Facture électronique : mentions obligatoires

La facturé électronique, comme la facturé papier, doit comporter un ensemble de mentions obligatoires définies par le Code général des impôts (CGI), le Code de commerce, et les dispositions spécifiques de la réforme de la facturation électronique. Le passage au format électronique ne modifie pas le contenu informatif de la facturé : il en structuré le format pour permettre un traitement automatisé par les systèmes d’information et par l’administration fiscale.

Le non-respect des mentions obligatoires expose l’entreprise à des sanctions fiscales et administratives, pouvant aller de l’amende forfaitaire à la remise en cause du droit à deduction de la TVA pour le destinataire. Dans le cadre de la réforme, les plateformes de dématérialisation (PDP et PPF) controlent la présence des mentions obligatoires avant la transmission de la facturé.

Les mentions obligatoires au titre du CGI

Les mentions de l’article 242 nonies A de l’annexe II du CGI

L’article 242 nonies A liste les mentions devant figurer sur toute facturé émise par un assujetti à la TVA :

L’identité du vendeur ou du prestataire :

• Nom ou raison sociale ;
• Adresse du siège social ;
• Numero SIREN (ou numéro d’identification au registre du commerce) ;
• Numero individuel d’identification à la TVA.

L’identité de l’acheteur ou du client :

• Nom ou raison sociale ;
• Adresse de facturation ;
• Numero individuel d’identification à la TVA (pour les opérations intracommunautaires et lorsque le client est redevable de la TVA).

La description de l’opération :

• Date de la livraison du bien ou de l’exécution de la prestation ;
• Denomination précise des biens livrés ou des services rendus ;
• Quantite et prix unitaire hors taxe ;
• Rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables.

Les informations fiscales :

• Le montant total hors taxe (HT) ;
• Le taux de TVA applicable ;
• Le montant de la TVA correspondant ;
• Le montant total toutes taxes comprises (TTC) ;
• La référence à la disposition du CGI ou de la directive TVA en cas d’exonération ou d’autoliquidation.

Les mentions supplémentaires du Code de commerce

L’article L441-9 du Code de commerce impose des mentions supplémentaires :

• La date d’émission de la facturé ;
• Le numéro de facturé (numéro unique fondé sur une séquence chronologique et continue) ;
• La date d’échéance du paiement ;
• Les conditions d’escompte pour paiement anticipé (ou mention de l’absence d’escompte) ;
• Le taux des pénalités de retard ;
• Le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement (40 euros).

Les mentions spécifiques à la réforme de la facturation électronique

Les nouvelles mentions obligatoires

La réforme de la facturation électronique introduit des mentions supplémentaires spécifiques au traitement électronique :

Le numéro SIREN de l’émetteur et du destinataire, qui constitue l’identifiant principal dans le circuit de facturation électronique.

L’adressé de facturation complète et structurée (numéro de voie, type de voie, nom de voie, complement d’adressé, code postal, commune).

La mention “Option pour le paiement de la taxe d’après les debits” le cas échéant, pour les prestataires de services ayant opté pour la TVA sur les debits.

Le code devise lorsque la facturé est émise dans une devise autre que l’euro.

La référence de la facturé d’acompte pour les factures de solde.

Le numéro de bon de commande lorsqu’il est exigé par l’acheteur.

Le format structuré des mentions

Dans le cadre de la facturation électronique, les mentions obligatoires ne sont plus seulement des informations textuelles : elles doivent être structurées dans des champs normalises des formats UBL, CII ou Factur-X. Le format structuré permet le traitement automatisé des factures, la vérification automatique de la présence des mentions par les PDP et le PPF, le pré-remplissage des déclarations de TVA, et le rapprochement automatique entre factures et paiements.

Chaque mention obligatoire est associée à un champ spécifique dans le format structuré. Le guide de la facturation électronique obligatoire détaillé les correspondances entre les mentions et les champs des formats acceptés.

Les mentions selon le type d’opération

Les factures d’acompte

Les factures d’acompte doivent comporter les mêmes mentions obligatoires que les factures definitives, avec en plus la mention “Facture d’acompte” et le montant de l’acompte TTC. La facturé de solde doit faire référence aux factures d’acompte correspondantes.

Les factures d’avoir

Les avoirs (factures rectificatives) doivent mentionner la référence de la facturé initiale corrigee, la mention “Avoir” ou “Facture rectificative”, le motif de l’avoir, et le montant de la correction (en négatif).

Les factures d’autoliquidation

Lorsque la TVA est autoliquidee par l’acheteur (opérations intracommunautaires, sous-traitance BTP, certaines prestations de services), la facturé doit porter la mention “Autoliquidation” et la référence à l’article du CGI ou de la directive TVA applicable. Le montant de TVA n’est pas mentionné sur la facturé (le client déclaré la TVA dans sa propre déclaration).

