Médecin : fermer le cabinet et conserver les dossiers

La fermeture d’un cabinet médical n’autorise ni à détruire ses dossiers ni à les abandonner dans un logiciel résilié. Avant le dernier rendez-vous, le médecin doit organiser leur conservation, les transmissions nécessaires et les demandes futures des patients. Le premier choix est concret : qui détiendra les archives, avec quels accès et quel moyen durable de répondre ?

Ce guide concerne la cessation d’un exercice médical libéral. Le départ d’un médecin salarié ne l’autorise pas à emporter les dossiers de la structure. Il faut aussi distinguer cessation personnelle, poursuite d’une société et fermeture d’un établissement : leurs responsabilités ne se déduisent pas du seul départ d’un praticien.

La règle de conservation a changé en juillet 2026

Depuis le 30 juillet 2026, l’Art. R. 4127-45 prévoit expressément la conservation des dossiers sous la responsabilité du médecin pendant les mêmes durées que celles de l’Art. R. 1112-7, ou celles résultant des dispositions spécifiques aux structures où il exerce. L’alignement du cabinet libéral ne doit donc plus être présenté comme une simple recommandation ordinale. Source : décret n° 2026-691 du 27 juillet 2026, Art. 19, publié le 29 juillet.

Le renvoi concerne les durées. Il ne transforme pas un cabinet individuel en établissement doté d’un directeur et d’un médecin responsable de l’information médicale. Les anciennes fiches professionnelles doivent être lues avec cette modification en tête.

L’Art. R. 1112-7 retient vingt ans après le dernier séjour ou la dernière consultation externe ; la conservation est prolongée jusqu’au vingt-huitième anniversaire lorsque ce terme serait antérieur. Si le patient décède moins de dix ans après son dernier passage, le texte prévoit dix ans à compter du décès. Il prévoit aussi une suspension des délais par les recours gracieux ou contentieux qu’il vise en responsabilité médicale. Source : CSP, Art. R. 1112-7.

La date de fermeture n’est donc pas le point de départ commun des dossiers. Voici trois calculs hypothétiques, sans décès, recours ni régime particulier :

Ces dates commandent un examen avant élimination, pas une destruction aveugle. Un recours, une règle spéciale ou un événement manquant doit être traité. Pour un décès, ne remplacez pas la date connue par une estimation. La migration des échéances de conservation explique comment préserver les événements d’origine lors d’un changement d’outil.

Préparer une conservation sous responsabilité identifiée

Le détenteur matériel et le responsable de la conservation ne sont pas nécessairement la même personne. Louer un espace d’archivage ne transfère pas, par cette seule opération, toutes les responsabilités du médecin. De même, une personne capable de déplacer des cartons n’est pas automatiquement habilitée à lire les dossiers.

Établissez un inventaire par ensemble : dossiers informatisés, pièces numérisées dans un répertoire séparé, documents papier et demandes en cours. Identifiez les doublons sans supprimer un original utile simplement parce qu’un fichier porte le même nom. Le guide RGPD du cabinet médical complète ce cadre général.

Le plan doit nommer le responsable, localiser chaque ensemble et expliquer comment retrouver un dossier. Une liste « vingt cartons au domicile » reste insuffisante si aucun classement ne permet de localiser le patient. À l’inverse, un index distribué trop largement divulgue déjà des informations personnelles, même sans compte rendu médical.

Le Conseil national de l’Ordre rappelle que le médecin doit informer son conseil départemental de sa cessation et maintenir des coordonnées permettant de le joindre. Le conseil départemental doit également connaître le sort et le lieu de conservation des dossiers. Il ne devient pas automatiquement leur dépositaire. Sources : CNOM, cessation d’activité et dossier du patient, partie cessation.

Informer sans imposer le successeur

La transmission au médecin qui reprend les locaux ne doit pas être automatique. Le patient conserve le choix d’un autre médecin ; le CNOM le rappelle expressément dans sa fiche sur le dossier. Organisez séparément l’annonce de la cessation, la conservation des archives et les remises demandées.

Un message de fermeture indique la date, le canal pour demander les informations et la manière de désigner le médecin choisi. Il ne doit pas exposer un diagnostic dans son objet ou joindre spontanément un dossier complet. L’absence de réponse du patient n’établit pas à elle seule son choix d’un successeur.

Une formulation pratique peut annoncer : « Après la fermeture, vos demandes concernant les dossiers resteront traitées par le médecin détenteur des archives. Vous pouvez demander communication des informations vous concernant ou indiquer le médecin que vous choisissez pour la suite de vos soins. » Cette formulation est un extrait : les coordonnées effectives, les modalités sécurisées et l’information sur la protection des données doivent l’accompagner.

Pour une remise, conservez la demande, l’identification du destinataire, le périmètre envoyé et la confirmation de transmission. Le protocole de transfert d’un dossier à un confrère détaille ce circuit. La copie remise pour la continuité des soins ne doit pas être confondue avec une décision de détruire les archives détenues.

