E-reporting : obligations de transmission

La réforme de la facturation électronique en France comporte deux volets complémentaires : la facturation électronique (e-invoicing) pour les transactions entre assujettis à la TVA établis en France, et le e-reporting pour les transactions qui échappent au périmètre de la facturation électronique. L’e-reporting impose aux entreprises de transmettre à l’administration fiscale les données de certaines transactions qui ne donnent pas lieu à l’émission d’une facturé électronique dans le circuit B2B domestique.

Ce second volet, souvent moins connu que la facturation électronique, concerné un volume de transactions considérables et représente un enjeu de conformité à ne pas sous-estimer. Le calendrier de la facturation électronique s’applique également à l’e-reporting.

Le périmètre de l’e-reporting

Les transactions concernées

L’e-reporting couvre trois catégories de transactions :

Les transactions B2C (business-to-consumer) : les ventes de biens et prestations de services réalisées par un assujetti à la TVA au profit de personnes non assujetties (particuliers, associations non assujetties). Ces transactions ne donnent pas lieu à une facturé électronique dans le circuit B2B mais generent de la TVA collectée que l’administration doit pouvoir suivre.

Les transactions internationales : les ventes de biens et prestations de services réalisées avec des clients situés à l’étranger (exportations, livraisons intracommunautaires, prestations de services intracommunautaires et extracommunautaires). Ces transactions ne transitent pas par le circuit de facturation électronique domestique.

Les encaissements : pour les prestataires de services ayant opté pour la TVA sur les encaissements, les données d’encaissement doivent être transmises pour permettre à l’administration de suivre l’exigibilité de la TVA.

Les données a transmettre

Les données d’e-reporting ne sont pas des factures au format structuré. Il s’agit de données synthetiques portant sur les transactions. Le contenu des données transmises varie selon le type de transaction :

Pour les transactions B2C : le numéro SIREN du vendeur, la date de la transaction, le montant HT, le taux de TVA applicable, le montant de TVA, et le cas échéant, la référence de la facturé ou du ticket de caisse.

Pour les transactions internationales : le numéro SIREN du vendeur, l’identification du client (le cas échéant), la date de l’opération, le montant HT, le régime de TVA applicable, et le type d’opération (exportation, livraison intracommunautaire, prestation intracommunautaire).

Pour les encaissements : le numéro SIREN du prestataire, la référence de la facturé correspondante, la date de l’encaissement, et le montant encaisse.

Les modalités de transmission

Les canaux de transmission

Les données d’e-reporting doivent être transmises par l’intermédiaire du Portail Public de Facturation (PPF) ou d’une Plateforme de Dematerialisation Partenaire (PDP) immatriculée. Le choix de la PDP est donc également déterminant pour le volet e-reporting, car la PDP doit être capable de gérer cette obligation en plus de la facturation électronique.

Les Operateurs de Dematerialisation (OD) peuvent accompagner les entreprises dans la préparation des données, mais la transmission effective doit passer par le PPF ou une PDP.

Les délais de transmission

Les délais de transmission des données d’e-reporting sont définis par la réglementation :

Pour les transactions B2C : les données doivent être transmises dans un délai de 10 jours à compter de la date d’émission de la facturé (pour les factures individuelles) ou dans le même délai à compter de la fin de la période de regroupement (pour les transmissions groupees).

Pour les transactions internationales : les données doivent être transmises dans un délai de 10 jours à compter de la date d’émission de la facturé.

Pour les encaissements : les données doivent être transmises dans un délai de 10 jours à compter de la date de l’encaissement.

Les entreprises peuvent opter pour une transmission en temps réel (à chaque transaction) ou une transmission périodique (regroupement par période).

Les formats de transmission

Les données d’e-reporting sont transmises dans un format structuré défini par l’administration fiscale. Le format est plus simple que celui des factures électroniques, car il s’agit de données synthetiques et non de factures complètes. Les spécifications techniques sont publiées par la DGFiP et doivent être respectées par les PDP et le PPF.

Les obligations par type d’activité

Les commerçants de détail

Les commerçants de détail (magasins, restaurants, commerces en ligne B2C) sont fortement concernés par l’e-reporting B2C. Chaque transaction avec un consommateur final génère une obligation de transmission. Le volume de données peut être très important pour les commerces à forte frequentation.

Les systèmes de caisse doivent être adaptés pour produire les données d’e-reporting dans le format requis. L’intégration avec la PDP ou le PPF doit être automatisée pour éviter les saisies manuelles. Les mentions obligatoires des factures s’appliquent aux factures B2C comme aux factures B2B.

Les prestataires de services B2C

Les prestataires de services aux particuliers (professions libérales, artisans, prestataires de services numériques) doivent transmettre les données de leurs transactions B2C. Pour les prestataires ayant opté pour la TVA sur les encaissements, les données d’encaissement doivent également être transmises.

