Transparence salariale : préparer les processus RH

Préparer la transparence salariale consiste à rendre explicables les décisions de rémunération : valeur des emplois, critères d’embauche, augmentations et réponses aux salariés. Une PME peut engager ce travail maintenant, tout en maintenant l’égalité de rémunération et l’Index actuels. Elle doit cependant présenter les modalités issues du projet français comme des dispositions proposées, et non comme des obligations déjà entrées en vigueur.

Ce guide organise le travail de la direction, des RH et des responsables opérationnels. La protection des fichiers et des restitutions est approfondie dans le guide transparence des salaires et RGPD.

Partir du statut réel des textes

Au 27 septembre 2026, le dossier parlementaire présente le projet n° 944, déposé au Sénat le 10 septembre, au stade de la première lecture. La directive 2023/970 devait être transposée au plus tard le 7 juin 2026. Ce dépassement ne permet pas de traiter le projet déposé comme le nouveau Code du travail. Sources : dossier du Sénat, directive, Art. 34(1).

La préparation doit donc comporter deux colonnes : règle actuelle à respecter et modification à activer après vérification du texte applicable. Les dispositions proposées sur le recrutement figurent à l’article 4 du projet ; celles sur les catégories d’emplois à l’article 6. L’article 21 organise l’entrée en vigueur de l’article 1er, avec plusieurs exceptions : il ne fournit pas une date uniforme pour tous les chantiers privés. Source : projet n° 944, Art. 1er, 4, 6 et 21.

Pendant ce temps, L. 3221-2 impose déjà l’égalité pour un même travail ou un travail de valeur égale. L. 3221-6 exige des normes identiques pour les éléments de rémunération et des critères de classification compatibles avec ce principe. Conservez donc le calendrier de l’Index égalité et le traitement des anomalies connues. Une réforme à venir ne justifie pas de différer une correction actuelle. Sources : L. 3221-2, L. 3221-6, L. 1142-8.

Décrire les emplois avant de classer les personnes

Une cartographie utile décrit le travail réellement demandé, indépendamment de la personne qui l’occupe et de son salaire actuel. Le droit français prend en compte les connaissances professionnelles, les capacités acquises par l’expérience, les responsabilités et les charges physique ou nerveuse. Le seul intitulé ne permet pas de conclure. Source : L. 3221-4.

Pour chaque emploi, faites produire une fiche courte par son responsable, puis confrontez-la aux tâches effectives. Voici un exemple renseigné fictif, destiné à préparer cette discussion :

Ce tableau ne prouve pas à lui seul deux valeurs différentes. Il indique les différences à vérifier. Si le chargé de support assume déjà les fonctions du référent, la fiche théorique doit être corrigée. Inversement, le titre « référent » sans responsabilité effective ne justifie pas mécaniquement un écart.

Rapprochez ensuite les emplois de la convention collective et de sa classification. Conservez les désaccords de classement et leur instruction ; ne les résolvez pas en copiant le coefficient du salarié le mieux payé. La directive retient aussi des critères objectifs et non sexistes, comprenant compétences, efforts, responsabilités et conditions de travail ; elle demande de ne pas sous-évaluer les compétences non techniques pertinentes. Source : directive, Art. 4(4).

Le projet français prévoit une catégorisation par accord d’entreprise, puis, après échec de la négociation prévue, une décision unilatérale après consultation du CSE. Ce mécanisme proposé ne transforme pas un tableau préparatoire RH en accord collectif ni ne dispense des procédures actuellement applicables. Identifiez dès maintenant les interlocuteurs, mais revérifiez le dispositif après adoption. Source : projet, Art. 6, futur L. 3221-4-1.

Séparer le prix du poste des circonstances du candidat

La fourchette doit découler du poste, des responsabilités et de critères explicables. Une amplitude trop large, sans règle de positionnement, n’apprend rien au candidat et laisse intactes les décisions arbitraires. Précisez au minimum l’unité, le brut, le temps de travail de référence, le fixe et les composantes variables.

La directive exige une information sur la rémunération initiale ou sa fourchette permettant une négociation éclairée, par exemple dans l’offre ou avant l’entretien. Elle interdit la demande d’historique salarial concernant les relations de travail actuelles ou antérieures. Le projet français propose notamment une fourchette dans les offres publiques et un écrit avant ou pendant l’entretien en l’absence d’offre. Ce sont deux textes à distinguer, pas deux obligations nationales cumulées déjà applicables. Sources : directive, Art. 5(1) et (2), projet, Art. 4.

Rubrique de procédure : validation d’une offre

Voici une rédaction de préparation, avec montants fictifs sans valeur de référence de marché :

Poste support applicatif à temps plein : fixe annuel brut envisagé entre 34 000 et 38 000 euros, hors variable individuel plafonné à 3 000 euros selon le dispositif communiqué séparément. Avant diffusion, RH valide classification, minima applicables, composantes et critères de positionnement. Le responsable explique les compétences et responsabilités utilisées ; le salaire antérieur n’est pas un critère de placement dans la fourchette. Toute proposition hors fourchette revient à RH et à la direction avant communication au candidat.

Cette rubrique désigne un décideur et une condition de diffusion. Elle ne promet pas automatiquement 38 000 euros ni un variable garanti. Les montants proposés doivent correspondre à un budget réel et à un dispositif de variable effectivement défini ; à défaut, l’offre n’est pas prête.

