Mobilité interne : partager un dossier avec mesure

La mobilité interne n’autorise pas le nouveau manager à consulter l’intégralité du dossier salarié. Préparez un dossier de sélection limité aux aptitudes utiles au poste, puis un dossier d’accueil distinct pour la personne retenue. Les données de paie, de santé ou d’un ancien différend ne deviennent pas pertinentes parce qu’elles existent déjà dans le SIRH.

Cette séparation permet de décider sur des critères professionnels et de changer les accès au bon moment. Le guide concerne une candidature à un autre poste chez le même employeur. Un passage dans une autre société du groupe exige aussi de qualifier le partage entre organismes et le changement d’employeur ; l’étiquette « mobilité interne » ne règle pas ces questions.

Partir du poste proposé, pas du dossier disponible

Décrivez les missions, les compétences indispensables et celles qui peuvent s’acquérir après la prise de poste. Cette description permet de choisir les informations nécessaires. L. 1222-2 limite les informations demandées au salarié à l’appréciation de ses aptitudes professionnelles et exige un lien direct et nécessaire avec leur évaluation. Source : Art. L. 1222-2.

Pour un poste de coordination, une réalisation montrant l’organisation d’un travail collectif peut être pertinente. Une liste des arrêts de travail ou une remarque sur la disponibilité du conjoint ne mesure pas cette compétence. Formulez les contraintes du poste — horaires, déplacements réellement nécessaires — plutôt que de demander le récit de la vie familiale.

Les critères de sélection doivent aussi respecter l’interdiction des discriminations, qui vise notamment l’affectation, la promotion et la mutation. Une décision présentée comme une simple réorganisation reste soumise à cette règle. Source : Art. L. 1132-1.

Conservez une description datée du poste. Si les critères changent pendant la sélection, expliquez pourquoi et examinez les candidatures sur la même base pertinente. Ne modifiez pas discrètement la grille pour justifier après coup un choix déjà arrêté.

Donner une finalité et une base au dossier

La finalité est ici d’apprécier une candidature déterminée et d’organiser la mobilité retenue. Elle ne se confond pas avec la paie, une enquête disciplinaire ou la constitution d’un fichier de salariés « à potentiel » utilisable indéfiniment.

Une base légale doit être déterminée pour les opérations réalisées. Dans l’exemple développé ci-dessous, l’entreprise retient son intérêt légitime à organiser une sélection interne pertinente, après examen de la nécessité et des droits des salariés. Ce choix n’est pas un fondement automatique pour toute information RH. Certaines opérations administratives ultérieures peuvent reposer sur le contrat ou une obligation légale. Source : RGPD, Art. 6(1)(b), (c), (f).

L’analyse de l’intérêt légitime doit expliquer pourquoi le dossier réduit suffit et quelles protections limitent l’atteinte : destinataires désignés, absence de données privées inutiles, possibilité de corriger les faits et durée liée au processus. Si un champ n’est pas nécessaire, l’intérêt professionnel affiché ne le sauve pas. Si cette base est retenue, organisez aussi le droit d’opposition dans les conditions de l’Art. 21(1), sans promettre un effacement inconditionnel de toute pièce. Source : RGPD, Art. 21.

Exemple renseigné : le dossier de candidature M26

L’entreprise, la candidature et les documents M26 sont fictifs. Sillage cherche une coordinatrice des commandes. Nora, déjà gestionnaire dans une autre équipe de la même société, candidate. Le poste requiert le suivi des commandes, le traitement des écarts et l’animation d’un point hebdomadaire ; une formation à la planification est possible après l’arrivée.

Les RH ne donnent pas au manager recruteur un accès général au dossier salarié. Elles composent avec Nora une sélection de pièces :

Cette fiche tranche réellement le partage. La mention « manager » ne donne pas accès aux rubriques exclues, y compris par le bouton d’export du SIRH. Les principes de minimisation et de limitation des finalités s’appliquent aux consultations comme aux copies. Source : RGPD, Art. 5(1)(b), (c).

Pour les aménagements nécessaires, utilisez le circuit approprié : le responsable organise le travail à partir des informations nécessaires, sans réclamer le diagnostic médical. L’existence d’un document dans le dossier RH ne justifie pas sa diffusion à la commission de sélection.

Contextualiser une évaluation avant de la réutiliser

Un résultat ancien porte sur des objectifs, des moyens et une période. Il ne décrit pas nécessairement les aptitudes au poste visé. Dans M26, une observation de 2024 indique que Nora n’a pas encore animé de réunion. Les RH la conservent comme constat daté de cette période, mais y ajoutent ses interventions effectivement réalisées depuis lors. Elles ne transforment pas « non observé en 2024 » en « incapable d’animer ».

Le guide de l’entretien d’évaluation aide à distinguer faits, critères et appréciations. Une erreur sur une formation suivie appelle une rectification ; un désaccord sur une appréciation demande d’en examiner la formulation, le contexte et les observations du salarié. Le droit de rectification ne se résume ni à effacer toute critique, ni à conserver toute note sans contrôle. Sources : RGPD, Art. 5(1)(d), Art. 16.

Si Nora signale un fait inexact avant la décision, les RH vérifient la pièce concernée et empêchent que cette donnée soit utilisée comme un fait acquis. Une demande de limitation liée à la contestation de l’exactitude doit être traitée dans les conditions de l’Art. 18(1)(a), pendant la vérification. La limitation n’est pas une simple annotation visible à côté d’un classement qui continue à utiliser la donnée. Source : RGPD, Art. 18.

