références à obtenir avant la première facture

L’identité figurant sur la commande doit correspondre au destinataire facturé. Une société à capitaux publics, une commune et un service ministériel ne sont pas interchangeables. Identifiez la personne contractante et le service chargé de recevoir la demande, sans déduire le circuit du seul nom commercial.

La documentation Chorus Pro exige, pour les services de l’État, un engagement et un service exécutant. Les autres structures peuvent rendre ces références obligatoires selon leur paramétrage. Le bon de commande et l’annuaire permettent de les retrouver. Documentation du dépôt, sections 3.2.2 et 3.2.5.

Le responsable administratif peut préparer une fiche destinataire contenant le SIRET confirmé, les références communiquées, le contact facturation et la date de vérification. Notre guide de l’annuaire des destinataires explique cette recherche. Une valeur trouvée dans une ancienne facture ne suffit pas si le marché ou le service a changé.

Lorsque la référence manque, demandez-la au contact figurant sur la commande en citant le marché et la prestation. Ne saisissez pas un numéro inventé pour franchir un contrôle informatique. Gardez la demande et la réponse : elles expliqueront un éventuel retard de transmission et permettront de corriger la fiche pour les échéances suivantes.

Déposer une facture simple : le dossier utile

Le dépôt permet de transmettre une facture déjà créée ; la saisie consiste à la créer dans Chorus Pro et nécessite un mandat. Pour une entreprise qui numérote déjà ses factures dans son logiciel, le dépôt évite de recréer le document. Les données reprises automatiquement doivent être contrôlées avant envoi. Guide officiel, sections 1.1 et 1.2.

Rapprochez trois éléments : ce qui a été commandé, ce qui a été exécuté et ce qui est demandé au paiement. Une facture peut être techniquement acceptée tout en portant une quantité différente de la livraison. À l’inverse, une prestation correctement exécutée peut rester bloquée faute de justificatif contractuellement nécessaire.

Les pièces jointes doivent expliquer la créance, sans devenir une copie de tout le dossier commercial. Un relevé de prestation peut être utile ; les échanges internes de tous les salariés ne le sont pas automatiquement. Vérifiez aussi les coordonnées bancaires par votre circuit habituel auprès de l’acheteur en cas de changement, sans considérer une modification d’écran comme une validation du nouveau bénéficiaire.

Exemple rempli : une livraison de mobilier à une commune

Dans cet exemple fictif, Atelier Rivage livre quarante chaises à une commune le 7 septembre 2026. Le marché prévoit un paiement à trente jours, sans procédure particulière reportant son point de départ. La livraison est complète et les quantités acceptées. Le fournisseur prépare la facture le 8 septembre et utilise le dépôt Chorus Pro.

Voici son dossier de suivi, adapté à cette seule opération :

Ces montants ne correspondent à aucun prix observé ni marché réel. Le résultat recherché est un dossier permettant de comprendre les 9 600 euros demandés et la date retenue. La facture, sa transmission et la livraison restent trois preuves différentes, reliées par la même référence interne.

Le comptable du fournisseur inscrit l’échéance dans son suivi de trésorerie et conserve l’historique. Il n’avance pas la date au 8 septembre parce que le fichier a été déposé ce jour-là. Il ne la reporte pas non plus au jour où un agent décide ultérieurement d’ouvrir la pièce.

Calculer trente jours sans confondre les événements

Le délai réglementaire est en principe de trente jours pour les pouvoirs adjudicateurs. Les articles R2192-10 et R2192-11 prévoient cinquante jours pour les établissements publics de santé et ceux du service de santé des armées, et soixante pour les entreprises publiques visées par le texte, hors établissements publics locaux. Un établissement social n’entre pas automatiquement dans la catégorie des cinquante jours. Code de la commande publique, délais de paiement.

Pour le mode portail ou service, R2192-15 retient la notification à l’acheteur de la mise à disposition. Pour l’EDI de l’État, le texte vise l’horodatage dans son système budgétaire et comptable. R2192-13 retient l’exécution lorsque la réception est incertaine ou antérieure à celle-ci ; R2192-17 organise le cas d’une vérification contractuelle de conformité.

