Nouvelle catégorie de données : réexaminer le projet
Évaluer l’ajout d’un champ dans un outil : nécessité, sensibilité, base légale, accès et effets sur les documents RGPD.
Un métier demande un champ supplémentaire dans une fiche : situation familiale, précision médicale ou identifiant permettant un rapprochement. L’ajout paraît simple pour le développeur, mais peut changer la nature du traitement et les risques. La bonne question n’est pas seulement de savoir où stocker la donnée, mais pourquoi la collecter et qui en a besoin.
Ce qu’il faut retenir
- Un nouveau champ doit répondre à un besoin défini, pas à une utilité éventuelle.
- Un champ libre peut collecter bien plus que ce que son intitulé suggère.
- Toutes les données fortement identifiantes ne relèvent pas automatiquement de l’article 9 ; certaines catégories y sont soumises à un régime particulier.
- Les accès, exports, durées et droits doivent être examinés avant d’activer la collecte.
Demander une justification métier vérifiable
La fiche de demande peut tenir en quelques lignes : objectif, décision ou service rendu, personnes concernées, donnée exacte, caractère obligatoire ou facultatif et solution alternative. Demandez ce qui devient impossible si le champ n’est pas collecté.
Les articles 5(1)(b) et 5(1)(c) imposent des finalités déterminées et des données adéquates, pertinentes et limitées au nécessaire. L’article 25(2) prévoit des mesures appropriées pour limiter par défaut les données traitées, notamment leur quantité et leur accessibilité. RGPD.
Un projet urgent ne doit pas contourner cette étape en présentant le champ comme provisoire.
Examiner le champ et ses usages secondaires
| Question | Point à vérifier |
|---|---|
| Quelle précision est nécessaire ? | Catégorie générale, valeur exacte ou simple confirmation |
| Le champ est-il libre ? | Risque de données non sollicitées ou sensibles |
| Qui le voit ? | Écrans, recherches, exports et interfaces |
| Combien de temps reste-t-il utile ? | Durée distincte éventuelle du reste du dossier |
| Peut-on le corriger ? | Source de référence et propagation |
| Que produit-il ? | Classement, contrôle, exclusion ou autre conséquence |
Exemple hypothétique : un service veut connaître une contrainte d’accessibilité pour organiser un rendez-vous. Une question ciblée sur l’aménagement nécessaire peut être moins intrusive qu’un champ demandant un historique médical. Cela ne supprime pas l’analyse juridique de la donnée effectivement recueillie.
Vérifier le régime juridique pertinent
Identifiez la base légale de l’article 6(1). Si la donnée révèle une catégorie particulière de l’article 9(1), comme une donnée concernant la santé, il faut également une condition applicable de l’article 9(2). Le consentement explicite constitue l’une des conditions prévues, sans être universellement approprié ni le seul cas possible. RGPD, chapitre II.
D’autres informations, par exemple certaines données relatives aux infractions, relèvent d’un régime distinct prévu à l’article 10. La qualification doit porter sur le contenu et le contexte, pas seulement sur le nom du champ.
Si le nouveau champ sert une nouvelle finalité, utilisez l’analyse de changement de finalité. S’il modifie le risque du traitement, examinez la révision de l’AIPD ou la nécessité d’en réaliser une.
Préparer la collecte et vérifier le déploiement
Adaptez l’information des personnes, les habilitations et les instructions aux sous-traitants. Vérifiez les copies automatiques : un champ masqué dans l’écran peut rester présent dans un export ou une API. Définissez la durée et le traitement des valeurs déjà collectées lors d’essais éventuels.
Prévoyez le traitement des champs vides et des refus lorsque la donnée n’est pas obligatoire. Une interface ne doit pas empêcher artificiellement l’accès au service pour une information dont la collecte n’est pas nécessaire.
Après activation, contrôlez quelques situations représentatives avec des données fictives lorsque possible : rôle autorisé, rôle non autorisé, export, correction et suppression. La décision doit être rattachée à la configuration réellement mise en service.
FAQ
Un champ facultatif respecte-t-il automatiquement la minimisation ?
Non. Le caractère facultatif ne dispense pas de justifier la finalité et la pertinence de la collecte, ni de respecter les autres conditions applicables.
Un menu déroulant est-il toujours préférable au texte libre ?
Il peut limiter les informations collectées, mais doit permettre de représenter correctement la situation utile. Choisissez un format adapté au besoin et évitez les catégories inutilement détaillées.
Peut-on réserver le champ à une seule équipe ?
Une habilitation ciblée peut réduire l’exposition. Vérifiez aussi les exports, recherches, interfaces et copies qui pourraient rendre la donnée accessible ailleurs.
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Thiébaut Devergranne, docteur en droit et fondateur de donneespersonnelles.fr, travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.