Données historiques : traiter une base sans provenance

Une base ancienne sans provenance fiable ne doit pas être importée comme si sa présence suffisait à prouver sa licéité. Il faut reconstituer ce qui peut l’être, limiter les usages pendant l’examen et décider du sort de chaque ensemble. Une donnée inconnue ne devient ni consentie ni récente parce qu’un nouveau logiciel lui attribue une date.

L’objectif n’est pas de produire une histoire rassurante du fichier. Il est de distinguer les traitements dont les conditions sont établies, les informations à corriger et les données dont la conservation ou la réutilisation ne peut pas être justifiée.

Arrêter les nouveaux usages avant de rechercher l’origine

Identifiez le détenteur du fichier, les équipes qui l’utilisent, les copies connues et les flux automatiques. Écartez les imports, enrichissements et nouvelles exploitations dont les conditions ne sont pas établies. Si une activité actuelle est nécessaire, examinez son périmètre propre ; ne laissez pas l’incertitude d’un ancien fichier contaminer sans analyse tout le service.

Les Art. 5(1)(a) à 5(1)(e) et 5(2) du RGPD imposent notamment licéité, finalités déterminées, minimisation, exactitude, conservation limitée et capacité à démontrer leur respect. Le nom « archive historique » ne constitue pas une justification autonome.

Une restriction temporaire d’accès peut protéger les personnes pendant l’investigation. Elle reste un traitement : désignez son objectif, les personnes habilitées, le responsable des recherches et une échéance de décision adaptée. Ce confinement technique n’est pas automatiquement une limitation au sens de l’article 18, qui répond à des conditions particulières. Art. 18.

N’organisez pas une attente indéfinie « jusqu’à ce que quelqu’un retrouve le dossier ». Décrivez les pièces recherchées et la conséquence de leur absence. Une investigation doit réduire l’incertitude, pas simplement reporter une suppression nécessaire.

Classer les preuves selon ce qu’elles démontrent

Un ancien formulaire, un contrat et une trace d’import ne prouvent pas la même chose. Utilisez cette grille pour éviter les raccourcis.

L’historique des versions de notices permet d’associer les documents retrouvés aux périodes concernées. Conservez également leurs limites : « formulaire disponible en 2023 » ne signifie pas « information effectivement fournie à toutes les lignes créées en 2023 ».

Privilégiez les identifiants et les événements traçables pour effectuer les rapprochements. Un nom et une adresse proches peuvent désigner deux personnes. Si le lien n’est pas établi, conservez l’état « rattachement incertain » plutôt que de fabriquer une relation avec un contrat voisin.

Exemple : trois ensembles dans un ancien fichier

L’entreprise fictive Passage retrouve une base H-29 de trois cents dossiers de prestations individuelles. Le fichier contient coordonnées, références, dates et commentaires. Il ne s’agit pas nécessairement de trois cents personnes différentes. Le projet consiste à reprendre les prestations en cours dans un nouvel outil, sans créer de nouveau programme commercial.

L’examen initial distingue trois ensembles : cent vingt dossiers rattachés à des prestations actives ; cent dossiers anciens dont l’origine et la clôture sont retrouvées ; quatre-vingts dossiers dont le rattachement reste inconnu. La date d’import commune de 2025 ne permet pas de dater leur collecte ni leur fin d’utilité.

Pour les cent vingt dossiers actifs, l’entreprise confirme les contrats, les identifiants et les opérations encore nécessaires. Elle ne valide pas pour autant toutes les colonnes : les coordonnées utiles à l’exécution sont examinées séparément des annotations familiales ou des commentaires anciens.

Pour les cent dossiers clos, les recherches établissent que la durée justifiée du fichier opérationnel est échue et qu’aucun besoin distinct ne justifie de conserver ces copies. Les pièces comptables ou probantes soumises à leurs propres règles sont traitées dans leurs emplacements et finalités séparés ; cette hypothèse ne permet pas de les détruire indistinctement avec le fichier opérationnel.

Pour les quatre-vingts dossiers inconnus, la personne chargée de l’investigation examine les journaux d’import, l’ancien répertoire contractuel et les réponses des services. Le périmètre n’est pas ouvert au nouvel outil pendant cette recherche.

Examiner la licéité actuelle sans réécrire le passé

L’Art. 6(1) exige un fondement applicable à l’opération concernée. Dans H-29, l’exécution des contrats avec les clients personnes physiques peut justifier les données nécessaires aux prestations actuelles. Elle ne justifie pas automatiquement toutes les données sur leurs proches ni les utilisations passées dont les conditions demeurent inconnues.

Si le consentement était invoqué, l’Art. 7(1) exige de pouvoir le démontrer. Un statut ajouté aujourd’hui, un ancien contrat commercial ou l’absence de plainte ne prouvent pas ce consentement. Une nouvelle démarche ne régularise pas rétroactivement un usage antérieur. Conditions du consentement.

Il faut aussi éviter l’erreur inverse : ne pas retrouver de consentement n’impose pas mécaniquement de supprimer une donnée traitée licitement sur un autre fondement. L’analyse doit établir le fondement réel, pas choisir après coup l’étiquette la plus commode pour conserver tout le fichier.

