Numériser des archives : trier avant de scanner

Numériser des archives ne justifie ni de tout conserver, ni de détruire automatiquement les originaux. Il faut décider quels documents restent nécessaires, préserver leurs échéances, organiser les accès et démontrer la qualité des copies. Le gain de place vient après ces décisions.

Pour une PME, le risque principal est de transformer un fonds limité et peu consulté en une base générale, interrogeable par tous et conservée sans terme. Le projet doit donc distinguer quatre opérations : sélectionner les pièces, les reproduire, autoriser leur utilisation numérique et décider séparément du sort du papier.

Commencer par une décision documentaire

Les données doivent rester limitées à ce qui est nécessaire et conservées pendant une durée justifiée par leurs finalités. Le scan n’efface pas les dates antérieures. Un document dont la durée expire prochainement ne reçoit pas une nouvelle période complète parce qu’il change de support. RGPD, Art. 5(1)(b), (c) et (e).

Avant de demander un devis au nombre de pages, inventoriez les catégories, les périodes, les services responsables et les règles de conservation. Le bon niveau n’est pas toujours le carton : une même boîte peut contenir des dossiers actifs, des doublons et des pièces nécessaires à un contentieux.

Pour chaque catégorie, indiquez la finalité résiduelle, le point de départ de la durée et la justification applicable. Ne présentez pas « archives » comme une finalité suffisante. Une conservation pour défendre un droit précis, une obligation documentaire et un besoin opérationnel encore actuel appellent des décisions différentes. Si la date ou l’origine manque, attribuez une recherche et une échéance de réexamen ; ne remplacez pas l’inconnue par la date du scan.

Un bordereau de tri utilisable

Voici un exemple fictif, N-120, concernant les dossiers de service après-vente d’une entreprise privée. Les règles de conservation ont été examinées avant le projet pour chaque catégorie ; les nombres illustrent le tri et ne constituent pas des durées légales.

Le total reste 120 : 80 dossiers entrent dans les deux circuits de reproduction, 20 sont éliminés et 20 restent en examen. Il ne faut pas annoncer « fonds numérisé et traité » lorsque ces derniers sont encore sans décision. Pour les 80 dossiers, le bordereau descend ensuite au niveau des pièces et des pages ; le nombre de dossiers ne prouve pas leur complétude.

Cette grille ne commande pas de conserver le contenu intégral d’un dossier parce qu’une seule pièce est utile. Le responsable métier précise les documents retenus et les dépendances nécessaires pour les comprendre : avenant, annexe ou référence croisée, par exemple. Le juriste valide les contraintes de preuve et les réserves ; le prestataire exécute une instruction, sans choisir seul les catégories à éliminer.

Copie de consultation et copie fiable : deux objectifs

Un PDF lisible peut suffire à faciliter une consultation interne sans démontrer toutes les conditions de fiabilité probatoire. L’Art. 1379 du code civil donne à la copie fiable la même force probante que l’original, tout en laissant sa fiabilité à l’appréciation du juge. Il prévoit une présomption pour une reproduction identique dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme au décret. Lorsque l’original subsiste, sa présentation peut être exigée. Code civil, Art. 1379.

Le décret n° 2016-1673 précise les conditions de cette présomption pour une reproduction électronique. Elles ne se résument pas au choix d’un format ou au nom commercial d’un logiciel :

• Identification et qualité : rattacher à la copie les informations de son contexte, notamment sa date de création ; établir la qualité du procédé sur des documents similaires et la vérifier par des contrôles.
• Intégrité : utiliser une empreinte permettant de détecter une modification ultérieure ; le décret prévoit notamment une présomption liée à certains services qualifiés.
• Conservation : protéger la forme et le contenu ; tracer les opérations nécessaires à la lisibilité dans le temps et générer alors une nouvelle empreinte.
• Preuves du procédé : conserver les empreintes et traces aussi longtemps que la copie, sans modification possible, et conserver la documentation des dispositifs et mesures pendant cette même durée.

Ces exigences figurent aux Art. 1 à 7 du décret du 5 décembre 2016. Elles imposent aussi des mesures de sécurité sur les dispositifs de reproduction et de conservation. Une empreinte calculée une fois, sans organisation de conservation ni documentation du procédé, ne démontre pas à elle seule la présomption recherchée.

Dans N-120, l’entreprise choisit d’abord des copies de consultation pour les 70 dossiers ordinaires. Elle conserve leurs originaux : la recette de lisibilité n’est pas présentée comme une autorisation de destruction. Si elle veut ensuite remplacer le papier, elle doit instruire les exigences applicables et la fiabilité du procédé, sans déduire cette conclusion du seul succès du scan.

Définir le circuit avant de déplacer les cartons

Le bordereau accompagne les sorties et les retours : identifiant du lot, références des dossiers, nombre de pièces attendu et personnes autorisées. N’inscrivez pas inutilement le nom des clients sur l’extérieur de chaque colis. Un identifiant relié à un inventaire protégé peut être suffisant pour le transport.

