Licenciement personnel : organiser la procédure

Un licenciement pour motif personnel suppose une cause réelle et sérieuse, puis une procédure qui permette au salarié de s’expliquer avant la décision. Le bon ordre est donc : qualifier les faits et les protections, préparer le dossier, convoquer, tenir l’entretien, examiner les réponses et seulement ensuite décider et notifier. Respecter les dates ne rend pas valable un motif injustifié. Source : Code du travail, Art. L. 1232-1.

Ce guide traite du CDI dans le secteur privé, hors période d’essai. Il explique le circuit ordinaire avec un calendrier fictif renseigné. Un motif économique, une inaptitude, une protection liée à un mandat ou une autre situation protégée imposent un examen particulier avant d’utiliser ce calendrier.

Qualifier le motif avant de choisir la procédure

Une difficulté professionnelle n’est pas nécessairement une faute. Dans un arrêt du 20 janvier 2016, une responsable de fabrication avait été licenciée pour faute grave. Les juges avaient retenu une insuffisance professionnelle sans abstention volontaire ni mauvaise volonté délibérée. La Cour de cassation rejette le pourvoi de l’employeur contre la décision déclarant le licenciement sans cause réelle et sérieuse. Source : Cass. soc., 20 janvier 2016, n°14-21.744, motifs et dispositif.

La conséquence pratique est précise : accumuler des erreurs dans un tableau ne démontre pas automatiquement une volonté fautive. Le dossier doit expliquer ce qui relève de l’incapacité à accomplir correctement le travail, d’un manquement volontaire allégué ou d’une difficulté provenant des moyens fournis. L’étiquette choisie dans le logiciel RH ne règle pas cette qualification.

Vérifiez également le contenu du poste et l’adaptation assurée par l’employeur. L. 6321-1 lui impose l’adaptation des salariés à leur poste et le maintien de leur capacité à occuper un emploi. Une nouvelle tâche, un logiciel changé ou des instructions contradictoires doivent être examinés avant d’imputer les résultats au salarié. Source : Art. L. 6321-1.

Le licenciement ne peut servir à sanctionner un motif discriminatoire : L. 1132-1 vise notamment l’état de santé, la grossesse, l’activité syndicale et la qualité de lanceur d’alerte. Identifiez aussi les mandats et protections applicables ; la liste de L. 2411-1 comprend notamment les élus du CSE. Ce contrôle peut conduire à sortir du circuit ordinaire présenté ici. Sources : Art. L. 1132-1 et L. 2411-1.

Constituer un dossier qui permette la contradiction

Pour chaque fait, conservez la date, le travail attendu, la consigne effectivement donnée, le résultat constaté et sa conséquence. Ajoutez les pièces contraires : le message demandant une clarification fait partie du dossier autant que le courriel du client mécontent.

Une ligne « manque de professionnalisme » est peu exploitable. Une ligne « dossier remis le 16 au lieu du 12 ; instruction du 5 ; absence de deux éléments fournis le 14 par un autre service » permet de distinguer un retard imputable au salarié d’un problème d’organisation. Elle appelle une analyse, pas une conclusion automatique.

La personne qui décide vérifie les garanties de la convention collective : entretien supplémentaire, consultation ou formalité particulière éventuelle. Elle vérifie aussi qui a qualité pour conduire la procédure et signer. Une PME ne doit pas découvrir une garantie conventionnelle après l’envoi de la lettre.

Préparer une convocation complète

L’employeur convoque avant toute décision, par recommandé ou remise en main propre contre décharge. La convocation indique l’objet, la date, l’heure et le lieu de l’entretien, ainsi que les possibilités d’assistance. Il faut annoncer un entretien préalable à un licenciement envisagé, sans présenter la rupture comme déjà acquise. Sources : Art. L. 1232-2 et R. 1232-1.

Le salarié peut être assisté par une personne de son choix appartenant au personnel. En l’absence d’institutions représentatives dans l’entreprise, il peut aussi recourir à un conseiller du salarié ; la lettre mentionne cette possibilité et les adresses des services où consulter la liste. Ne choisissez pas la rubrique « sans représentants » uniquement parce que le salarié n’est pas lui-même élu. Source : Art. L. 1232-4.

Une copie de la lettre ne prouve pas la date de remise. Conservez la décharge datée ou la preuve de première présentation du recommandé. C’est à partir de cet événement que le délai préalable se calcule.

Calendrier E-17 : compter les jours sans confondre les événements

L’entreprise fictive Érable Services, dotée d’un CSE, envisage un licenciement non disciplinaire pour insuffisance professionnelle. Le salarié est en CDI, compte dix-huit mois d’ancienneté et n’est pas protégé dans cette hypothèse. Le dossier a été examiné, y compris formation, moyens et convention ; aucune formalité supplémentaire n’est supposée applicable.

L’exemple retient un repos hebdomadaire le dimanche, sans jour férié ni autre jour chômé dans l’intervalle. Il illustre les délais, sans garantir que les faits d’une autre entreprise justifieraient le licenciement.

Le jour de présentation ou remise et le jour d’entretien ne sont pas inclus dans les cinq jours. Le samedi peut compter même si l’entreprise ne travaille habituellement que du lundi au vendredi. Si l’expiration tombe un samedi, dimanche ou jour férié ou chômé, la prorogation prévue par R. 1231-1 doit être prise en compte. Sources : Art. R. 1231-1 et Service Public, calcul du délai préalable.