Dans notre exemple, le 9 septembre n’est pas compté : les trente jours vont du 10 septembre au 9 octobre inclus. Si le dernier jour tombe un samedi, dimanche ou jour férié, la règle de computation reporte le terme au jour ouvrable suivant. La DAJ explique cette computation à partir du règlement européen n°1182/71. Fiche officielle, section 2.4.4.

Une variante change la conclusion : si la facture avait été reçue le 4 septembre alors que les chaises n’étaient livrées que le 7, le calcul partirait de cette exécution, sous les mêmes autres hypothèses. Il ne faut donc pas automatiser « date de facture + trente jours » pour tous les marchés.

Une demande de pièce arrête-t-elle le délai ?

Pas automatiquement. R2192-27 permet une interruption unique lorsque des pièces ou mentions prévues par la loi ou le marché manquent, sont erronées ou incohérentes. R2192-28 impose une notification dont la réception a une date certaine, précisant les raisons imputables au créancier et les compléments nécessaires. Avec un comptable public, cette interruption intervient avant l’ordonnancement.

À réception de l’ensemble des compléments, R2192-29 ouvre un nouveau délai de trente jours, ou du solde antérieur s’il dépasse trente jours. Ce n’est donc pas toujours une simple reprise du compteur arrêté. Articles R2192-27 à R2192-30.

Autre variante du dossier Rivage : supposons qu’une pièce exigée par le marché manque et qu’une interruption régulière soit reçue le 18 septembre. L’acheteur reçoit tous les compléments le 22 septembre. Dans ce marché communal à trente jours, le nouveau terme est le 22 octobre. Le suivi conserve l’échéance initiale, la notification et le nouveau calcul ; il ne remplace pas silencieusement la première date.

Si la demande paraît étrangère au marché, demandez sa justification et une position écrite sur le délai. Adressez les pièces nécessaires disponibles sans abandonner votre contestation. L’enjeu est d’établir les faits, pas d’accepter toute demande comme une remise à zéro automatique.

Corriger un rejet et suivre un retard

Depuis le 23 septembre 2026, une erreur d’engagement, de SIRET ou de code service ne passe plus par un nouveau statut « à recycler » : l’AIFE prévoit un rejet puis l’émission d’une nouvelle facture. Les dossiers déjà à recycler avant l’évolution peuvent poursuivre l’ancien traitement. Évolutions officielles de Chorus Pro, section 4.

Conservez le motif et reliez la correction au document initial dans la comptabilité. Ne multipliez pas les envois sans savoir lequel est en traitement. Si le motif reste incompréhensible, adressez au service facturation la référence concernée et demandez précisément la donnée attendue ; une nouvelle facture identique risque de reproduire le blocage.

Un retard juridiquement constitué ouvre droit aux intérêts moratoires et à l’indemnité forfaitaire de 40 euros. Le calcul des intérêts dépend notamment du montant dû, du taux réglementaire applicable et de la période de retard ; le statut du portail ne remplace pas cette analyse. Service Public, retard de paiement.

Pour relancer, joignez une chronologie courte : facture, montant restant, réception pertinente, échéance et éventuelle interruption. La conservation des factures doit préserver ces preuves ; le guide des données personnelles de facturation aide à limiter leur contenu et leurs accès.

Ce qu’il faut retenir

Le bon circuit et les bonnes références évitent des rejets ; la preuve de réception et les clauses du marché déterminent l’échéance. Conservez séparément facture, exécution, historique et éventuelles interruptions. Un statut informatique décrit une étape : il ne tranche pas à lui seul le droit au paiement.

FAQ

Une microentreprise peut-elle attendre 2027 pour facturer une mairie ?

Non. Le calendrier B2B ne supprime pas l’obligation électronique applicable à son marché public. Elle doit utiliser le circuit public correspondant à sa demande.

Faut-il joindre toutes les pièces déjà remises à la commande ?

Non par principe. Constituez la demande prévue par le marché et justifiant la prestation, puis répondez aux demandes nécessaires. Évitez la retransmission systématique de documents personnels sans utilité pour le paiement.

Le statut « déposée » prouve-t-il le paiement prochain ?

Il prouve une étape de transmission. Consultez les retours, identifiez la réception juridique et suivez les éventuelles demandes. Pour solder votre créance, rapprochez ensuite le règlement effectivement reçu.

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Thiébaut Devergranne est docteur en droit et fondateur de donneespersonnelles.fr. Il travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données personnelles.