Index égalité : préparer les données de calcul

Pour préparer l’Index égalité, il faut pouvoir expliquer comment chaque salarié, chaque rémunération et chaque événement d’augmentation entre dans le calcul. Un score transmis par le cabinet de paie ne suffit pas : l’employeur doit contrôler le périmètre, appliquer la méthode correspondant à son effectif et organiser les suites du résultat.

Le guide ci-dessous traite le régime applicable au 27 septembre 2026, avec un calcul pédagogique pour une entreprise de cinquante à 250 salariés. Le projet de réforme de la transparence salariale ne supprime pas les obligations actuelles. Sources : L. 1142-8, dossier parlementaire du projet n° 944.

Fixer le périmètre avant l’extraction

Entre cinquante et 250 salariés inclus, quatre indicateurs sont utilisés. Au-delà de 250, il y en a cinq : les augmentations et promotions sont notamment distinguées. Lorsqu’un CSE est constitué au niveau d’une unité économique et sociale reconnue, le calcul s’effectue à ce niveau dans les conditions prévues par les textes. Ne choisissez donc pas une société isolée simplement parce que son fichier de paie est plus facile à extraire. Sources : D. 1142-2-1, D. 1142-2.

L’entreprise qui atteint cinquante salariés bénéficie du délai de trois ans prévu par D. 1142-8. Documentez sa date de franchissement et le calcul de l’effectif légal : ce n’est pas nécessairement le nombre de lignes du fichier utilisé pour les indicateurs. Source : D. 1142-8, troisième alinéa.

La période de référence comprend douze mois consécutifs, choisis par l’employeur, précédant l’année de publication. Pour les entreprises de cinquante à 250 salariés, l’indicateur d’augmentations peut être calculé sur deux ou trois années précédentes ; ce caractère pluriannuel n’est révisable que tous les trois ans. Inscrivez le choix dans la note méthodologique avant de comparer les résultats. Source : annexe II, §1.

Construire une population justifiée

L’annexe II exclut les apprentis, contrats de professionnalisation, salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, expatriés et salariés absents plus de la moitié de la période. L’âge et les caractéristiques de classement sont appréciés au dernier jour de cette période ou au dernier jour de présence dans l’entreprise. Gardez le motif d’exclusion, pas seulement une liste finale expurgée. Source : annexe II, §2.

Une exclusion statistique n’efface pas les droits individuels. Un apprenti retiré du calcul n’est pas, pour autant, hors du droit de l’égalité. De même, un changement d’emploi en cours d’année doit être traité suivant la méthode ; il ne justifie pas d’effacer le salarié parce que sa ligne est complexe.

Pour rapprocher les sources, utilisez un identifiant interne stable. Vérifiez les doublons de contrats, les dates d’entrée et de sortie et les périodes de présence avant d’analyser un écart. Si une information manque, attribuez l’anomalie au gestionnaire qui peut la résoudre et conservez la pièce attendue. Une ligne non vérifiée ne doit pas devenir discrètement une exclusion supplémentaire.

Retraiter les rémunérations, pas seulement le brut annuel

La rémunération est reconstituée en équivalent temps plein sur la période. Certains éléments sont exclus : indemnités de licenciement et de retraite, primes d’ancienneté, heures supplémentaires et complémentaires, intéressement, participation et primes liées à une sujétion particulière étrangère à la personne. Un bonus individuel n’est pas exclu uniquement parce qu’il est variable. Source : annexe II, §3.

Exemple fictif : une salariée présente toute l’année à 80 % reçoit 28 800 euros de fixe et 1 600 euros de variable retenu, auxquels s’ajoutent 800 euros d’heures complémentaires exclues. Sous l’hypothèse que les deux premières composantes sont intégralement proportionnelles à la quotité, la rémunération comparable est 30 400 ÷ 0,8 = 38 000 euros. Les 800 euros ne sont pas ajoutés avant la reconstitution. Cette formule simple ne remplace pas l’analyse des primes forfaitaires ou d’une présence incomplète.

