Effacement client : préserver les pièces comptables

Un client ferme son compte et demande la suppression de ses données. Son dossier comprend des factures, des tickets d’assistance, un profil applicatif et des pièces jointes. La présence d’une facture à conserver ne transforme pas cet ensemble en archive obligatoire. Il faut décider document par document, puis séparer ce qui doit disparaître de ce qui doit rester accessible à des personnes habilitées.

Décomposer le dossier avant de répondre

L’article 17(3)(b) du RGPD réserve les traitements nécessaires au respect d’une obligation légale. L’article 17(3)(e) prévoit également une exception pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice. Ces exceptions s’apprécient au regard des données et du besoin réel : elles n’autorisent pas une conservation générale et indéfinie. Les principes de minimisation et de limitation de la conservation restent applicables, conformément aux articles 5(1)(c) et 5(1)(e). Texte du RGPD.

Dans le champ de l’article L. 123-22 du Code de commerce, les documents comptables et les pièces justificatives se conservent dix ans. Ce texte ne donne pas une durée de dix ans à tout ce qu’une entreprise sait sur chaque client. Vérifiez aussi les obligations propres à votre activité et le point de départ du délai applicable. Article L. 123-22.

Il faut aussi examiner le délai fiscal. Au 27 septembre 2026, l’article L. 102 B(I) du Livre des procédures fiscales prévoit encore six ans pour les documents permettant à l’administration d’exercer ses droits, à compter de la dernière opération mentionnée ou de leur établissement. Une modification est déjà adoptée : l’article 36 de la loi du 25 juin 2026 remplace six ans par dix ans pour les documents dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027. Le critère transitoire porte donc sur l’expiration du délai, et pas seulement sur la création de documents nouveaux en 2027. Ne programmez pas une purge à six ans sans vérifier cette transition et les autres obligations applicables. L. 102 B, version en vigueur ; loi n° 2026-534, article 36.

Préparez une fiche par famille de données : finalité actuelle, texte ou besoin invoqué, date de départ, échéance, lieu d’archivage et personnes autorisées. Le guide des durées de conservation aide à organiser cette analyse.

Cas pratique : une facture empêche la suppression du compte

Prenons un exemple fictif, sans litige ni impayé. Une SAS française fournit un service numérique à des particuliers. Une cliente a résilié son abonnement le 30 juin 2026 et demande l’effacement de ses données le 2 septembre. Son identité est suffisamment établie par le canal authentifié utilisé pour la demande. Le dossier contient une facture acquittée de mars 2026, deux tickets d’assistance résolus, une ancienne copie de pièce d’identité et les paramètres de son compte. L’exercice comptable concerné se termine le 31 décembre 2026.

Le responsable du support propose de tout conserver dix ans : l’ERP bloque la suppression d’un client lié à une facture. Cette contrainte logicielle explique une difficulté d’exécution. Elle ne démontre pas que les préférences de notification, les sessions de connexion ou la pièce d’identité restent nécessaires.

Décider pour chaque ensemble, avec une échéance utilisable

Le DPO et la comptabilité examinent les documents, puis arrêtent les décisions suivantes pour ce dossier. Elles reposent sur les hypothèses précises du cas ; un litige ouvert ou une obligation sectorielle pourrait modifier le résultat.

Pour une société commerciale, la fiche officielle sur les documents comptables précise le départ du délai de dix ans à la clôture de l’exercice. Ici, l’échéance comptable retenue est donc le 31 décembre 2036, et non mars 2036 ni dix ans après la demande d’effacement. Elle devra être rapprochée des autres délais applicables avant destruction. Service public : conservation des documents d’une entreprise.

La dernière ligne ne permet pas de recopier le dossier complet dans un « registre des suppressions ». On y garde, par exemple, la référence de la demande, les catégories traitées, la date d’exécution et la justification de la conservation comptable. Le contenu des deux tickets et la copie d’identité n’y sont pas reproduits. La durée de cette trace relève d’une analyse distincte ; elle ne devient pas automatiquement décennale parce qu’une facture existe.

Corriger la dépendance technique sans altérer la facture

Le premier essai, dans cet exemple, désactive seulement la connexion. La fiche cliente demeure recherchable par le support, qui peut encore ouvrir l’ancienne pièce d’identité. Le résultat ne correspond donc pas à la décision : le compte est fermé, mais les données destinées à disparaître sont toujours disponibles.

La correction consiste à isoler le document comptable avec les seules informations nécessaires à sa compréhension et à sa conservation. Si l’ERP exige une fiche liée à la facture, cette fiche minimale reçoit un accès réservé à la comptabilité ; les attributs applicatifs inutiles sont supprimés. Une autre architecture pourrait archiver la facture dans un outil distinct. Le choix dépend du système, mais doit préserver l’intégrité et la lisibilité de la pièce tout en exécutant réellement l’effacement du reste.