Les factures exonérées de TVA

Les factures portant sur des opérations exonérées de TVA doivent mentionner la référence à la disposition légale d’exonération (par exemple : “Exoneration de TVA – article 261-4-4 du CGI” pour les prestations d’enseignement).

Les erreurs fréquentes

L’absence de numéro de TVA intracommunautaire

De nombreuses factures omettent le numéro de TVA intracommunautaire du vendeur ou de l’acheteur. Cette mention est obligatoire pour toutes les factures émises par un assujetti identifié à la TVA. Son absence peut entraîner le rejet de la facturé par les systèmes de facturation électronique et des sanctions de la part de l’administration fiscale.

L’absence de date d’échéance

La mention de la date d’échéance du paiement est obligatoire depuis 2013. Son absence est sanctionnée d’une amende de 75 000 euros pour une personne morale (article L441-4 du Code de commerce). Dans le cadre de la facturation électronique, ce champ est contrôle automatiquement.

L’absence de mention relative aux pénalités de retard

Les conditions de pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de recouvrement doivent figurer sur chaque facturé. L’absence de ces mentions est sanctionnée par une amende administrative.

L’inexactitude des informations

Les informations erronées (mauvaise adressé, mauvais numéro de TVA, erreur sur le taux de TVA) constituent un risque fiscal pour l’émetteur comme pour le destinataire. Le destinataire qui deduit la TVA sur la base d’une facturé comportant des mentions erronées s’expose à une remise en cause de sa deduction.

Le contrôle automatisé par les plateformes

Les contrôles de forme

Les PDP et le PPF effectuent des contrôles automatisés sur les factures électroniques avant leur transmission. Ces contrôles portent sur la présence de toutes les mentions obligatoires, la cohérence des informations (correspondance entre montant HT, taux de TVA et montant TTC), la validité des identifiants (numéro de TVA, SIREN), et la conformité du format (respect de la syntaxe UBL, CII ou Factur-X).

Une facturé ne satisfaisant pas aux contrôles de forme est rejetee par la plateforme et doit être corrigee avant retransmission.

Les contrôles de fond

Les contrôles de fond portent sur la cohérence des taux de TVA avec les opérations déclarées, la validité des numéros de TVA intracommunautaire (interrogation du système VIES), et la cohérence entre les obligations d’e-reporting et les factures transmises.

La conservation des factures électroniques

Les factures électroniques doivent être conservées pendant au moins six ans à compter de la date de leur émission (délai de prescription fiscale de l’article L169 du Livre des procédures fiscales), et pendant dix ans à compter de la date de leur émission (délai de conservation comptable de l’article L123-22 du Code de commerce).

La conservation doit garantir l’intégrité et la lisibilité des factures pendant toute la durée de conservation. Les factures doivent être restituables dans leur format d’origine (format structuré) et dans un format lisible par l’homme (PDF). La conformité RGPD impose également que les données personnelles contenues dans les factures soient protégées, conformément aux recommandations de la CNIL et aux exigences de la législation fiscale.

FAQ

Quelles sont les sanctions en cas de mentions obligatoires manquantes ?

L’absence de mentions obligatoires sur une facturé est sanctionnée par une amende de 15 euros par mention manquante ou inexacte, dans la limite du quart du montant de la facturé (article 1737 du CGI). Pour les mentions du Code de commerce (date d’échéance, pénalités de retard, indemnité forfaitaire), l’amende peut atteindre 75 000 euros pour une personne morale. Au-delà des sanctions directes, une facturé non conforme peut entraîner le rejet de la deduction de TVA par le destinataire lors d’un contrôle fiscal.

Le format Factur-X dispense-t-il des mentions obligatoires ?

Non. Le format Factur-X est un format hybride associant un fichier PDF (lisible par l’homme) et un fichier XML (lisible par machine). Les mentions obligatoires doivent figurer dans les deux composantes : dans le PDF (pour la lisibilité) et dans le XML (pour le traitement automatisé). Le format structuré (XML) garantit que les mentions sont exploitables par les systèmes d’information, mais ne dispense pas de leur présence dans le document lisible.

Les factures émises avant la réforme doivent-elles être converties au format électronique ?

Non. Les obligations de facturation électronique s’appliquent aux factures émises à compter de la date d’entree en vigueur de l’obligation pour l’entreprise concernée. Les factures émises antérieurement restent validés dans leur format d’origine (papier ou PDF simple). Toutefois, les factures existantes doivent continuer a être conservées conformément aux délais légaux et dans des conditions garantissant leur intégrité et leur lisibilité.