Le dossier conserve un dictionnaire des rubriques : code de paie, libellé, inclusion ou exclusion, justification et règle de reconstitution. Une même rubrique doit recevoir un traitement cohérent pour les femmes et les hommes. La simple concordance du total avec la comptabilité ne prouve pas que les composantes réglementaires sont correctes.

Le classement combine quatre tranches d’âge avec les catégories de postes équivalents. La répartition par niveau ou coefficient suppose la consultation du CSE ; une autre méthode de cotation des postes est adoptée après son avis. Si le classement par niveau ou coefficient empêche le calcul faute de population suffisante, l’annexe prévoit le recours aux quatre catégories socioprofessionnelles. On ne peut pas choisir après coup le découpage qui produit la meilleure note. Conservez la méthode retenue et les éléments de consultation dans le dossier. Source : annexe II, §4.1(a) et (b).

Calcul commenté : un Index fictif à 71 points

L’entreprise fictive Orme est assujettie depuis plusieurs années, sans UES. Pour 2025, elle suit 64 personnes : quatre apprentis sont exclus et soixante salariés sont retenus, trente femmes et trente hommes. Aucun autre motif d’exclusion n’est présent. Elle utilise les catégories socioprofessionnelles et une période annuelle pour les augmentations.

Les données suivantes sont des hypothèses pédagogiques agrégées, après contrôle des lignes individuelles. Elles permettent d’expliquer les opérations ; elles ne constituent pas un fichier de déclaration prêt à déposer.

1. Écart de rémunération : 36 sur 40

Chaque groupe compte au moins trois femmes et trois hommes. Les soixante personnes retenues dans ces groupes représentent 100 % de la population de calcul, au-delà du minimum de 40 % nécessaire à cet indicateur.

L’écart brut est calculé par rapport à la moyenne masculine : pour le second groupe, (40 000 − 36 000) ÷ 40 000 = 10 %. La méthode par catégorie socioprofessionnelle applique un seuil de pertinence de cinq points, sans franchir zéro. Une méthode par niveau ou coefficient emploie un seuil de deux points : il ne faut pas interchanger ces paramètres.

La pondération utilise les effectifs des groupes retenus : 0 × 20/60 + 5 × 40/60 = 3,333… %. La valeur absolue, arrondie à une décimale, est 3,3 %, soit 36 points. Ce seuil de calcul n’autorise ni un écart individuel injustifié ni la publication des salaires. Source : annexe II, §4.1 et §5.1.

2. Augmentations individuelles : 15 sur 35

Douze femmes sur trente et dix-huit hommes sur trente ont reçu une augmentation individuelle du salaire de base : les taux sont 40 % et 60 %. L’écart absolu est de vingt points. Rapporté au plus petit effectif, trente, il correspond à six salariés.

Le barème doit être appliqué aux deux résultats, en retenant le plus favorable : vingt points d’écart donnent zéro point, six salariés donnent 15 points. Orme retient donc quinze. Les promotions sont comprises dans cet indicateur des entreprises de cinquante à 250 salariés.

Le mécanisme particulier de valorisation des mesures de correction ne s’applique pas ici : l’écart d’augmentation favorise les hommes, déjà mieux rémunérés dans l’exemple. Il ne faut pas attribuer automatiquement trente-cinq points dès qu’une entreprise annonce un rattrapage. Source : annexe II, §4.2 et §5.2.

3. Retours de maternité et hautes rémunérations

Deux salariées sont revenues de congé de maternité pendant 2025 ; des augmentations sont intervenues pendant leurs congés. Toutes deux ont bénéficié d’une augmentation à leur retour pendant la période : le résultat est 100 %, soit 15 points. Parmi les dix plus hautes rémunérations retenues, trois sont celles de femmes et sept d’hommes : le sexe sous-représenté compte trois personnes, soit 5 points. Source : annexe II, §4.3 et §4.4.

