Format Factur-X : specifications techniques

Le format Factur-X est le standard de facturation electronique mixte retenu par la France et l’Allemagne pour la dematerialisation des factures entre entreprises. Il combine un fichier PDF lisible par l’humain et un fichier XML structure lisible par les systemes d’information, dans un seul document PDF/A-3. Ce format est au coeur de la reforme de la facturation electronique obligatoire et constitue l’un des trois formats acceptes par le portail public de facturation. Cet article detaille les specifications techniques, les differents profils, les exigences d’implementation et les points d’attention pour les entreprises.

Origine et cadre normatif

Un standard franco-allemand

Factur-X est le fruit d’une collaboration entre le Forum National de la Facturation Electronique (FNFE-MPE) en France et le Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) en Allemagne. La premiere version a ete publiee en 2017. Le standard est egalement connu sous le nom ZUGFeRD 2.0 en Allemagne. Les deux denominations designent le meme format technique, avec des specificites mineures de profils.

Conformite a la norme europeenne EN 16931

Factur-X est conforme a la norme europeenne EN 16931, adoptee par le Comite europeen de normalisation (CEN) en execution de la directive 2014/55/UE sur la facturation electronique dans le cadre des marches publics. Cette norme definit un modele semantique de donnees pour les elements essentiels d’une facture electronique. Factur-X implemente ce modele semantique dans un format mixte PDF/XML, conforme au standard technique UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII).

Le cadre reglementaire francais

L’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 et ses decrets d’application prevoient l’obligation de facturation electronique entre assujettis a la TVA. Le format Factur-X fait partie des formats acceptes par le portail public de facturation (PPF) et les plateformes de dematerialisation partenaires (PDP). Les autres formats acceptes sont le format UBL (Universal Business Language) et le format CII pur (sans enveloppe PDF). Pour le calendrier de mise en oeuvre, consultez notre article dedie.

Architecture technique du format

Le principe du format mixte

La specificite de Factur-X reside dans son architecture mixte. Un seul fichier PDF/A-3 contient deux representations de la meme facture.

La representation visuelle est le document PDF lui-meme, lisible par tout utilisateur avec un lecteur PDF standard. Il contient la mise en page traditionnelle de la facture (logo, adresses, tableau des lignes, totaux, mentions legales). Cette representation permet la lecture humaine, l’impression et l’archivage visuel.

La representation structuree est un fichier XML embarque dans le PDF en tant que piece jointe conforme a la norme PDF/A-3. Ce fichier XML, nomme factur-x.xml, contient les donnees de la facture dans un format structure, lisible par les systemes d’information. Il suit la syntaxe UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII).

Cette dualite presente un avantage considerable : le meme document est exploitable par les humains (lecture du PDF) et par les machines (extraction automatique des donnees XML), sans conversion ni ressaisie. C’est la raison pour laquelle le format est dit “mixte” ou “hybride”.

Le standard PDF/A-3

Le conteneur PDF/A-3 (ISO 19005-3) est un format d’archivage a long terme qui autorise l’incorporation de fichiers de tout type en piece jointe. Contrairement au PDF/A-1 et PDF/A-2, le PDF/A-3 permet d’embarquer le fichier XML structurant la facture. Le respect de la norme PDF/A-3 est essentiel pour la validite du format Factur-X et pour la conservation des factures electroniques sur les durees legales.

Les exigences du PDF/A-3 incluent l’incorporation des polices de caracteres, l’absence de contenu dynamique (JavaScript, video), la presence de metadonnees XMP (Extensible Metadata Platform), et la conformite avec les profils de couleurs ICC.

La syntaxe XML CII

Le fichier XML embarque utilise la syntaxe UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII), definie par le schema XML rsm:CrossIndustryInvoice. Ce schema definit les elements de donnees, leur cardinalite (obligatoire, conditionnel, facultatif) et leurs types. Les principaux blocs du schema sont :

• ExchangedDocumentContext : contexte du document, identifiant du profil Factur-X utilise.
• ExchangedDocument : informations generales (numero, date, type de document).
• SupplyChainTradeTransaction : corps de la facture (parties, lignes, conditions de paiement, totaux, TVA).

