Apprentissage : sécuriser le dossier employeur

Le contrat d’apprentissage doit être écrit et signé avant l’emploi de l’apprenti. L’accord oral d’un CFA ne remplace ni ce contrat ni la préparation du poste. Pour sécuriser le dossier, l’employeur doit faire correspondre la formation, la durée, la rémunération, l’encadrement et les dates réelles, puis suivre la transmission à l’OPCO jusqu’à sa décision. Code du travail, L. 6222-4.

Ce guide concerne une embauche dans une entreprise privée. Il propose un dossier de préparation et un exemple renseigné ; il ne garantit ni l’attribution d’une aide ni la prise en charge intégrale du coût de formation.

Vérifier l’éligibilité et le parcours avant de remplir le contrat

Dans le cas général, l’apprentissage commence entre seize ans et vingt-neuf ans révolus. Des dérogations existent, notamment pour certains jeunes de quinze ans et certaines situations au-delà de vingt-neuf ans. Si le candidat sort du cas général, rattachez sa situation à la dérogation exacte et à ses conditions ; l’inscription acceptée par une école ne suffit pas à établir cette éligibilité. L. 6222-1 et L. 6222-2.

Identifiez ensuite le diplôme ou titre préparé, sa certification, le CFA et la durée du cycle. Le contrat ou la période d’apprentissage dure en principe de six mois à trois ans et correspond au cycle préparé. Une durée différente tenant aux compétences de l’apprenti doit être justifiée et fixée par la convention tripartite prévue entre CFA, employeur et apprenti ou représentant légal. Ne raccourcissez pas simplement une date dans le formulaire. L. 6222-7-1.

Distinguez trois dates : début d’exécution du contrat, début de formation pratique et début de formation au CFA. Les deux dernières ne peuvent être postérieures de plus de trois mois au début d’exécution. Une arrivée dans l’entreprise après le premier cours ne signifie donc pas nécessairement que le contrat commence ce jour-là. L. 6222-12.

Constituer quatre ensembles documentaires

Le dossier contractuel comprend le formulaire en vigueur, les signatures, les dates et la rémunération. Service Public renvoie au Cerfa n° 10103 ; pour un apprenti mineur, la signature du représentant légal s’ajoute à celles de l’employeur et de l’apprenti. Un exemplaire est remis à ce dernier. Partez du formulaire officiel disponible au moment de la préparation, plutôt que d’un ancien fichier enregistré localement. Service Public, établissement du contrat.

Le dossier de formation contient la convention avec le CFA, le calendrier et, si elle est nécessaire, la convention tripartite d’adaptation de durée. Vérifiez que l’intitulé de la formation, les périodes et les parties correspondent aux documents signés. Une convention commerciale adressée à une autre société du groupe ne permet pas de présumer que votre entreprise est couverte.

Le dossier d’encadrement identifie le maître d’apprentissage, les éléments établissant sa compétence et sa disponibilité. Enfin, le dossier de suivi conserve la transmission à l’OPCO, les demandes complémentaires, les réponses et la décision. Il évite de confondre « fichier envoyé », « dossier complet » et « financement accordé ».

Ces ensembles peuvent être réunis dans un même outil avec des droits distincts. L’important est de retrouver la bonne version et de savoir qui doit agir, pas de multiplier les répertoires.

Désigner un maître d’apprentissage qui peut réellement former

Le maître d’apprentissage contribue à l’acquisition des compétences en liaison avec le CFA. Il doit satisfaire aux conditions légales, notamment être majeur et volontaire ; l’employeur ou le conjoint collaborateur peut aussi remplir cette fonction dans les conditions du texte. L’employeur doit lui dégager le temps nécessaire pour accompagner l’apprenti et échanger avec le centre. L. 6223-5, L. 6223-8-1 et L. 6223-7.

Consultez les stipulations de branche applicables. À défaut de conditions conventionnelles, R. 6223-22 retient notamment un diplôme ou titre correspondant, de niveau au moins équivalent, accompagné d’une année d’activité professionnelle en rapport, ou deux années d’activité en rapport. Les périodes de formation et stages visés par cet article ne comptent pas dans cette expérience. Un CV indiquant « trois ans d’alternance » ne démontre donc pas à lui seul les deux années requises. R. 6223-22.

Vérifiez également le nombre d’apprentis déjà suivis : le maximum général est de deux simultanément par maître, avec la possibilité supplémentaire prévue pour une formation prolongée après échec à l’examen. R. 6223-6.

Préparer la rémunération sans confondre âge et année

Le minimum varie selon l’âge et la progression ; les dispositions contractuelles ou conventionnelles plus favorables restent applicables. Pour les dix-huit à vingt ans, le barème réglementaire prévoit 43 % du Smic en première année, 51 % en deuxième et 67 % en troisième. Ce tableau ne permet pas de traiter tous les parcours comme une première année simplement parce que l’apprenti change d’entreprise. L. 6222-27 et D. 6222-26.

La fiche de paie préparatoire doit préciser l’âge, l’année retenue, les éventuels contrats antérieurs, les règles conventionnelles et le minimum calculé avec le Smic applicable. Transmettez aussi les dates futures qui modifieront le barème. Lorsqu’un contrat est raccourci par rapport au cycle, des règles spécifiques déterminent la progression à retenir pour la rémunération. D. 6222-28-1.

