E-reporting : obligations de transmission

La reforme de la facturation electronique en France comporte deux volets complementaires : la facturation electronique (e-invoicing) pour les transactions entre assujettis a la TVA etablis en France, et le e-reporting pour les transactions qui echappent au perimetre de la facturation electronique. L’e-reporting impose aux entreprises de transmettre a l’administration fiscale les donnees de certaines transactions qui ne donnent pas lieu a l’emission d’une facture electronique dans le circuit B2B domestique.

Ce second volet, souvent moins connu que la facturation electronique, concerne un volume de transactions considerables et represente un enjeu de conformite a ne pas sous-estimer. Le calendrier de la facturation electronique s’applique egalement a l’e-reporting.

Le perimetre de l’e-reporting

Les transactions concernees

L’e-reporting couvre trois categories de transactions :

Les transactions B2C (business-to-consumer) : les ventes de biens et prestations de services realisees par un assujetti a la TVA au profit de personnes non assujetties (particuliers, associations non assujetties). Ces transactions ne donnent pas lieu a une facture electronique dans le circuit B2B mais generent de la TVA collectee que l’administration doit pouvoir suivre.

Les transactions internationales : les ventes de biens et prestations de services realisees avec des clients situes a l’etranger (exportations, livraisons intracommunautaires, prestations de services intracommunautaires et extracommunautaires). Ces transactions ne transitent pas par le circuit de facturation electronique domestique.

Les encaissements : pour les prestataires de services ayant opte pour la TVA sur les encaissements, les donnees d’encaissement doivent etre transmises pour permettre a l’administration de suivre l’exigibilite de la TVA.

Les donnees a transmettre

Les donnees d’e-reporting ne sont pas des factures au format structure. Il s’agit de donnees synthetiques portant sur les transactions. Le contenu des donnees transmises varie selon le type de transaction :

Pour les transactions B2C : le numero SIREN du vendeur, la date de la transaction, le montant HT, le taux de TVA applicable, le montant de TVA, et le cas echeant, la reference de la facture ou du ticket de caisse.

Pour les transactions internationales : le numero SIREN du vendeur, l’identification du client (le cas echeant), la date de l’operation, le montant HT, le regime de TVA applicable, et le type d’operation (exportation, livraison intracommunautaire, prestation intracommunautaire).

Pour les encaissements : le numero SIREN du prestataire, la reference de la facture correspondante, la date de l’encaissement, et le montant encaisse.

Les modalites de transmission

Les canaux de transmission

Les donnees d’e-reporting doivent etre transmises par l’intermediaire du Portail Public de Facturation (PPF) ou d’une Plateforme de Dematerialisation Partenaire (PDP) immatriculee. Le choix de la PDP est donc egalement determinant pour le volet e-reporting, car la PDP doit etre capable de gerer cette obligation en plus de la facturation electronique.

Les Operateurs de Dematerialisation (OD) peuvent accompagner les entreprises dans la preparation des donnees, mais la transmission effective doit passer par le PPF ou une PDP.

Les delais de transmission

Les delais de transmission des donnees d’e-reporting sont definis par la reglementation :

Pour les transactions B2C : les donnees doivent etre transmises dans un delai de 10 jours a compter de la date d’emission de la facture (pour les factures individuelles) ou dans le meme delai a compter de la fin de la periode de regroupement (pour les transmissions groupees).

Pour les transactions internationales : les donnees doivent etre transmises dans un delai de 10 jours a compter de la date d’emission de la facture.

Pour les encaissements : les donnees doivent etre transmises dans un delai de 10 jours a compter de la date de l’encaissement.

Les entreprises peuvent opter pour une transmission en temps reel (a chaque transaction) ou une transmission periodique (regroupement par periode).

Les formats de transmission

Les donnees d’e-reporting sont transmises dans un format structure defini par l’administration fiscale. Le format est plus simple que celui des factures electroniques, car il s’agit de donnees synthetiques et non de factures completes. Les specifications techniques sont publiees par la DGFiP et doivent etre respectees par les PDP et le PPF.

Les obligations par type d’activite

Les commercants de detail

Les commercants de detail (magasins, restaurants, commerces en ligne B2C) sont fortement concernes par l’e-reporting B2C. Chaque transaction avec un consommateur final genere une obligation de transmission. Le volume de donnees peut etre tres important pour les commerces a forte frequentation.

Les systemes de caisse doivent etre adaptes pour produire les donnees d’e-reporting dans le format requis. L’integration avec la PDP ou le PPF doit etre automatisee pour eviter les saisies manuelles. Les mentions obligatoires des factures s’appliquent aux factures B2C comme aux factures B2B.

Les prestataires de services B2C

Les prestataires de services aux particuliers (professions liberales, artisans, prestataires de services numeriques) doivent transmettre les donnees de leurs transactions B2C. Pour les prestataires ayant opte pour la TVA sur les encaissements, les donnees d’encaissement doivent egalement etre transmises.

