Références professionnelles : répondre avec mesure

Une prise de références professionnelles doit vérifier des aptitudes utiles au poste, sans ouvrir le dossier personnel du candidat. Le recruteur doit annoncer la démarche et justifier sa collecte ; l’ancien employeur doit, de son côté, déterminer ce qu’il peut communiquer, à qui et sur quel fondement. Le nom d’un contact donné dans un CV n’autorise pas toutes les questions.

Ce guide concerne un recrutement ordinaire dans le secteur privé. Les vérifications réglementaires propres à certaines fonctions exigent une analyse supplémentaire. L’objectif est de préparer une réponse factuelle, puis de gérer les informations obtenues sans transformer une conversation en jugement définitif sur une personne.

Deux organismes, deux décisions à documenter

Le futur employeur cherche à apprécier une candidature. L’ancien employeur répond éventuellement à une demande externe en utilisant des informations recueillies dans une autre relation. Ces opérations n’ont pas automatiquement le même fondement ni le même périmètre.

L’Art. L. 1221-6 du Code du travail limite les informations demandées au candidat à celles présentant un lien direct et nécessaire avec l’emploi ou ses aptitudes professionnelles. Les Art. L. 1221-8 et L. 1221-9 imposent respectivement l’information préalable sur les méthodes utilisées et la connaissance préalable du dispositif de collecte. La discrétion d’un appel ne dispense pas de ces exigences.

Le RGPD ajoute notamment finalité, minimisation, exactitude et licéité, selon les Art. 5(1)(a) à (d) et 6(1). Avant de contacter quelqu’un, traduisez donc le besoin en compétences vérifiables : conduite d’un projet, utilisation d’un équipement, coordination d’une équipe. « Savoir à qui nous avons affaire » est trop indéterminé pour construire un questionnaire pertinent.

Informer le candidat avant de contacter ses références

Expliquez les personnes susceptibles d’être sollicitées, le moment et l’objet des échanges. Valider avec le candidat les contacts proposés constitue une précaution pratique, particulièrement lorsque son employeur actuel ignore sa recherche. Ce dialogue ne remplace pas la qualification juridique du traitement.

Pour les données obtenues auprès d’un tiers, les Art. 14(1), 14(2) et 14(3) encadrent le contenu et le calendrier de l’information : catégories, source, finalité, base légale, destinataires, conservation et droits notamment. Le délai maximal d’un mois de l’Art. 14(3)(a) ne permet pas de reporter l’annonce d’une méthode de recrutement que le Code du travail exige préalablement.

Une première formulation peut être : « Pour apprécier votre expérience de coordination, nous souhaitons interroger les contacts professionnels convenus avec vous sur les missions concernées. Notre notice explique l’utilisation des réponses et vos droits. » C’est une proposition partielle à adapter, pas une notice complète. Elle doit correspondre aux contacts et questions réellement prévus.

Si l’organisation entend se prévaloir de l’Art. 14(5)(a), elle doit vérifier que le candidat dispose déjà des informations requises. Le fait que l’entreprise possède déjà son CV ne démontre pas qu’il connaît cette collecte indirecte.

Vérifier le demandeur avant toute réponse

L’ancien employeur doit identifier l’organisme, l’interlocuteur, le poste et le besoin précis. Une signature de cabinet de recrutement dans un email ne suffit pas à authentifier la demande. Au besoin, confirmez la démarche par un canal professionnel connu ou retrouvé indépendamment du message reçu.

Demandez quel contact a été annoncé au candidat et quelles informations sont recherchées. Un manager cité personnellement n’est pas nécessairement habilité à communiquer au nom de l’entreprise. Le service RH peut centraliser la demande, vérifier le périmètre et solliciter seulement l’observation professionnelle utile.

Quand le besoin se limite aux dates d’emploi ou à la fonction, examinez d’abord un justificatif détenu par le candidat. La préparation du départ du salarié facilite cette alternative. Répondre à une demande ciblée ne nécessite pas d’envoyer les bulletins de salaire, les évaluations et la correspondance de départ.

L’accord pratique ne règle pas toute la base légale

Chaque responsable de traitement doit déterminer son fondement. Dans le secteur privé, l’intérêt légitime de l’Art. 6(1)(f) peut être examiné : intérêt précis, nécessité et mise en balance avec les droits et attentes de la personne. Il ne faut pas le déduire automatiquement du caractère professionnel des données.

Si le consentement est retenu, sa validité et sa preuve doivent satisfaire notamment l’Art. 7. Une autorisation globale de « vérifier toutes informations utiles » est insuffisante pour couvrir toute révélation. La pression liée à la candidature doit aussi être examinée : une signature ne garantit pas, à elle seule, un choix libre.

L’ancien employeur doit également examiner la réutilisation des informations de gestion RH pour cette communication. L’Art. 6(4) s’applique dans son champ ; il ne constitue pas une autorisation indépendante de diffuser le dossier. Le fait qu’une donnée soit exacte ou déjà connue du candidat ne la rend pas nécessaire à la réponse.

Une grille de questions qui distingue faits et appréciations

La grille suivante est un outil proposé pour un poste de coordination de projets. Elle doit être ajustée au besoin et au contexte légal avant utilisation.

