RGPD immobilier : dossiers, mandats et conservation

Une agence immobilière peut demander les justificatifs nécessaires à l’examen d’une candidature, puis conserver certaines pièces pour gérer le bail ou défendre ses droits. Elle ne peut pas transformer chaque prise de contact en collecte d’un dossier financier complet, ni laisser ces dossiers consultables par tout son réseau. La première décision consiste à séparer les étapes : renseignement, visite, candidature, bail et archive.

Ce guide traite principalement de la location d’une résidence principale dans le parc privé. La location saisonnière, le logement social, la copropriété ou la vente appellent des analyses complémentaires. Un même logiciel peut héberger ces activités sans leur donner les mêmes règles.

Qui décide : agence, bailleur ou prestataire ?

Le mandat ne fait pas automatiquement de l’agence un sous-traitant. Le référentiel CNIL distingue gestion directe, déléguée et semi-déléguée ; les décisions réelles permettent d’attribuer les responsabilités. Délibération n° 2021-057, § 14.

Écrivez dans votre organisation qui fixe les critères, sélectionne, répond aux candidats et clôture les dossiers. Si agence et bailleur déterminent ensemble les finalités et les moyens essentiels, examinez la responsabilité conjointe. S’ils prennent des décisions distinctes, décrivez leurs traitements respectifs. L’hébergeur qui traite uniquement sur instructions relève d’un contrat conforme à l’Art. 28 ; un portail réutilisant les informations pour ses propres services demande une qualification supplémentaire. RGPD, Art. 26(1) et 28(3).

La base juridique doit aussi correspondre à chaque usage. L’examen nécessaire d’une candidature demandée par la personne peut relever des mesures précontractuelles ; la conservation d’une preuve pour défendre un droit suppose une justification distincte. Une case « j’accepte le RGPD » ne régularise ni une pièce excessive ni une transmission injustifiée. RGPD, Art. 5(1)(c), 6(1)(b) et 6(1)(f).

Quelles pièces demander, et à quel moment ?

La CNIL situe la collecte des justificatifs de candidature après la visite. Avant celle-ci, organisez le rendez-vous avec les coordonnées nécessaires. Délibération n° 2021-057, § 15.

Pour les locations relevant du dispositif, le décret n° 2015-1437 encadre les pièces exigibles. Son annexe I prévoit notamment une pièce d’identité valide avec photographie et une seule catégorie de justificatif de domicile parmi les possibilités énumérées. Les trois dernières quittances constituent l’une de ces possibilités : « une seule pièce » ne signifie donc pas une seule quittance. Les rubriques activité et ressources autorisent un ou plusieurs documents de leurs listes, selon la situation. Décret du 5 novembre 2015, annexe I.

Un candidat salarié peut fournir ses trois derniers bulletins de salaire ; on ne lui demande pas en plus les bilans réservés à une activité non salariée. Pour une caution, utilisez l’annexe II, qui comporte ses propres rubriques. Le formulaire doit proposer les alternatives adaptées et permettre d’expliquer une pièce manquante, plutôt que rendre tous les champs obligatoires.

N’ajoutez pas une ancienne exigence de signature à la rubrique identité. N’exigez pas non plus un relevé détaillé de compte bancaire absent de ces listes. Si un candidat le transmet spontanément, retirez-le du dossier exploité et faites supprimer les copies inutiles : l’initiative de l’expéditeur ne crée pas un besoin de l’agence.

DossierFacile permet de constituer un dossier et d’ajouter un filigrane aux documents. Ce service ne remplace pas les règles d’accès de votre agence. Un document filigrané reste une donnée personnelle à protéger. Conditions du service DossierFacile, § 1.

Un dossier locatif traité de bout en bout

Exemple fictif. L’agence Rive Habitat gère un appartement loué 920 € par mois. Son mandat lui confie la sélection du locataire et la gestion courante ; le bailleur reçoit les informations nécessaires au suivi, sans examiner tous les candidats. Deux gestionnaires sont affectées à ce bien.

Emma demande une visite. L’agence recueille son nom, son adresse électronique et son numéro pour organiser le rendez-vous. Elle ne lui demande pas ses revenus à cette étape. Après la visite, Emma confirme sa candidature et transmet sa pièce d’identité, ses trois quittances, son contrat de travail et ses trois derniers bulletins. Elle ajoute un relevé bancaire en pensant renforcer son dossier.

La gestionnaire retire ce relevé et explique qu’il n’est pas demandé. Elle contrôle les autres justificatifs, sans recopier dans une zone libre des dépenses personnelles ou des appréciations sur le mode de vie. L’objectif est d’examiner une candidature avec les éléments autorisés, pas de construire un portrait de la personne.

L’agence remet une information précisant son identité, les usages, les bases retenues, les destinataires, les durées ou critères et le contact pour les droits. Cette information distingue l’examen du dossier de la gestion du futur bail. Le candidat doit aussi comprendre quelles pièces sont nécessaires et la conséquence de leur absence. RGPD, Art. 13(1)–(2).

La fiche de décision de Rive Habitat

Cette fiche décrit un mandat précis. Si le bailleur garde le choix final, il peut avoir besoin des éléments pertinents concernant les candidats présélectionnés. L’agence doit alors adapter le circuit et l’information, sans ouvrir automatiquement son portefeuille complet. Le guide sur les accès au dossier candidat locataire détaille cette organisation.