Une première présentation différente impose de reprendre le calcul préalable. Un report d’entretien demande un examen distinct, notamment pour les délais disciplinaires : ne présumez pas qu’il fait repartir tous les délais.

Tenir l’entretien et examiner réellement les réponses

L’employeur expose les motifs envisagés et recueille les explications du salarié. Préparez les points à discuter et leurs pièces ; ne remplacez pas l’échange par la lecture d’une lettre de rupture déjà définitive. Source : Art. L. 1232-3.

Dans E-17, le compte rendu distingue les faits présentés, les réponses et les vérifications décidées. Si le salarié soutient qu’un accès informatique lui manquait, la personne responsable consulte les éléments disponibles avant de maintenir ce grief. Elle n’inscrit pas « refuse de reconnaître ses erreurs » à la place de l’explication donnée.

Le compte rendu reste factuel ; ne présentez pas la signature d’un document comme une reconnaissance obligatoire des motifs. Si les explications conduisent à abandonner le projet, informez clairement le salarié et arrêtez le circuit. Si elles ne lèvent pas les faits retenus, consignez le raisonnement avant de préparer la notification.

Notifier des motifs, pas une appréciation générale

La lettre recommandée avec avis de réception énonce les motifs invoqués. Elle ne peut être expédiée moins de deux jours ouvrables après la date prévue de l’entretien. Dans E-17, l’envoi du 19 respecte cette attente ; il n’est pas imposé de notifier dès la première date possible. Source : Art. L. 1232-6.

La rédaction doit relier les faits retenus aux fonctions et à la qualification choisie. Une mention « attitude incompatible avec nos valeurs » ne remplace pas cette explication. Écartez les griefs contredits par les vérifications et les imputations volontaires qui ne sont pas établies. Un modèle de lettre aide à organiser le document ; il ne crée pas une cause réelle et sérieuse.

Dans l’hypothèse E-17, la direction décide finalement de notifier après son examen des réponses. Le dossier conserve la lettre signée, sa preuve d’expédition et la première présentation du 20. Cette décision demeure contestable : le juge apprécie la régularité et les motifs à partir des éléments des parties ; un doute subsistant profite au salarié. Source : Art. L. 1235-1.

Ajouter les contraintes disciplinaires lorsqu’elles s’appliquent

Pour une faute, L. 1332-4 interdit en principe d’engager des poursuites sur ce seul fait plus de deux mois après sa connaissance par l’employeur, sauf poursuites pénales dans ce même délai. Identifiez donc la connaissance des faits, pas seulement leur date de survenance. Source : Art. L. 1332-4.

L. 1332-2 fixe aussi un maximum d’un mois après le jour fixé pour l’entretien. Ce maximum disciplinaire ne se transpose pas automatiquement au licenciement non disciplinaire E-17. Le dossier de sanction disciplinaire permet d’approfondir cette branche avant de choisir les dates. Source : Art. L. 1332-2.

Traiter les précisions et préparer la sortie

Les motifs peuvent être précisés dans les conditions de L. 1235-2 et R. 1232-13. Le salarié dispose de quinze jours après notification pour demander des précisions par recommandé avec avis de réception ou remise contre récépissé. L’employeur peut répondre, selon les mêmes formes, dans les quinze jours de la réception ; il peut aussi préciser de sa propre initiative dans les quinze jours après notification. Sources : Art. L. 1235-2 et R. 1232-13.

Il s’agit de préciser les motifs énoncés : ne considérez pas ce mécanisme comme un droit à inventer une autre raison après coup. La lettre, éventuellement précisée, fixe les limites du litige sur les motifs.

Dans E-17, sans disposition plus favorable ni événement affectant son cours, le préavis légal est d’un mois pour dix-huit mois d’ancienneté. La présentation du 20 octobre le fait commencer ce jour-là, pour une fin le 19 novembre. Une dispense décidée par l’employeur doit être distinguée d’une suppression de rémunération. Sources : Art. L. 1234-1, L. 1234-3 et L. 1234-5.

Vérifiez séparément les indemnités et sommes dues. Préparez l’attestation employeur et le solde de tout compte sur les événements réels. Organisez la conservation utile pour une procédure prud’homale, avec accès limité. La passation à l’équipe ne nécessite pas de diffuser le dossier personnel détaillé. Source : RGPD, Art. 5(1)(c), 5(1)(e) et 5(1)(f).

Ce qu’il faut retenir

• Qualifiez les faits et les protections avant le calendrier.
• Comptez depuis la présentation ou la remise, pas depuis la rédaction.
• Examinez les explications avant de notifier des motifs précis.
• Distinguez délai disciplinaire, demande de précisions et préavis.

FAQ

Le salarié doit-il venir à l’entretien ?

Non. Son absence ne constitue pas une faute ; l’employeur peut poursuivre la procédure, en respectant les règles applicables. Source : Service Public, tenue de l’entretien.

Une irrégularité signifie-t-elle automatiquement licenciement injustifié ?

Non. L. 1235-2 distingue notamment le vice de procédure d’un licenciement sans cause réelle et sérieuse. Cela ne dispense pas de respecter les formalités.

Peut-on compter cinq jours pendant lesquels le salarié travaille ?

Le texte vise des jours ouvrables, pas les seules journées de son planning. Il faut appliquer la computation légale et les éventuelles prorogations.

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À propos de l’auteur. Thiébaut Devergranne est docteur en droit privé, titulaire du CAPA et fondateur de Legiscope. Il travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.