Les commentaires demandent une lecture distincte. S’ils révèlent une catégorie particulière de l’Art. 9(1), une condition applicable de l’Art. 9(2) est nécessaire en plus de la base de l’article 6. La présence d’un contrat ne l’apporte pas automatiquement. Une donnée sensible inutile à la prestation ne doit pas être reprise simplement parce qu’elle accompagne un dossier actif. Art. 9.

Si un autre usage est envisagé, conduisez l’analyse de changement de finalité et de base légale. Le remplacement du logiciel ne doit pas servir à dissimuler une nouvelle exploitation.

Une décision renseignée pour H-29

Dans la suite hypothétique de l’investigation, trente des quatre-vingts dossiers inconnus sont rattachés de manière fiable à des contrats encore actifs. Les cinquante autres restent sans origine explicable et sans nécessité actuelle ni obligation distincte de conservation établie après les recherches documentées. L’entreprise décide de supprimer ces copies opérationnelles, sans prétendre avoir démontré que leur collecte initiale était licite.

Le résultat porte donc sur cent cinquante dossiers candidats à une reprise limitée et cent cinquante dossiers opérationnels à supprimer. Ce total contrôle le classement des trois cents dossiers ; il ne certifie ni la qualité de chaque champ ni le nombre de personnes concernées.

Les données retenues font encore l’objet de contrôles : exactitude des coordonnées, information requise, habilitations et échéances. « Reprise autorisée pour les champs nécessaires » ne signifie pas « import intégral autorisé ».

Traiter les lacunes d’information

Examinez le mode de collecte pour appliquer les articles 13 ou 14. Pour une collecte directe, l’information requise devait être fournie au moment du recueil. Pour une collecte indirecte, l’article 14 prévoit notamment les catégories et la source, ainsi que des délais liés à la réception, au premier contact et à la première communication. Art. 13 et 14.

L’âge du fichier ne crée pas une dispense. Une exception de l’Art. 14(5) doit être établie dans ses conditions ; elle ne se déduit pas du seul fait qu’une information individuelle serait peu commode. Si l’entreprise invoque le fait que la personne dispose déjà des informations, elle doit pouvoir expliquer pourquoi cette conclusion est fondée.

Une information fournie aujourd’hui peut répondre à un besoin actuel sans faire disparaître un manquement passé. Dans H-29, l’entreprise documente les notices retrouvées, les populations concernées et les compléments nécessaires. Elle ne contacte pas indistinctement les cinquante dossiers destinés à la suppression pour leur proposer de « confirmer leur consentement » : ce nouveau contact devrait lui-même être juridiquement examiné.

Exécuter et vérifier sans recréer le fichier supprimé

Attribuez les opérations au responsable métier et à l’administrateur : sélection des champs, mise à jour, reprise autorisée et suppression des copies exclues. Le prestataire qui réalise la migration doit recevoir des instructions documentées correspondant à ce périmètre, conformément à l’Art. 28(3)(a).

Pour H-29, le contrôle compare les identifiants des cent cinquante dossiers retenus à ceux importés, puis examine les colonnes effectivement reprises. Un simple compteur de cent cinquante lignes pourrait masquer l’import des mauvais dossiers ou d’annotations exclues. Il faut contrôler le contenu autorisé et les résultats de suppression séparément.

Retrouvez les fichiers de travail, anciennes pièces jointes, copies locales et tâches automatiques capables de réalimenter la cible. L’instruction de supprimer n’est pas la preuve que l’opération est achevée. Le guide de preuve d’exécution de l’effacement aide à conserver un compte rendu ciblé sans archiver un nouveau double des données supprimées.

Les inconnues restantes figurent dans la conclusion. Une recherche infructueuse n’est pas une preuve d’absence d’ancien usage. Si l’investigation révèle une violation de sécurité, examinez séparément sa qualification et les obligations des Art. 33 et 34 ; toute lacune documentaire n’est pas automatiquement une violation à notifier.

Ce qu’il faut retenir

• Une trace technique d’import n’établit ni la provenance juridique ni le consentement.
• Rattachez les preuves à des ensembles et à des opérations identifiés.
• Séparez la justification actuelle de l’évaluation du passé.
• Limitez la reprise aux données nécessaires et vérifiez les suppressions décidées.

FAQ

Peut-on considérer une ancienne case « accord » comme une preuve ?

Examinez sa signification, l’événement enregistré, la version du formulaire et le rattachement à la personne. Une valeur isolée sans explication ne démontre pas à elle seule un consentement valable pour l’usage envisagé.

Le rachat d’une entreprise rend-il sa base utilisable ?

Il ne dispense pas d’examiner les traitements, les rôles, les finalités et les garanties applicables. La possession du fichier ne prouve pas la licéité de toute utilisation future.

Faut-il tout supprimer dès qu’une date manque ?

Pas automatiquement. Recherchez une preuve fiable et examinez la nécessité ainsi que les obligations applicables. L’absence de date ne justifie toutefois ni une nouvelle durée arbitraire ni une conservation indéfinie.

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Thiébaut Devergranne, docteur en droit et fondateur de donneespersonnelles.fr, travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.