Annoncer les méthodes et les destinataires

Avant la mise en œuvre des méthodes d’évaluation, informez expressément le salarié. L. 1222-3 impose cette information, la pertinence des méthodes et la confidentialité des résultats. Un exercice ou un entretien supplémentaire doit avoir une utilité expliquée pour le poste. Source : Art. L. 1222-3.

Dans M26, Nora reçoit la description d’un entretien et d’un exercice de traitement d’écart sur des données fictives. Le manager examine sa démarche et les compétences annoncées. Il ne lui demande pas de transmettre des dossiers clients réels pour prouver son expérience.

L’information RGPD précise notamment finalités, base légale, destinataires, durée ou critères de conservation et droits. Selon la source des données, appliquez les Art. 13 ou 14. Si les informations pertinentes ont déjà été fournies, il n’est pas nécessaire de les répéter artificiellement ; une notice RH trop générale ne prouve toutefois pas que le salarié connaît cette réutilisation. Source : RGPD, Art. 13(1) à (4) et 14(1) à (5).

L’introduction d’un traitement automatisé de gestion du personnel appelle aussi l’examen des obligations préalables envers le CSE dans le champ des entreprises d’au moins cinquante salariés. Un moyen contrôlant l’activité relève de l’information-consultation prévue par L. 2312-38. Ne confondez pas ces formalités avec l’information individuelle. Source : Art. L. 2312-38.

Décider sans déléguer le choix à une étiquette

La fiche finale de M26 retient les éléments suivants : maîtrise de l’outil confirmée, résolution d’écart expliquée, expérience d’animation documentée, formation à la planification à organiser. Les RH et le responsable retiennent la candidature avec cet accompagnement. Ce résultat appartient uniquement à l’exemple ; il ne constitue pas une promesse de promotion fondée sur quelques critères universels.

Un classement produit par un outil ne doit pas masquer la décision réellement prise. Lorsque celle-ci est exclusivement automatisée et produit un effet juridique ou similaire significatif, l’Art. 22 impose son régime particulier. Le clic d’un manager qui ne réexamine rien ne démontre pas à lui seul une appréciation réelle. Source : RGPD, Art. 22(1) à (4).

Si Nora n’était pas retenue, le dossier devrait exposer les critères professionnels effectivement utilisés. Une mention permanente « non mobile » serait trompeuse si le refus concerne seulement un poste, une date ou des conditions données. Le suivi d’une candidature ne doit pas devenir une exclusion de toutes les opportunités futures.

Formaliser le changement avant de transférer les droits

La candidature ne vaut pas acceptation de toutes les conditions du futur poste. Rapprochez fonctions, rémunération, horaires et lieu ; préparez l’avenant nécessaire lorsque la modification contractuelle le requiert. La clause de mobilité géographique ne répond pas à elle seule à ces autres changements.

Dans M26, les parties formalisent les conditions retenues pour une prise de poste le 2 novembre 2026. Les opérations techniques suivantes sont prévues pour cette date :

• activer les permissions correspondant à la coordination, après validation du responsable ;
• retirer les pouvoirs d’approbation de l’ancienne équipe ;
• maintenir seulement un accès de consultation aux commandes en cours de passation jusqu’au 6 novembre ;
• mettre à jour le rattachement et les coordonnées dans l’annuaire interne.

La fin de passation du 6 novembre est un choix du scénario, pas une durée légale. L’administrateur contrôle l’accès effectif, y compris les groupes hérités ; il ne se contente pas d’un ticket marqué « traité ». Toute prolongation nécessite un besoin précis et une nouvelle échéance. Cette organisation applique les exigences de protection par défaut et de sécurité. Source : RGPD, Art. 25(2) et 32(1).

Clore le dossier sans supprimer les droits

Après la décision, retirez au manager les accès de sélection devenus inutiles. Les pièces nécessaires au suivi du nouveau poste rejoignent leur circuit ; les brouillons et copies sans utilité ne sont pas conservés par habitude. Une archive de preuve répond à une finalité, des destinataires et une durée distincts. L’Art. 5(1)(e) n’autorise pas un stockage sans limite au motif que le salarié reste présent. Source : limitation de la conservation.

Une demande d’accès peut porter sur les données d’évaluation. La confidentialité ne permet pas de la refuser globalement ; protégez les droits d’autrui sans dissimuler les données concernant le demandeur. Les Art. 12(3) et 15 encadrent la réponse, notamment son délai. Source : RGPD, accès et modalités.

Ce qu’il faut retenir

• Constituez un dossier pour le poste visé, pas une copie du SIRH.
• Contextualisez les évaluations et traitez les erreurs avant décision.
• Distinguez sélection, accord contractuel et habilitations.
• Clôturez les accès de sélection et les droits de passation.

FAQ

L’ancien manager doit-il transmettre toutes ses notes ?

Non. Les informations transmises doivent être nécessaires, pertinentes et contextualisées. Le classement dans un dossier professionnel ne suffit pas.

La candidature autorise-t-elle tous les traitements ?

Non. Chaque usage doit être justifié et transparent. Une candidature ne vaut pas consentement général à toute consultation des fichiers RH.

Peut-on garder les droits de l’ancien poste ?

Seulement dans la mesure où un besoin le justifie. Une passation doit préciser les permissions maintenues et leur échéance.

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À propos de l’auteur. Thiébaut Devergranne est docteur en droit privé, titulaire du CAPA et fondateur de Legiscope. Il travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.