Conservation des CV : distinguer recrutement et vivier

Deux ans n’est pas la durée légale de tous les CV. Il faut distinguer le recrutement en cours, un vivier pour de futures offres et une archive destinée à défendre un droit. Une même pièce peut être utile à plusieurs étapes, avec des accès et des échéances différents.

Les repères pour un candidat non retenu

La CNIL recommande de distinguer :

Ces durées sont des recommandations à justifier selon le contexte, sous réserve de règles spécifiques. Elles ne prescrivent pas de conserver systématiquement chaque CV aussi longtemps. Le vivier constitue une finalité distincte, et l’archive probatoire ne doit pas rester disponible pour démarcher les candidats. CNIL, guide du recrutement, fiche 9, pages 49 à 53 ; référentiel RH actualisé en mai 2026, page 3.

Pour construire votre politique, classez d’abord les dossiers : recrutement ouvert, dossier clos, vivier autorisé, archive justifiée ou suppression. Une seule case « conserver deux ans » dans l’ATS ne permet pas de distinguer ces situations. Le tableau des durées de conservation aide à coordonner cette politique avec les autres fichiers RH.

Le consentement n’est pas la seule base possible du vivier

La CNIL recommande le consentement pour intégrer un candidat non retenu à un vivier. Elle admet aussi l’intérêt légitime, avec information expresse et possibilité de s’opposer facilement sans devoir justifier davantage que le souhait de ne plus être contacté. Le consentement ne devient donc pas obligatoire seulement à l’expiration de deux ans. CNIL, guide du recrutement, fiche 4, pages 26 à 28.

Choisissez le fondement avant l’utilisation et documentez-le. Si vous utilisez le consentement, il doit être libre, spécifique, éclairé, univoque et prouvable ; son retrait doit être aussi simple que son recueil. Si vous retenez l’intérêt légitime, évaluez sa nécessité et les droits des personnes. Aucun des deux ne permet une conservation indéfinie. RGPD, art. 5(1)(e), 6(1)(a), 6(1)(f) et 7.

Exemple de formulaire à adapter : après avoir traité la candidature à un poste déterminé, proposez une option distincte « Recevoir de nouvelles propositions correspondant à mon profil pendant [durée] ». Expliquez qui contactera la personne et comment retirer son accord. Une case déjà cochée ou un silence ne constitue pas un choix positif.

Le fait d’envoyer spontanément un CV n’autorise pas toutes les réutilisations. Analysez ce que la personne demande réellement et présentez clairement le fonctionnement du vivier. Notre guide du recrutement conforme au RGPD replace cette étape dans l’ensemble du processus.

Définir un dernier contact vérifiable

Dans votre procédure, précisez les événements pris en compte : échange sur une candidature, réponse du candidat, actualisation du profil ou confirmation d’un intérêt pour de futures offres. Conservez la date et le motif, sans recopier inutilement tout le contenu des échanges dans un journal supplémentaire.

Évitez une remise à zéro purement technique à chaque export, ouverture du dossier par un recruteur ou modification interne. Ces actions ne montrent pas que le candidat souhaite encore recevoir des offres. À l’échéance, réexaminez la nécessité du vivier ; l’envoi automatique de relances sans réponse ne devrait pas servir à prolonger indéfiniment la présence d’un profil.

Exemple de règle opérationnelle : trente jours avant l’échéance choisie, l’ATS signale le dossier au recruteur. Celui-ci vérifie s’il existe un motif documenté de renouvellement. À défaut, le profil sort du vivier, puis les éventuels éléments probatoires suivent un circuit séparé. Ce délai de préparation de trente jours est un choix d’organisation, pas une exigence légale.

Cas pratique : une candidature, plusieurs dates à suivre

Exemple fictif. Une PME recrute une responsable de projet. Le poste est pourvu le 9 octobre 2026. Le même jour, une candidate non retenue reçoit la décision et choisit expressément d’intégrer le vivier. La PME a retenu une durée de douze mois pour cet usage, compte tenu de ses besoins prévisibles et de la rapidité d’évolution des profils. Elle a expliqué ce choix dans son information et conserve la preuve de l’accord.

Cette durée de douze mois est une décision propre à l’exemple, pas un nouveau délai légal. La date de fin du vivier est fixée au 9 octobre 2027. L’entreprise doit aussi décider si certaines pièces restent nécessaires pour expliquer le refus ou défendre ses droits. Ces usages ne prolongent pas automatiquement la possibilité de proposer des postes à la candidate.

Si la candidate retire son accord avant cette date, la PME arrête cet usage sans attendre la purge annuelle. Le dossier ne reste pas consultable par les recruteurs sous le seul prétexte qu’une pièce est utile au service chargé d’un contentieux. À l’inverse, une demande d’effacement doit recevoir une réponse précise si une conservation distincte demeure nécessaire et licite.

Pour une archive probatoire justifiée, la fiche indique la finalité, les pièces sélectionnées, les habilitations et l’échéance de réexamen. Écrire « cinq ans » dans une colonne sans identifier le besoin ni le point de départ laisse le dossier incomplet. Une réclamation reçue pendant cette période peut appeler une conservation adaptée aux besoins de sa gestion, documentée séparément.

