RGPD infirmier libéral : dossier, tournée et droits

Le RGPD concerne le dossier de soins, mais aussi l’agenda de tournée, les transmissions au remplaçant, les photographies cliniques et la facturation. Pour un infirmier libéral, le travail utile consiste à suivre ces informations depuis leur collecte au domicile jusqu’à leur archivage. Un formulaire signé par le patient ne remplace pas cette organisation.

Ce qu’il faut retenir

• La tenue du dossier de soins est une obligation professionnelle ; sa protection concerne aussi le papier et les appareils utilisés en tournée.
• Distinguez la base légale RGPD, l’exception permettant les données de santé et les règles de partage couvertes par le secret.
• Le consentement RGPD n’est pas nécessaire pour les données indispensables à la prise en charge ; d’autres usages nécessitent une analyse propre.
• Conservez les dossiers selon une politique documentée et prévoyez l’accès après un remplacement ou une cessation d’activité.
• Un appareil chiffré perdu impose une analyse de l’incident, même si le chiffrement réduit fortement certains risques.

Tenir le dossier et choisir les bases adaptées

L’Art. R. 4312-35 du Code de la santé publique impose d’établir, pour chaque patient, un dossier de soins contenant les informations pertinentes et actualisées. Il demande aussi de protéger ce dossier contre les indiscrétions, y compris lorsqu’il est informatisé. Texte officiel.

Pour cette tenue, l’obligation légale de l’Art. 6(1)(c) du RGPD constitue le fondement à documenter. La prise de rendez-vous appelle une analyse distincte : le référentiel CNIL propose notamment l’intérêt légitime, Art. 6(1)(f), dans son tableau indicatif. Il ne prescrit pas une base unique pour toutes les tâches du cabinet. Référentiel cabinets médicaux et paramédicaux, § 4.

Les données de santé nécessitent en plus une exception à l’interdiction de l’Art. 9(1). La prise en charge peut relever de l’Art. 9(2)(h), dans les conditions de secret professionnel de l’Art. 9(3). Ce mécanisme ne permet pas de réutiliser librement une photographie de plaie pour une communication publique. RGPD, Art. 9.

La CNIL confirme que la collecte et la conservation nécessaires aux soins ne supposent pas un consentement RGPD du patient. Cette règle ne doit être confondue ni avec le consentement aux soins ni avec celui exigé pour certains partages. Le professionnel doit tenir un registre et informer ses patients, y compris lorsque les dossiers sont sur papier. Questions-réponses de la CNIL pour les professionnels libéraux.

Sécuriser la tournée et le remplacement

Prenez une tournée fictive et vérifiez les supports réellement utilisés : planning papier, écran de verrouillage du téléphone, dossier hors connexion, galerie de photographies, logiciel métier et messages échangés. Un nom associé à une adresse ou à un horaire peut déjà révéler une prise en charge dans son contexte.

Ces vérifications traduisent l’exigence de sécurité adaptée aux risques de l’Art. 32(1). Elles sont à organiser avec l’éditeur, sans partager votre code personnel de carte professionnelle. Si vous utilisez un appareil personnel, notre guide du BYOD et du RGPD aide à délimiter les usages et les accès professionnels.

Avant de transmettre des données à un autre soignant, vérifiez sa participation à la prise en charge et les informations nécessaires. L’Art. L. 1110-4 distingue l’échange entre professionnels identifiés et le partage au sein ou en dehors de la même équipe de soins ; le partage hors équipe exige un consentement préalable. Le patient doit être informé de son droit d’opposition à l’échange et au partage. Art. L. 1110-4, II à IV.

Vérifier le logiciel et son hébergement

Lorsqu’un fournisseur traite les données pour votre compte, le contrat doit encadrer ses instructions, ses accès et son assistance, conformément à l’Art. 28(3). Distinguez le logiciel installé localement, les sauvegardes externalisées et les interventions de support. Demandez comment restituer les dossiers et leurs pièces jointes si vous changez d’outil.

L’hébergement numérique externalisé de données de santé relevant de l’Art. L. 1111-8 du Code de la santé publique appelle la certification HDS des activités concernées. Contrôlez le certificat, son périmètre et sa validité : le logo affiché par un éditeur ne démontre pas à lui seul la couverture de toute la chaîne. Présentation et annuaire HDS de l’ANS. Le passage au référentiel révisé devait être réalisé par les hébergeurs déjà certifiés au plus tard le 16 mai 2026. Calendrier officiel de l’ANS.

Fixer la conservation et répondre au patient

Le référentiel CNIL propose, pour les dossiers des cabinets médicaux et paramédicaux, un horizon de vingt ans après la dernière prise en charge : cinq ans en base active après la dernière intervention sur le dossier, puis quinze ans en archive séparée. Ce repère n’est pas une durée légale universelle de vingt ans pour chaque document infirmier. Documentez les éventuelles règles spéciales et les situations contentieuses ; réservez aux archives des accès restreints. Référentiel CNIL, § 7.

Dans votre politique de conservation, distinguez le dossier, les pièces de facturation, les messages temporaires et les copies de travail. Une échéance inscrite dans le registre doit correspondre à une opération possible dans le logiciel.

Pour l’accès aux informations médicales, appliquez aussi l’Art. L. 1111-7 : communication au plus tard dans les huit jours, après le délai de réflexion de quarante-huit heures ; le délai est porté à deux mois notamment pour les informations datant de plus de cinq ans. Ne remplacez pas ce régime par une réponse générique « sous un mois ». Vérifiez l’identité, le pouvoir d’un éventuel représentant et sécurisez l’envoi. Art. L. 1111-7 en vigueur.

DPO, analyse d’impact et incidents

L’exercice individuel ordinaire n’impose pas, à lui seul, un DPO. La liste CNIL issue de la délibération n° 2019-118 dispense aussi d’AIPD les traitements de santé nécessaires à la prise en charge par un professionnel exerçant à titre individuel dans le périmètre qu’elle définit. Une plateforme commune, un nouvel usage ou une organisation différente doivent être réexaminés. Liste officielle des dispenses, page 3. Notre guide de l’analyse d’impact aide à documenter cette décision.

En cas de perte, de destinataire erroné ou d’indisponibilité des dossiers, documentez les faits et les conséquences pour les patients. La notification CNIL est requise sauf si la violation n’est pas susceptible d’engendrer un risque, dans les meilleurs délais et si possible sous 72 heures après connaissance, Art. 33(1). L’information des patients relève du risque élevé, sous les conditions de l’Art. 34. Le chiffrement n’exclut pas une perte de disponibilité. Procédure CNIL. Préparez un registre des violations avant l’incident.

FAQ

Faut-il faire signer une autorisation RGPD pour le dossier ?

Pas pour les traitements nécessaires aux soins relevant des fondements appropriés. Remettez une information claire et traitez séparément les usages facultatifs et les partages soumis à consentement.

Le remplaçant peut-il conserver mon accès ?

Prévoyez un accès personnel, justifié et limité dans le temps. À la fin du remplacement, organisez la continuité des informations utiles et retirez les habilitations devenues inutiles.

Le chiffrement dispense-t-il de réagir après un vol ?

Non. Vérifiez aussi les accès ouverts, les clés, les sauvegardes et les conséquences de l’indisponibilité pour les soins. Conservez l’analyse, même si elle conclut à l’absence de notification nécessaire.

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Thiébaut Devergranne, docteur en droit et fondateur de donneespersonnelles.fr, travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.