Séparez ce salaire du financement de la formation et d’une éventuelle aide employeur. Une aide attendue ne se déduit pas du salaire dû. Demandez au CFA et à l’OPCO les éléments permettant de chiffrer ce qui sera pris en charge et ce qui restera à payer ; ne transformez pas une estimation en accord reçu.

Exemple renseigné : préparer l’arrivée de Lina

La PME fictive Aster prépare l’arrivée de Lina, dix-neuf ans, pour un premier apprentissage en BTS gestion de la PME. L’exemple retient un cycle complet de deux ans, sans adaptation de durée ni contrat antérieur. Le poste est administratif, de jour et sans suivi individuel renforcé. Les conditions de branche ont été examinées ; on suppose qu’elles n’imposent pas de rémunération plus favorable ni d’autres conditions de compétence du maître.

La responsable administrative transmet la DPAE le 1er octobre pour le début du 5 et inscrit Lina au registre unique du personnel à son arrivée. Le dépôt du contrat d’apprentissage ne remplace pas ces démarches. Elle complète les autres formalités d’embauche, notamment l’accueil et le suivi de santé au travail.

Sur une semaine de trente-cinq heures prévue dans l’exemple, quatorze heures de formation obligatoire au CFA laissent vingt et une heures en entreprise. Ajouter trente-cinq heures en entreprise aux quatorze heures de cours compterait quarante-neuf heures : ce n’est pas le planning convenu. Le temps de formation au CFA est compris dans l’horaire de travail, sous l’exception des modules complémentaires librement choisis prévue par le texte. Les tâches confiées doivent être directement liées à la formation. L. 6222-24.

Dans le scénario, la visite d’information et de prévention est réalisée le 19 octobre et l’accord de prise en charge reçu le 20. La fiche de suivi enregistre ces résultats distinctement. La préparation administrative est achevée ; l’accompagnement pédagogique et les contrôles de paie continuent pendant le contrat.

Transmettre à l’OPCO et traiter un dossier incomplet

L’employeur transmet le contrat avec la convention de formation et, le cas échéant, la convention tripartite dans les cinq jours ouvrables suivant le début d’exécution. Un CFA interne relève des pièces particulières prévues par le texte. La preuve d’envoi doit permettre d’identifier les documents effectivement transmis. D. 6224-1.

L’OPCO contrôle notamment l’éligibilité, l’âge, le maître, la rémunération et les conditions relatives à l’organisme de formation. Le délai de vingt jours pour statuer court à compter de la réception de l’ensemble des documents requis. Son silence au terme de ce délai vaut refus de prise en charge, pas accord. Un dossier resté sans réponse ne doit donc pas être classé comme financé. D. 6224-2 et R. 6224-3.

Si une pièce manque, attribuez la réponse à une personne et conservez la date de complément. Si une incohérence touche un élément essentiel, ne remplacez pas discrètement le contrat signé par une version corrigée : l’avenant doit suivre le circuit de dépôt prévu. Un refus appelle l’examen de ses motifs avec les parties et le CFA, pas la présomption que le contrat aurait disparu. D. 6224-5.

Santé, accès et suivi pendant le contrat

Dans le cas général, le suivi médical d’embauche de l’apprenti intervient au plus tard dans les deux mois suivant l’embauche. Les exigences plus précoces restent à respecter : visite préalable à l’affectation pour un mineur ou un travailleur de nuit, examen d’aptitude préalable pour un poste relevant du suivi renforcé. Le calendrier de Lina, majeure dans notre hypothèse, ne s’applique donc pas automatiquement à un apprenti de dix-sept ans. R. 6222-36, R. 4624-18 et R. 4624-24.

Réservez les pièces administratives et bancaires aux personnes qui en ont besoin. Le maître reçoit les objectifs et le calendrier, pas automatiquement tout le dossier de paie. L’information RH doit rendre compréhensibles les traitements et les destinataires. La minimisation concerne aussi les échanges avec le CFA : un bilan pédagogique ne justifie pas de joindre systématiquement une pièce d’identité. RGPD, Art. 5(1)(c).

Ce qu’il faut retenir

• Signez avant l’emploi et faites correspondre contrat, cycle et dates réelles.
• Vérifiez la compétence et la disponibilité du maître, pas seulement son nom.
• Suivez le dossier OPCO complet jusqu’à la décision ; le silence ne vaut pas accord.
• Intégrez les cours dans le temps de travail et préparez les évolutions de paie.

FAQ

Une licence professionnelle d’un an se paie-t-elle comme une première année ?

La rémunération minimale correspond à celle d’une deuxième année, selon les conditions de D. 6222-26. La seule durée d’un an ne permet pas de retenir le taux de première année. D. 6222-32.

Faut-il modifier le salaire le jour des vingt et un ans ?

La majoration liée à cet âge prend effet le premier jour du mois suivant l’anniversaire, sous réserve des dispositions plus favorables. Préparez ce changement et la comparaison avec le minimum conventionnel applicable. D. 6222-31.

Les quarante-cinq premiers jours sont-ils des jours calendaires ?

Le délai visé pour la rupture initiale compte les jours de formation pratique en entreprise, consécutifs ou non. Les jours au CFA ne doivent pas être ajoutés comme des journées de pratique. Tenez un décompte réel avant toute décision de rupture. L. 6222-18, premier alinéa.

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À propos de l’auteur. Thiébaut Devergranne est docteur en droit privé, titulaire du CAPA et fondateur de Legiscope. Il travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.