Il ne faut pas remplacer sans examen le nom figurant sur l’original de la facture par « client supprimé ». L’anonymisation du document conservé peut retirer une mention nécessaire ou compromettre sa valeur justificative. La séparation porte d’abord sur les traitements : l’application n’a plus de profil actif, alors que l’archive conserve la pièce requise. La CNIL décrit précisément la possibilité d’un archivage intermédiaire séparé, physiquement ou logiquement, avec des accès restreints. CNIL : durées de conservation et archivage.

Vérifier les deux résultats attendus

La recette doit vérifier la suppression et la conservation légitime. Avec un profil de support, la recherche ne doit plus exposer les tickets ou la copie d’identité ; une ancienne URL directe de pièce jointe ne doit pas permettre de les récupérer. Avec un profil comptable habilité, la facture doit rester lisible et exploitable, avec son échéance d’archivage. Un refus d’accès obtenu uniquement avec un utilisateur non habilité ne démontre pas qu’un fichier a été supprimé.

Vérifiez également les exports et le stockage du prestataire auxquels les documents avaient été transmis. Un statut « compte supprimé » dans l’application principale ne suffit pas à clore ces opérations. Si une copie de sauvegarde subsiste dans son cycle prévu, la réponse ne doit pas affirmer que toute copie physique a déjà disparu. Le dossier doit décrire le périmètre restant et les mesures empêchant sa remise en usage lors d’une restauration.

Répondre sans faire accepter l’obligation comptable

Le 21 septembre, si ces opérations ont été réalisées et vérifiées, la réponse peut préciser que le compte, les tickets et la copie d’identité ont été effacés dans les environnements désignés, tandis que la facture demeure conservée pour l’obligation comptable identifiée. Elle indique l’échéance retenue et l’accès limité à cette archive. Un retard du prestataire impose de décrire l’état réel de son intervention, sans lui attribuer une suppression non confirmée.

La conservation nécessaire à l’obligation légale repose sur l’article 6(1)(c) du RGPD ; elle ne demande pas un nouveau consentement. L’exception à l’effacement se rattache à l’article 17(3)(b). La réponse explique ce refus partiel et les voies de contestation. RGPD : bases légales ; RGPD : effacement et réponse à la personne.

Fermer les usages courants de l’archive

L’archivage ne consiste pas seulement à masquer le bouton du compte. Vérifiez les recherches internes, les exports, l’accès du support, les traitements statistiques identifiants et les interfaces entre le service et l’ERP. Une pièce conservée pour une obligation comptable ne doit pas continuer à alimenter des usages sans rapport avec cette finalité.

Attribuez un propriétaire à l’archive, limitez les habilitations et enregistrez l’échéance de destruction. Une suppression dans l’application peut laisser une copie chez un prestataire : le dossier doit donc inclure ses instructions et la preuve d’effacement du prestataire. Les sauvegardes demandent également une règle de restauration empêchant la remise en circulation de données effacées.

Répondre sur ce qui a été fait et ce qui reste

Une réponse utile distingue trois ensembles : données supprimées, données temporairement conservées avec justification, opérations encore en cours dans le délai de traitement. Évitez « nous devons tout garder dix ans ». Indiquez la catégorie de pièces concernée et le motif applicable.

Si vous refusez une partie de la demande, l’article 12(4) impose notamment d’informer la personne des motifs de l’inaction et des possibilités de réclamation et de recours. Le délai ordinaire de réponse est d’un mois ; les conditions de prolongation figurent à l’article 12(3). RGPD, chapitre III.

Conservez une trace proportionnée de la décision et de son exécution, sans joindre systématiquement une copie des données supprimées. Intégrez ces étapes dans votre procédure de gestion des droits.

Ce qu’il faut retenir

• Une obligation légale peut justifier une conservation ciblée malgré une demande d’effacement.
• Le délai comptable de dix ans concerne les documents comptables et pièces justificatives visés par le Code de commerce ; les délais fiscaux doivent aussi être vérifiés.
• Les champs d’un compte utilisateur, ses accès et toutes ses pièces jointes ne deviennent pas nécessaires parce qu’une facture existe.
• La réponse doit expliquer les catégories conservées, leur justification et leur durée ou les critères utilisés.

FAQ

Peut-on supprimer le compte et garder les factures ?

Oui, lorsque la conservation des factures reste nécessaire et juridiquement justifiée. Séparez les accès et les usages : garder une pièce comptable ne nécessite pas forcément de maintenir un compte opérationnel.

Une réclamation possible suffit-elle à tout garder ?

Une formule générale sur un éventuel litige ne remplace pas l’analyse de nécessité. Déterminez les pièces utiles, la durée pertinente et les conditions de réexamen du dossier.

Faut-il demander au client d’accepter l’archivage légal ?

Le consentement n’est pas la base d’une conservation réellement imposée par la loi. Expliquez cette conservation et son périmètre, sans la présenter comme un choix que le client pourrait retirer.

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Thiébaut Devergranne, docteur en droit et fondateur de donneespersonnelles.fr, travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.