Un plan de fermeture renseigné : le dossier C-37

Exemple entièrement fictif. Le médecin du cabinet des Tilleuls cesse son activité le 30 novembre 2026, sans successeur désigné. Son logiciel contient 360 dossiers ; 90 de ces mêmes dossiers comportent aussi des pièces papier. Il ne faut donc pas annoncer 450 patients. Le médecin conserve la responsabilité des archives et retient une solution adaptée après examen des garanties.

La fiche de préparation comporte les décisions suivantes :

Dans cet exemple, le contrôle porte sur plusieurs profils : un dossier récent, un dossier ancien avec courrier importé, un dossier mixte papier/numérique et un dossier concerné par une demande. Ce choix pratique ne constitue ni un seuil légal ni une preuve statistique que tous les dossiers sont complets.

Le contrôle du dossier ancien révèle que l’export des notes mentionne un courrier sans inclure sa pièce jointe. Le médecin conserve l’accès source, fait reprendre le lot de courriers et rapproche les références avec l’inventaire. Il vérifie ensuite les dossiers concernés, au lieu de conclure à partir du seul premier exemple corrigé. Les deux demandes en cours gardent leurs dates de réception initiales.

Si certaines pièces restent introuvables, la réserve demeure ouverte : nature des pièces, dossiers concernés et recherches entreprises. Une archive incomplète ne devient pas complète parce que le contrat arrive à échéance. Il faut organiser une solution de continuité avec le prestataire et examiner séparément si la perte constitue une violation de données.

Vérifier l’archive avant de fermer les accès

Un export exploitable conserve les relations entre documents et patients, les dates utiles et la possibilité de lire les contenus. Une sauvegarde technique peut exiger une version du logiciel ou une clé désormais indisponible. Demandez ce qui sera utilisable après résiliation, sur quelle durée et avec quelle assistance ; n’inférez aucune garantie du simple intitulé « sauvegarde ».

L’Art. 32(1) du RGPD impose une sécurité adaptée comprenant confidentialité, intégrité, disponibilité et capacité de rétablissement. Le contrôle doit donc aussi porter sur la récupération après une défaillance, l’accès aux clés et les habilitations. Les Art. 33–34 encadrent l’analyse, la documentation et, selon les risques, les notifications d’une violation ; une anomalie de reprise ne déclenche pas automatiquement toutes ces notifications. Source : RGPD, chapitre IV.

Pour un hébergement externalisé entrant dans son champ, l’Art. L. 1111-8 impose un contrat et organise des exigences différentes selon le support et la prestation : certification pour l’hébergement numérique, dispositions propres à l’archivage et au papier, confidentialité et restitution. Vérifiez la prestation effectivement couverte, pas seulement un logo. Le texte prévoit la restitution sans copie à la fin de l’hébergement. Le calendrier de sortie doit permettre de respecter cette obligation sans perdre l’archive récupérée. Source : CSP, Art. L. 1111-8(I)–(V).

Continuer à répondre après le dernier rendez-vous

Le droit d’accès au dossier médical reste applicable après la fermeture. L’Art. L. 1111-7 prévoit une communication au plus tard dans les huit jours, après un délai de réflexion de quarante-huit heures ; le délai est porté à deux mois dans les situations prévues, notamment lorsque les informations datent de plus de cinq ans. La cessation n’ajoute pas un délai de grâce. Source : CSP, Art. L. 1111-7.

Vérifiez l’identité et la qualité du demandeur, puis le périmètre communicable. Une demande d’un proche, d’un parent ou d’un ayant droit ne se traite pas comme celle du patient majeur lui-même. Préparez aussi le circuit applicable en cas d’indisponibilité du médecin : interlocuteur professionnel, accès encadré et consignes de confidentialité. Confier le mot de passe général à un proche ne résout pas cette question.

Ce qu’il faut retenir

• Conservez les événements permettant de calculer les durées ; la fermeture ne les remplace pas.
• Respectez le choix du patient et séparez transmission, archive et destruction.
• Vérifiez pièces, lecture, récupération et canal de réponse avant la sortie du logiciel.
• Laissez toute anomalie non résolue visible dans le dossier de cessation.

FAQ

La retraite autorise-t-elle une destruction générale ?

Non. Elle ne constitue pas une échéance commune d’élimination. Le médecin doit appliquer les durées pertinentes et traiter les situations particulières.

Faut-il laisser l’ancien secrétariat accéder à toutes les archives ?

Non. La fin des tâches courantes impose de revoir les permissions. Une mission résiduelle doit être définie et limitée aux informations nécessaires.

La remise d’une copie au patient clôt-elle toute obligation ?

Non. Elle répond à une transmission précise. La conservation, les autres demandes éventuelles et le suivi du prestataire demeurent des questions distinctes.

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Thiébaut Devergranne, docteur en droit et fondateur de donneespersonnelles.fr, travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.