Par choix pratique de préparation, l’entreprise peut envoyer l’information validée avant l’entretien, même si le futur texte national n’est pas encore applicable. Elle archive la version transmise et sa date. Si un candidat exprime une attente de 36 000 euros, la RH examine cette attente pour le poste ; elle ne la confond pas avec son historique salarial. Les questions demeurent soumises au lien direct et nécessaire avec l’emploi ou les aptitudes professionnelles. Source : L. 1221-6.

Rendre les augmentations explicables

La transparence des critères n’impose pas de promettre une augmentation automatique chaque année. Elle exige une réflexion sur ce qui détermine les décisions : évolution réelle des responsabilités, acquisition de compétences pertinentes, objectifs correctement définis, corrections d’écarts injustifiés. La directive distingue critères de rémunération, niveaux et progression. L’exemption qu’un État peut prévoir pour les employeurs de moins de cinquante travailleurs concerne les seuls critères de progression. Source : directive, Art. 6.

Rubrique de procédure : dossier d’augmentation

Le responsable propose l’évolution en distinguant changement d’emploi, progression dans l’emploi et correction d’un écart. Il indique le critère invoqué, la période observée et les faits vérifiables. RH compare la proposition aux situations pertinentes, contrôle les conséquences d’un temps partiel ou d’une absence et demande les éléments manquants. La décision finale précise le montant, sa date d’effet et sa transmission à la paie. Les refus motivés sont conservés avec le même soin que les augmentations acceptées.

Cette rédaction constitue une organisation proposée. Elle ne permet pas de justifier n’importe quelle différence par une mention « performance ». Une appréciation tardive non étayée doit rester une explication à vérifier. Les situations de grossesse, de santé ou d’activité syndicale ne deviennent pas des critères de minoration légitimes parce qu’elles sont inscrites dans un tableau. Sources : L. 3221-6, L. 1132-1.

Lorsqu’un écart inexpliqué est découvert, ouvrez une analyse d’égalité salariale avec les éléments comparables. L’objectif de progression et le traitement du passé sont deux décisions distinctes : un changement de grille pour demain ne règle pas automatiquement la période antérieure.

Préparer les réponses sans annoncer un droit fictif

La directive prévoit un droit écrit au niveau de rémunération personnel et aux niveaux moyens par sexe pour le même travail ou un travail de valeur égale. Elle prévoit aussi une information annuelle sur ce droit et une réponse dans un délai raisonnable, au plus tard deux mois. La procédure préparatoire peut réserver ces étapes, avec une activation liée au cadre national applicable. Source : directive, Art. 7(1) à (4).

Désignez dès maintenant une adresse RH et un suppléant. À réception, identifiez ce que la personne demande : ses données, l’explication d’une décision, une comparaison collective ou la correction d’un écart. Une demande mixte reçoit un suivi commun, mais chaque objet garde son régime juridique. Le délai d’accès RGPD demeure normalement d’un mois ; une future procédure collective ne le remplace pas. Source : RGPD, Art. 12(3) et 15(1).

La confidentialité exige une décision sur les destinataires. Une moyenne dans un groupe réduit peut révéler une personne ; cela ne crée pas un droit automatique de refus à un seuil décidé par RH. L’Art. 12(3) de la directive laisse aux États une option d’accès restreint. Faites valider le circuit applicable avant une communication, sans bloquer la réponse sur les données propres du demandeur. L’information des salariés sur leurs données doit correspondre aux traitements réellement mis en place. Sources : directive, Art. 12, RGPD, Art. 13(3).

Un calendrier de préparation utilisable

Pour une PME qui lance ce chantier en octobre 2026, voici un calendrier interne proposé, sans valeur d’échéance légale :

À chaque étape parlementaire décisive, le juriste met à jour une note indiquant texte, statut, disposition concernée et action à modifier. Si la règle adoptée diffère du projet, on révise le modèle et son calendrier ; on ne conserve pas une annonce aux salariés devenue inexacte.

Ce qu’il faut retenir

• Préparer les processus tout en respectant les obligations actuelles.
• Décrire les emplois effectifs avant de fixer catégories et fourchettes.
• Documenter les décisions d’embauche et d’augmentation avec des critères vérifiables.
• Distinguer accès aux données, information collective et contestation salariale.
• Activer les modalités futures après vérification de leur texte et de leur date.

FAQ

Un logiciel peut-il définir seul les emplois de valeur égale ?

Il peut aider à organiser les données, mais un classement tiré des seuls intitulés ne démontre pas la valeur des travaux. Les responsabilités et conditions réelles doivent être examinées et les choix expliqués.

Faut-il attendre pour retirer les questions sur le salaire précédent ?

L’entreprise peut choisir de les retirer dans sa préparation et centrer la discussion sur le poste proposé. Elle doit présenter ce changement comme sa procédure actuelle, sans attribuer au projet une entrée en vigueur déjà acquise.

Une grille plus transparente suffit-elle à fermer une contestation ?

Non. La qualité du nouveau processus ne tranche pas la justification des décisions anciennes ni les demandes individuelles. Leur instruction et, si nécessaire, leur correction doivent continuer séparément.

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À propos de l’auteur. Thiebaut Devergranne est docteur en droit de l’informatique et dispose de plus de vingt ans d’expérience professionnelle en droit des technologies et protection des données.