Un défaut que la première correction ne règle pas

Avant d’utiliser son nouvel espace documentaire, Rive Habitat prépare deux dossiers entièrement fictifs et deux comptes de bailleurs. Le premier bailleur ne voit que son logement dans le tableau de bord, mais l’adresse directe d’un document du second logement fonctionne avec son compte.

Le prestataire masque d’abord le bouton de téléchargement. Cela ne règle pas le problème : l’adresse déjà copiée reste accessible. L’agence suspend l’ouverture de cet espace aux vrais dossiers. Le prestataire doit contrôler l’autorisation sur chaque demande de document, y compris les liens déjà générés.

Après correction, les gestionnaires reprennent les parcours : accès légitime au bon dossier, refus pour l’autre bailleur, refus après retrait d’une habilitation. Elles conservent la date, les profils utilisés, les résultats et la version corrigée. Le responsable autorise l’ouverture seulement lorsque ces résultats concordent. Si le défaut persiste, les candidatures passent par le circuit sécurisé déjà validé de l’agence ; elles ne sont pas envoyées en urgence dans un dossier partagé ouvert.

Cet exercice fictif ne constitue pas une violation de données réelles. Si le même défaut est découvert sur un espace déjà utilisé, il faut rechercher les personnes et documents concernés, contenir l’accès et évaluer séparément les obligations liées à une fuite de données.

Combien de temps garder les dossiers ?

Le référentiel CNIL retient notamment trois mois en base active pour la solvabilité et trois ans, depuis le dernier contact de la personne, pour certaines données de prospection. Pour le locataire retenu, il articule contrat, clôture des comptes et archivage. Les repères de trois ou cinq ans dépendent des tâches et du mode de gestion ; une preuve contentieuse peut justifier un archivage limité. Ce sont des repères contextualisés, pas une durée universelle. Délibération n° 2021-057, §§ 53–55.

Rive Habitat ne traduit donc pas « trois mois » par « tout reste visible trois mois, puis tout disparaît ». Dès la fin de la sélection, les dossiers écartés quittent le circuit opérationnel. Le responsable décide quelles données sont réellement nécessaires à la défense d’un droit, pour quelle prescription et dans quelle archive restreinte. Il n’archive pas systématiquement chaque justificatif pour se rassurer. L’Art. 17(3)(e) permet certaines conservations nécessaires à la défense de droits ; l’Art. 5(1)(e) continue d’imposer une limitation.

Pour Emma, désormais retenue dans notre exemple, les informations nécessaires au bail rejoignent le dossier de gestion. Les copies de travail inutiles sont supprimées. La même règle couvre les téléchargements et exports : une preuve d’exécution de l’effacement doit décrire les emplacements traités et les exceptions restantes.

Ne pas mélanger location, vigilance et démarchage

Le seuil de 10 000 € de loyer mensuel prévu par le CMF concerne l’activité de location en exécution du mandat de transaction visé par l’Art. L561-2, 8°. Il ne crée pas une franchise générale pour les ventes immobilières. Les obligations de vigilance et les conservations de cinq ans de l’Art. L561-12 s’appliquent à leur périmètre propre. Elles ne justifient pas de garder toutes les candidatures à l’appartement de notre exemple. CMF, Art. L561-2, 8°, Art. L561-12.

Depuis le 11 août 2026, le démarchage téléphonique d’un consommateur suppose en principe son consentement préalable, sous réserve notamment de l’exception encadrée pour un contrat en cours. Fournir son numéro pour visiter un logement ne vaut pas accord pour une campagne commerciale. Code de la consommation, Art. L223-1.

La sécurité reste une obligation concrète : dans la décision SERGIC du 28 mai 2019, l’accès à des documents par modification de leur adresse, ainsi que la conservation excessive, ont notamment conduit à une amende de 400 000 €. Une adresse peu visible ne remplace pas une autorisation contrôlée. Délibération SAN-2019-005, §§ 31–49 et dispositif.

Ce qu’il faut retenir

• Collectez les justificatifs à l’étape pertinente, dans les listes applicables.
• Traduisez le mandat en destinataires et habilitations réels.
• Séparez le dossier actif, l’archive justifiée et les copies inutiles.
• Contrôlez l’accès direct aux documents avant d’ouvrir un nouveau circuit.

FAQ

Le refus d’une pièce autorise-t-il à rejeter automatiquement le candidat ?

Distinguez pièce nécessaire manquante et alternative réglementaire recevable. Expliquez ce qui manque et acceptez le document alternatif prévu lorsque ses conditions sont réunies. Un formulaire mal paramétré ne doit pas transformer une option valable en dossier incomplet.

Peut-on conserver les dossiers pour un autre appartement ?

Une nouvelle recherche ne justifie pas automatiquement la réutilisation de toutes les pièces. Clarifiez la demande du candidat, l’actualité des justificatifs, les nouveaux destinataires et la durée. Ne réactivez pas une archive contentieuse comme fichier commercial.

Les photos d’une annonce sont-elles concernées ?

Oui, si elles révèlent des personnes ou des informations identifiantes. Retirez les documents lisibles, portraits inutiles et éléments privés avant diffusion ; contrôlez aussi les reflets, les légendes et les métadonnées des fichiers transmis.

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Thiébaut Devergranne, docteur en droit et fondateur de donneespersonnelles.fr, travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.