Les entreprises avec des opérations internationales

Les entreprises réalisant des exportations, des livraisons intracommunautaires ou des prestations de services internationales doivent transmettre les données de ces transactions. L’e-reporting international complète les déclarations de TVA existantes (déclaration d’échanges de biens, déclaration européenne de services) et permet à l’administration de disposer d’une vision consolidée de l’activité internationale de l’entreprise.

L’articulation avec la facturation électronique

La complementarite des deux volets

La facturation électronique et l’e-reporting forment un ensemble cohérent visant à fournir à l’administration fiscale une vision complète de l’activité économique des entreprises assujetties à la TVA. La facturation électronique couvre les transactions B2B domestiques ; l’e-reporting couvre tout le reste (B2C, international, encaissements).

Pour une entreprise donnée, les deux obligations peuvent se cumuler : une entreprise qui vend à des professionnels en France (facturation électronique) et à des particuliers (e-reporting) ou à des clients étrangers (e-reporting) doit satisfaire aux deux obligations. Voir le guide de la facturation électronique obligatoire pour une vue d’ensemble.

La cohérence des systèmes

Les systèmes d’information de l’entreprise doivent être configures pour distinguer automatiquement les transactions relevant de la facturation électronique (B2B domestique) de celles relevant de l’e-reporting (B2C, international). Cette distinction conditionné le canal de transmission (facturé électronique versus données de reporting) et le format des données transmises.

La conformité RGPD de l’e-reporting

Les données personnelles dans l’e-reporting

L’e-reporting peut impliquer le traitement de données personnelles, notamment pour les transactions B2C ou les données d’encaissement contiennent des informations sur les clients personnes physiques. La conformité RGPD de la facturation électronique s’étend à l’e-reporting.

L’administration fiscale est responsable de traitement pour les données d’e-reporting qu’elle reçoit. L’entreprise emettrice est responsable de traitement pour le traitement des données de ses clients en vue de la transmission. La PDP ou le PPF agit en qualité de sous-traitant pour la transmission. Les obligations d’information des personnes concernées (articles 13 et 14 du RGPD) doivent être respectées, et les données ne doivent être conservées que le temps nécessaire, conformément aux recommandations de la CNIL.

La minimisation des données

Le principe de minimisation du RGPD s’applique : seules les données strictement nécessaires à l’e-reporting doivent être transmises. Les données personnelles des clients B2C ne doivent pas être transmises au-delà de ce qui est requis par la réglementation fiscale.

Les sanctions en cas de non-respect

Le non-respect des obligations d’e-reporting expose l’entreprise à des sanctions spécifiques. Les sanctions prévues par le Code général des impôts pour défaut de transmission des données d’e-reporting comprennent des amendes forfaitaires par transaction non transmise et des majorations en cas de recidive. Les montants seront précises par les textes d’application.

Le non-respect de l’e-reporting peut également avoir des conséquences indirectes : l’administration fiscale utilise les données d’e-reporting pour pré-remplir les déclarations de TVA. En l’absence de données transmises, le pré-remplissage sera incomplet ou erroné, pouvant entraîner des écarts et des demandes de justification de la part de l’administration, conformément au Code général des impôts.

FAQ

L’e-reporting concerné-t-il toutes les entreprises ?

Oui. Toute entreprise assujettie à la TVA en France est concernée par l’e-reporting pour les transactions qui ne relèvent pas de la facturation électronique B2B domestique. Concrètement, si l’entreprise réalisé des ventes à des particuliers (B2C), des opérations internationales (exportations, intracommunautaire), ou des prestations de services avec TVA sur les encaissements, elle est soumise à l’obligation d’e-reporting pour ces transactions.

L’e-reporting est-il différent de la déclaration de TVA ?

Oui. L’e-reporting est une obligation de transmission de données de transactions à l’administration fiscale, distincte de la déclaration de TVA. L’e-reporting fournit des données transaction par transaction (ou par regroupement), tandis que la déclaration de TVA est un document synthétique agrège. L’un des objectifs de l’e-reporting est justement de permettre à l’administration de pré-remplir la déclaration de TVA à partir des données de facturation électronique et d’e-reporting. Les deux obligations coexistent et se completent.

Les micro-entrepreneurs sont-ils concernés par l’e-reporting ?

Oui. Les micro-entrepreneurs (auto-entrepreneurs) assujettis à la TVA sont concernés par l’e-reporting pour leurs transactions B2C et internationales. Les micro-entrepreneurs en franchise de TVA (en dessous des seuils) sont également concernés par l’obligation de facturation électronique en réception et, pour certaines transactions, par l’e-reporting. Le calendrier d’obligation est aligné sur celui des micro-entreprises et PME, avec une entrée en vigueur progressive.