Paramétrer les champs qui commandent réellement la purge

Dans un ATS ou un tableau de suivi, séparez au minimum la date de clôture du recrutement, la date de l’événement pertinent pour le vivier, son fondement, son échéance et l’existence éventuelle d’une archive. La date technique « dernière modification » ne doit pas remplacer tous ces champs : corriger une faute d’orthographe ou migrer le logiciel ne manifeste pas un nouveau choix du candidat.

Pour le cas précédent, le statut opérationnel peut être « vivier jusqu’au 9 octobre 2027 », avec un lien vers la preuve du choix. Si une archive existe, son accès est réservé aux personnes habilitées pour cet autre usage. Il n’est pas nécessaire de laisser tout le dossier visible au recruteur pour lui indiquer qu’il ne doit plus contacter la candidate.

Lors d’une migration, vérifiez ce que deviennent les dates manquantes. Un dossier sans date de contact fiable n’est pas un dossier récent. Placez-le dans une file de décision : retrouver une preuve pertinente, justifier une conservation limitée si elle est possible, ou supprimer les données devenues inutiles. Évitez une valeur par défaut égale à la date d’import pour tous les profils.

La vérification doit aussi porter sur les documents. Dans un exercice préparé avec des données fictives, retirez un profil du vivier puis recherchez sa pièce jointe, ses exports et ses apparitions dans les listes de sélection. Le résultat attendu est l’arrêt de l’usage concerné, avec le sort des éventuelles archives expliqué. Ce contrôle proposé ne suppose aucune fonction particulière d’un fournisseur et ne vaut pas certification d’un ATS.

Ne pas confondre archive de preuve et prescription

L’action en réparation d’une discrimination se prescrit par cinq ans à compter de sa révélation, et non automatiquement cinq ans après le refus. Le repère d’archivage de la CNIL ne réécrit pas ce point de départ. En présence d’une réclamation ou d’un litige, réévaluez la conservation des éléments nécessaires. Code du travail, L1134-5.

Une archive probatoire peut comprendre, selon le besoin, l’offre, les critères objectifs, les évaluations pertinentes et la décision. Elle n’a pas vocation à conserver toute information trouvée sur internet ou toutes les pièces fournies spontanément. Définissez un accès limité au service habilité et une date de réexamen. L’exception au droit à l’effacement pour la défense de droits en justice exige cette nécessité ; elle ne couvre pas un stock indistinct de CV. RGPD, art. 17(3)(e).

Trier le dossier du candidat embauché

L’embauche ne rend pas utiles toutes les données collectées pendant la sélection. Déterminez ce qui est nécessaire à la gestion du personnel, ce qui relève d’une preuve particulière et ce qui doit être supprimé. Un document médical non pertinent ou une copie superflue ne devient pas légitime parce que la personne a signé son contrat. Cette sélection applique la minimisation de l’art. 5(1)(c).

Organisez une remise limitée entre recrutement et administration du personnel. Par exemple, le service paie n’a pas besoin des commentaires d’un exercice de sélection pour établir le premier bulletin. Consignez les finalités et durées dans le registre des activités de traitement.

Rendre la purge effective dans tous les outils

Préparez un inventaire des emplacements : ATS, messagerie, stockage partagé, exports des managers et dossiers papier. Pour chaque emplacement, affectez un responsable de suppression et une méthode de vérification.

Une suppression du résultat de recherche sans suppression de la pièce jointe est insuffisante. Pour garder des statistiques, vérifiez qu’elles ne permettent plus raisonnablement de retrouver les personnes ; remplacer le nom par un numéro ne suffit pas à anonymiser.

La notice de recrutement doit annoncer les durées ou leurs critères et les droits applicables. Les demandes doivent être traitées sans retard injustifié et en principe dans le mois, avec les possibilités de prolongation et d’explication prévues par le règlement. RGPD, art. 12(3), 13(2)(a) et 14(2)(a). Le guide des demandes d’effacement explique les limites liées aux autres finalités.

Ce qu’il faut retenir

• Distinguez sélection, vivier, dossier salarié et preuve d’un contentieux.
• Les deux ans sont un repère pour le vivier, pas une autorisation de tout garder.
• Le consentement recommandé pour le vivier n’exclut pas tout recours à l’intérêt légitime.
• Une archive probatoire doit être nécessaire, séparée et réservée aux personnes habilitées.
• La purge doit atteindre les copies, pas seulement la fiche principale de l’ATS.

FAQ

Faut-il garder tous les CV pendant deux ans ?

Non. Il faut conserver uniquement les données nécessaires à une finalité définie. Un profil sans utilité pour le recrutement, le vivier ou une archive justifiée n’a pas à rester stocké jusqu’à une durée maximale.

Le retrait du consentement impose-t-il de supprimer toutes les preuves ?

Il met fin au traitement fondé sur ce consentement. Une conservation distincte réellement nécessaire à la défense de droits peut subsister, mais elle doit être expliquée et ne permet plus de recontacter la personne pour des offres.

Peut-on prolonger le vivier avec une relance automatique ?

Une action interne ou une relance sans réponse ne doit pas devenir un mécanisme de conservation permanente. Prévoyez une règle documentée de renouvellement et une suppression effective à défaut de justification.

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Thiébaut Devergranne, docteur en droit et fondateur de donneespersonnelles.fr, travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.