Si le prestataire traite les données pour votre compte, la relation doit répondre à l’Art. 28(3). Les instructions couvrent le périmètre, les accès, les éventuels autres sous-traitants, le lieu du traitement, les incidents, la restitution et les copies temporaires. L’hébergement ou l’analyse des documents par un autre service n’est pas une décision technique neutre à découvrir après le transfert. RGPD, Art. 28(2) à (4).

La reconnaissance de caractères mérite une décision séparée. L’image d’une pièce, son texte intégral et trois champs d’index n’offrent pas les mêmes possibilités de recherche. Définissez ce qui est nécessaire avant d’activer l’extraction générale. Le guide sur l’OCR et la minimisation détaille cet arbitrage.

Ne supposez pas que tous les employés autorisés à entrer dans la salle d’archives doivent consulter toutes les copies. Dans N-120, les agents de service consultent les dossiers nécessaires à leur travail ; les dix dossiers gelés sont séparés. Les archives intermédiaires et leurs habilitations doivent suivre le besoin résiduel, sans recréer un usage commercial courant.

Réceptionner un lot avec des preuves précises

La réception porte sur les documents et sur leur rattachement. Vérifier seulement que 80 fichiers existent ne prouve ni que les versos sont présents ni que chaque fichier appartient au bon client. Le contrôle doit correspondre aux risques de perte, d’altération et d’accès indu prévus par l’Art. 32(1) et (2).

Pour N-120, l’entreprise exige un contrôle des références de chaque dossier et du nombre de pièces attendu, puis des vérifications de lisibilité adaptées aux documents : écriture manuscrite, agrafes, plis, annexes et pages de formats différents. Les documents fragiles ou irréguliers nécessitent une méthode propre. Si un contrôle révèle un défaut du procédé, son périmètre doit être recherché ; corriger uniquement la première page constatée ne démontre pas la qualité du reste.

Le procès-verbal de réception distingue les décisions suivantes :

Cette proposition doit être adaptée au fonds ; elle ne constitue pas une certification du procédé. Conservez les résultats observés, les réserves et la personne qui décide de leur levée. Si un document manque pendant le transport ou la manipulation, appliquez l’analyse d’une perte de dossier papier, sans attendre la fin du projet pour examiner les conséquences.

Décider de la destruction et fermer les copies

Le sort des originaux dépend des textes applicables, du besoin de preuve et des décisions de conservation. Le projet doit identifier l’autorité compétente pour autoriser une élimination. Les dix dossiers gelés de N-120 ne suivent pas automatiquement le sort des 70 dossiers ordinaires.

Pour les archives publiques, une règle particulière s’ajoute : les Art. L. 212-2 et L. 212-3 du code du patrimoine organisent la sélection et l’accord avec l’administration des archives sur les catégories destinées à l’élimination et ses conditions. Le chef de projet ne peut pas remplacer cette procédure par un objectif de réduction des armoires. Code du patrimoine, sélection des archives publiques.

Fermez également les copies de travail : scanner, dossier de transfert, espace du prestataire, fichiers de contrôle et extractions OCR. Définissez ce qui doit être restitué, conservé ou supprimé, ainsi que les échéances et les restrictions résiduelles. Les preuves de suppression chez le prestataire doivent couvrir ce périmètre ; le retour des cartons ne prouve pas l’effacement des fichiers.

Une réserve doit avoir un responsable et une prochaine action. Si le prestataire ne documente pas ses copies, ne signez pas une clôture générale : relevez précisément le manque, restreignez les accès encore maîtrisés et obtenez la clarification. La livraison numérique, la décision sur les originaux et la fin des traitements temporaires restent trois validations distinctes.

Ce qu’il faut retenir

• Décidez des pièces et des échéances avant de scanner.
• Distinguez la copie de consultation de la démonstration de fiabilité probatoire.
• Contrôlez le rattachement, le contenu, les habilitations et les dates.
• Autorisez séparément le sort du papier et celui de toutes les copies temporaires.

FAQ

Peut-on scanner tout le fonds avant de le trier ?

Cela peut multiplier inutilement les données et les accès. Commencez par les catégories et les index disponibles ; réservez un examen spécifique aux documents qui exigent une lecture, sans transformer cette difficulté en autorisation de tout importer.

Une certification du prestataire suffit-elle ?

Elle peut contribuer à l’évaluation, mais son périmètre doit correspondre au service fourni. Vérifiez le procédé effectivement utilisé, les documents couverts et les preuves de votre lot ; une attestation générale ne répond pas à une page manquante.

La date de numérisation doit-elle remplacer la date du document ?

Non. Conservez les deux informations distinctes, ainsi que l’événement qui déclenche la durée applicable. La date du scan décrit la copie ; elle ne crée pas une nouvelle nécessité de conserver les données.

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Thiébaut Devergranne, docteur en droit et fondateur de donneespersonnelles.fr, travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.