Une évaluation professionnelle comprend souvent des objectifs internes et des informations sur d’autres personnes. Sa transmission intégrale ne devient pas proportionnée parce qu’elle fait gagner du temps. Le répondant peut décrire ce qu’il a personnellement constaté et préciser les limites de sa connaissance.

Écartez les rumeurs, la situation familiale, les opinions et les explications médicales. Pour une difficulté professionnelle pertinente, indiquez la période, la tâche et le contexte vérifié. Un désaccord ancien ne doit pas être présenté comme une incapacité générale et permanente.

Cas fictif : une référence partielle reste partielle

Dans le dossier fictif R-36, Nora candidate à un poste de coordinatrice. Elle propose un ancien responsable avec lequel elle a travaillé en 2023 et 2024. Le recruteur souhaite vérifier la préparation des réunions, le suivi des échéances et l’encadrement de salariés.

L’ancien responsable confirme les deux premières missions. Il précise que Nora n’avait pas de responsabilité hiérarchique pendant la période observée. Il ne connaît pas ses fonctions ultérieures. Le compte rendu ne doit donc pas convertir « aucune observation sur l’encadrement » en « incapable de manager ».

La décision proposée consiste à compléter l’entretien sur cette dernière compétence, sans solliciter discrètement l’employeur actuel. Cette démarche est un exemple de méthode, pas une obligation de retenir la candidature ni un récit de recrutement réel.

Rédiger une réponse limitée et conserver sa provenance

Pour R-36, une réponse adaptée pourrait être : « J’ai supervisé les missions de coordination de Nora entre mars 2023 et juin 2024. Elle préparait les réunions et tenait le suivi des échéances du projet décrit. Je ne dispose pas d’observation sur un rôle hiérarchique ni sur ses fonctions après juin 2024. »

Ce modèle original doit être rempli avec des faits vérifiés. Il ne faut pas recopier les dates ou inventer une observation pour compléter le formulaire. Une réponse honnêtement limitée est plus utile qu’une recommandation générale impossible à relier au poste.

Le recruteur note la date, la source, la période observée et distingue faits rapportés, appréciations et conclusions propres. Il n’attribue pas au référent une conclusion que celui-ci n’a pas formulée. Si une discordance apparaît avec le CV, il vérifie son origine et permet une clarification avant de figer l’information comme certaine.

Accès, correction et conservation des comptes rendus

La confidentialité des résultats prévue par L. 1221-8 n’efface pas les droits RGPD du candidat. Les Art. 15(1), 15(3) et 15(4) imposent d’examiner l’accès aux données et les droits d’autrui. Évitez de promettre au référent que son avis sera, dans tous les cas, inaccessible à la personne concernée.

L’Art. 16 permet la rectification des données inexactes et le complément des données incomplètes. Une appréciation ne devient pas un fait certain parce qu’elle figure dans un logiciel. En cas de contestation, distinguez l’exactitude du compte rendu de l’exactitude des faits sur lesquels il repose, puis examinez les demandes applicables.

Limitez les accès aux personnes intervenant légitimement dans le recrutement. Pour l’ancien employeur, la trace éventuelle d’une réponse doit rester proportionnée et accessible aux seules fonctions concernées dans le dossier salarié. Elle ne doit pas alimenter un annuaire partagé de personnes « recommandées » ou « à éviter ».

Fixez une durée au regard de la finalité, selon l’Art. 5(1)(e). La clôture du recrutement, un vivier distinct et une conservation nécessaire à un litige ne justifient pas les mêmes usages. Une conservation en réserve pour défendre un droit ne permet pas de laisser l’avis disponible à tous les recruteurs pour leurs futures recherches.

Ce qu’il faut retenir

Annoncez la démarche, définissez les compétences à vérifier et justifiez chaque traitement. L’ancien employeur répond selon ses habilitations et ses connaissances, sans transférer le dossier RH. Documentez la source et les limites des réponses ; une compétence non observée reste inconnue. Organisez enfin les droits, les accès et la fin de conservation.

FAQ

Un appel téléphonique échappe-t-il au RGPD ?

Non par principe. La CNIL inclut les références parmi les données de recrutement, notamment fiches 1 et 8. Une conversation enregistrée ou retranscrite dans un dossier doit être examinée comme telle. Le support oral n’autorise pas une collecte dissimulée.

Peut-on contacter une personne absente de la liste du candidat ?

N’en déduisez aucune autorisation automatique. Réexaminez la méthode annoncée, l’information, la nécessité et le fondement de la démarche. Contacter l’employeur actuel à l’insu du candidat présente des conséquences différentes d’un échange convenu avec un ancien responsable.

Le manager doit-il donner un avis global ?

Le questionnaire du recruteur ne l’oblige pas à produire une appréciation qu’il ne peut étayer. Il peut limiter sa réponse aux faits connus et renvoyer la demande au service habilité. Une question imprécise doit être reformulée avant réponse.

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À propos de l’auteur. Thiébaut Devergranne est docteur en droit privé, titulaire du CAPA et fondateur de Legiscope. Il travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.