Les profils Factur-X

Hierarchie des profils

Factur-X definit plusieurs profils correspondant a des niveaux croissants de detail dans les donnees XML. Chaque profil inclut les donnees du profil precedent et ajoute des elements supplementaires.

Le profil Minimum contient les donnees essentielles : numero de facture, date, vendeur (nom, adresse, SIREN), acheteur (nom, adresse, SIREN), montant total HT et TTC, devise, et reference de l’ordre d’achat. Ce profil est suffisant pour les besoins de l’administration fiscale et du PPF dans le cadre de l’e-invoicing.

Le profil Basic WL (Without Lines) ajoute les conditions de paiement, les informations bancaires, les references contractuelles et les totaux de TVA detailles par taux, mais sans le detail des lignes de facture.

Le profil Basic ajoute le detail des lignes de facture : description, quantite, prix unitaire, montant, taux de TVA par ligne.

Le profil EN 16931 (ou Comfort) est le profil de conformite a la norme europeenne. Il inclut l’ensemble des elements obligatoires et conditionnels de la norme EN 16931, permettant l’interoperabilite europeenne.

Le profil Extended ajoute des elements supplementaires non prevus par la norme EN 16931, utiles pour certains secteurs ou processus metier (informations logistiques, references specifiques).

Choix du profil

Le choix du profil depend du contexte d’utilisation. Pour la conformite avec le PPF dans le cadre de la reforme, le profil Minimum est le seuil requis. Toutefois, pour l’automatisation des processus comptables (rapprochement automatique des factures avec les bons de commande, integration automatique dans le systeme comptable), les profils Basic ou EN 16931 sont necessaires car ils contiennent le detail des lignes.

Les PDP et le PPF acceptent les trois formats (Factur-X, UBL, CII) et doivent convertir les formats si necessaire. Le choix du profil doit etre valide avec les partenaires commerciaux et la plateforme retenue.

Implementation technique

Generation de factures Factur-X

La generation d’une facture Factur-X implique plusieurs etapes techniques. D’abord, generer le fichier XML CII conforme au profil retenu a partir des donnees de facturation du systeme d’information. Ensuite, generer le fichier PDF de la facture avec la mise en page souhaitee. Puis, convertir le PDF en PDF/A-3, en incorporant les polices et les metadonnees XMP. Enfin, incorporer le fichier XML en tant que piece jointe du PDF/A-3 avec les metadonnees associees (relationship : “Alternative”, type MIME : “text/xml”).

Des bibliotheques open source facilitent cette generation. En Java, la bibliotheque Mustang (ZUGFeRD/Factur-X) gere l’ensemble du processus. En Python, la bibliotheque factur-x (anciennement facturx) permet la creation et la lecture de fichiers Factur-X. En .NET, des bibliotheques comme ZUGFeRD-csharp sont disponibles.

Validation des factures Factur-X

Avant emission, chaque facture doit etre validee sur deux plans. La validation XML verifie la conformite du fichier XML au schema XSD du profil retenu et aux regles metier (Schematron). La validation PDF verifie la conformite du conteneur PDF au standard PDF/A-3, incluant la presence et la bonne incorporation du fichier XML.

Des outils de validation sont disponibles : le validateur du FNFE-MPE, les validateurs fournis par les PDP, et des outils open source comme KoSIT Validator. La validation doit etre integree dans le processus d’emission pour detecter les erreurs avant transmission.

Integration avec les ERP et logiciels comptables

L’integration de Factur-X dans les systemes existants necessite des adaptations. Les ERP majeurs (SAP, Oracle, Sage, Cegid) proposent des modules ou des mises a jour supportant Factur-X. Les logiciels comptables doivent pouvoir extraire les donnees du fichier XML pour les integrer automatiquement dans la comptabilite. Pour les TPE, des solutions simplifiees existent – consultez notre article sur la facturation electronique et les TPE.