Les entreprises avec des operations internationales

Les entreprises realisant des exportations, des livraisons intracommunautaires ou des prestations de services internationales doivent transmettre les donnees de ces transactions. L’e-reporting international complete les declarations de TVA existantes (declaration d’echanges de biens, declaration europeenne de services) et permet a l’administration de disposer d’une vision consolidee de l’activite internationale de l’entreprise.

L’articulation avec la facturation electronique

La complementarite des deux volets

La facturation electronique et l’e-reporting forment un ensemble coherent visant a fournir a l’administration fiscale une vision complete de l’activite economique des entreprises assujetties a la TVA. La facturation electronique couvre les transactions B2B domestiques ; l’e-reporting couvre tout le reste (B2C, international, encaissements).

Pour une entreprise donnee, les deux obligations peuvent se cumuler : une entreprise qui vend a des professionnels en France (facturation electronique) et a des particuliers (e-reporting) ou a des clients etrangers (e-reporting) doit satisfaire aux deux obligations. Voir le guide de la facturation electronique obligatoire pour une vue d’ensemble.

La coherence des systemes

Les systemes d’information de l’entreprise doivent etre configures pour distinguer automatiquement les transactions relevant de la facturation electronique (B2B domestique) de celles relevant de l’e-reporting (B2C, international). Cette distinction conditionne le canal de transmission (facture electronique versus donnees de reporting) et le format des donnees transmises.

La conformite RGPD de l’e-reporting

Les donnees personnelles dans l’e-reporting

L’e-reporting peut impliquer le traitement de donnees personnelles, notamment pour les transactions B2C ou les donnees d’encaissement contiennent des informations sur les clients personnes physiques. La conformite RGPD de la facturation electronique s’etend a l’e-reporting.

L’administration fiscale est responsable de traitement pour les donnees d’e-reporting qu’elle recoit. L’entreprise emettrice est responsable de traitement pour le traitement des donnees de ses clients en vue de la transmission. La PDP ou le PPF agit en qualite de sous-traitant pour la transmission. Les obligations d’information des personnes concernees (articles 13 et 14 du RGPD) doivent etre respectees, et les donnees ne doivent etre conservees que le temps necessaire, conformement aux recommandations de la CNIL.

La minimisation des donnees

Le principe de minimisation du RGPD s’applique : seules les donnees strictement necessaires a l’e-reporting doivent etre transmises. Les donnees personnelles des clients B2C ne doivent pas etre transmises au-dela de ce qui est requis par la reglementation fiscale.

Les sanctions en cas de non-respect

Le non-respect des obligations d’e-reporting expose l’entreprise a des sanctions specifiques. Les sanctions prevues par le Code general des impots pour defaut de transmission des donnees d’e-reporting comprennent des amendes forfaitaires par transaction non transmise et des majorations en cas de recidive. Les montants seront precises par les textes d’application.

Le non-respect de l’e-reporting peut egalement avoir des consequences indirectes : l’administration fiscale utilise les donnees d’e-reporting pour pre-remplir les declarations de TVA. En l’absence de donnees transmises, le pre-remplissage sera incomplet ou errone, pouvant entrainer des ecarts et des demandes de justification de la part de l’administration, conformement au Code general des impots.

FAQ

L’e-reporting concerne-t-il toutes les entreprises ?

Oui. Toute entreprise assujettie a la TVA en France est concernee par l’e-reporting pour les transactions qui ne relevent pas de la facturation electronique B2B domestique. Concretement, si l’entreprise realise des ventes a des particuliers (B2C), des operations internationales (exportations, intracommunautaire), ou des prestations de services avec TVA sur les encaissements, elle est soumise a l’obligation d’e-reporting pour ces transactions.

L’e-reporting est-il different de la declaration de TVA ?

Oui. L’e-reporting est une obligation de transmission de donnees de transactions a l’administration fiscale, distincte de la declaration de TVA. L’e-reporting fournit des donnees transaction par transaction (ou par regroupement), tandis que la declaration de TVA est un document synthetique agrege. L’un des objectifs de l’e-reporting est justement de permettre a l’administration de pre-remplir la declaration de TVA a partir des donnees de facturation electronique et d’e-reporting. Les deux obligations coexistent et se completent.

Les micro-entrepreneurs sont-ils concernes par l’e-reporting ?

Oui. Les micro-entrepreneurs (auto-entrepreneurs) assujettis a la TVA sont concernes par l’e-reporting pour leurs transactions B2C et internationales. Les micro-entrepreneurs en franchise de TVA (en dessous des seuils) sont egalement concernes par l’obligation de facturation electronique en reception et, pour certaines transactions, par l’e-reporting. Le calendrier d’obligation est aligne sur celui des micro-entreprises et PME, avec une entree en vigueur progressive.