Le résultat total est 36 + 15 + 15 + 5 = 71/100. Une bonne note sur les retours de maternité ne dispense pas de vérifier séparément le montant légal du rattrapage salarial prévu par L. 1225-26. Source : L. 1225-26.

Traiter un indicateur incalculable correctement

L’absence de retour de maternité, ou d’augmentation pendant les congés concernés, peut rendre l’indicateur incalculable : ce n’est ni zéro ni quinze points. Les autres indicateurs sont calculés puis le total est ramené sur cent par proportionnalité, sous réserve d’un maximum de points calculables d’au moins 75 avant cette opération.

Si l’indicateur de rémunération, valant quarante points, est incalculable, les autres ne permettent d’obtenir que soixante points au maximum : le résultat global ne peut alors être déterminé. Les indicateurs calculables et les motifs d’impossibilité doivent néanmoins être transmis. Sources : annexe II, §5.1, D. 1142-5.

Transformer le dossier validé en publications et actions

Pour Orme, le dossier de validation contient la note de périmètre, les soixante lignes retenues et quatre exclusions motivées, les regroupements, le dictionnaire de paie, les événements d’augmentation et les quatre résultats détaillés. Le responsable RH valide ce dossier avant télédéclaration ; il conserve l’accusé correspondant à la version effectivement déclarée.

Le résultat et chaque indicateur doivent être publiés de manière visible et lisible au plus tard le 1er mars, sur le site lorsqu’il existe, et y rester jusqu’à la publication suivante. Sans site, les salariés sont informés par tout moyen. Les éléments destinés au CSE incluent les précisions méthodologiques et les impossibilités de calcul ; ils sont intégrés dans la BDESE. La mise en ligne ne concerne pas l’extraction nominative de paie. Sources : D. 1142-4, D. 1142-5.

À 71 points, Orme doit préparer des mesures de correction et des objectifs de progression pour les indicateurs sans note maximale. Sous 75 points, les mesures relèvent de la négociation prévue ou, sans accord, d’une décision de l’employeur après consultation du CSE. Sous 85, les objectifs sont également requis. Ces dispositifs ont leurs obligations de publication et de transmission ; les décrire comme une simple recommandation serait inexact. Sources : L. 1142-9, D. 1142-6, D. 1142-6-1, D. 1142-6-2.

La RH reprend donc les justifications des écarts de salaire et les décisions d’augmentation, avec une analyse juridique de l’égalité salariale. Elle fixe des responsables, échéances et preuves d’exécution ; elle ne modifie pas les données historiques pour afficher un meilleur score. Les trois ans prévus pour la mise en conformité ne sont pas une autorisation d’attendre avant d’agir. Source : L. 1142-10.

Ce qu’il faut retenir

• Distinguer effectif d’assujettissement et population des indicateurs.
• Justifier exclusions, rubriques et équivalents temps plein.
• Conserver les calculs intermédiaires, y compris les motifs d’incalculabilité.
• Séparer fichier nominatif, information du CSE et publication.
• Maintenir l’Index pendant la préparation de la transparence salariale.

FAQ

Le prestataire paie peut-il conserver seul les justificatifs ?

L’employeur doit pouvoir expliquer et restituer son calcul. Organisez contractuellement la remise des données utiles et de la méthode, avec des accès limités et une durée de conservation adaptée, sans conserver indéfiniment toutes les copies de travail.

Un score de 100 exclut-il une discrimination ?

Non. Le score résulte d’une méthode agrégée comportant des seuils et exclusions. Il ne tranche pas la comparaison de deux situations individuelles ni une demande de réparation.

Que faire si une erreur est découverte après déclaration ?

Reconstituez la donnée correcte, recalculez les indicateurs affectés et vérifiez les suites du nouveau résultat. Corrigez les restitutions et la déclaration par le circuit applicable, en conservant l’ancienne version, le motif de correction et les preuves de mise à jour.

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À propos de l’auteur. Thiebaut Devergranne est docteur en droit de l’informatique et dispose de plus de vingt ans d’expérience professionnelle en droit des technologies et protection des données.