Mentions obligatoires et conformite

Les mentions obligatoires de la facture

Le format Factur-X doit integrer les mentions obligatoires de la facture electronique prevues par l’article 242 nonies A de l’annexe II au Code general des impots, auxquelles s’ajoutent les mentions specifiques a la reforme (numero SIREN, adresse de livraison, categorie de l’operation). Le profil Minimum couvre les mentions essentielles, mais les profils superieurs permettent d’inclure l’ensemble des mentions obligatoires de maniere structuree.

La conformite fiscale

La validite fiscale de la facture Factur-X depend du respect de trois exigences cumulatives : l’authenticite de l’origine (l’identite de l’emetteur est garantie), l’integrite du contenu (la facture n’a pas ete modifiee), et la lisibilite (la facture peut etre lue). Le format PDF/A-3 et la signature electronique ou la transmission via une PDP/PPF garantissent ces exigences. L’alternative de la piste d’audit fiable reste disponible pour les factures transmises hors du circuit PDP/PPF.

La conformite RGPD

Les factures Factur-X contiennent des donnees personnelles (noms, adresses, coordonnees des contacts, SIREN d’entrepreneurs individuels). Le traitement de ces donnees est soumis au RGPD. Les entreprises doivent documenter ce traitement dans leur registre, respecter les durees de conservation legales et les principes de minimisation. Pour une analyse complete, consultez notre article sur les donnees personnelles dans les factures et le RGPD ainsi que notre guide general sur la facturation electronique et le RGPD.

Interoperabilite et ecosysteme

Conversion entre formats

Le PPF et les PDP doivent assurer la conversion entre les formats acceptes (Factur-X, UBL, CII). Un emetteur utilisant Factur-X peut envoyer des factures a un destinataire dont le systeme attend du UBL, la plateforme assurant la conversion. Cette interoperabilite est un atout majeur de la reforme. Toutefois, les conversions entre profils (par exemple, d’un profil Minimum vers un profil EN 16931) ne sont pas possibles car les donnees manquantes ne peuvent pas etre generees automatiquement.

Archivage a valeur probante

Le format PDF/A-3 est concu pour l’archivage a long terme. La conservation des factures Factur-X doit respecter les durees legales (six ans en matiere fiscale, dix ans en matiere commerciale) et garantir l’integrite du document pendant toute cette duree. Les systemes d’archivage electronique (SAE) doivent supporter le format PDF/A-3 et conserver les fichiers XML embarques. Les obligations de conservation sont detaillees dans notre article dedie.

FAQ

Factur-X est-il obligatoire pour la facturation electronique en France ?

Factur-X n’est pas le seul format accepte. La reforme de la facturation electronique accepte trois formats : Factur-X (PDF/A-3 + XML CII), UBL (XML Universal Business Language) et CII pur (XML UN/CEFACT sans enveloppe PDF). Le choix du format depend des capacites techniques de l’emetteur et du recepteur, et la plateforme (PPF ou PDP) assure la conversion si necessaire. Factur-X est neanmoins le format le plus accessible pour les entreprises car il conserve la representation visuelle PDF familiere tout en ajoutant les donnees structurees.

Quel profil Factur-X choisir pour mon entreprise ?

Le choix depend de vos objectifs. Le profil Minimum est suffisant pour la conformite reglementaire de base. Le profil Basic est recommande si vous souhaitez permettre l’integration automatique des lignes de facture dans le systeme comptable de vos clients. Le profil EN 16931 est le choix optimal pour l’interoperabilite europeenne et l’automatisation complete. Le profil Extended n’est necessaire que pour des besoins sectoriels specifiques. En cas de doute, le profil Basic constitue un bon compromis entre simplicite et fonctionnalite.

Comment valider qu’un fichier Factur-X est conforme ?

La validation passe par deux niveaux. La validation PDF/A-3 verifie que le conteneur respecte la norme ISO 19005-3 (outils : veraPDF, Adobe Preflight). La validation XML verifie que le fichier factur-x.xml est conforme au schema XSD et aux regles Schematron du profil declare (outils : validateur FNFE-MPE, KoSIT Validator). La validation doit etre integree dans le processus de generation et executee avant chaque emission. Les PDP proposent generalement un service de validation integre. Le site du FNFE-MPE fournit les schemas et les outils de reference.