Sellsy et RGPD : séparer CRM et facturation

Une fiche Sellsy peut servir à prospecter, préparer un devis, gérer une relation client et conserver des factures. Ces usages ne partagent pas nécessairement la même base légale, la même durée ni les mêmes droits d’accès.

La priorité est de séparer ces finalités dans vos règles de gestion, même lorsqu’elles utilisent un outil commun.

Vérifier le contrat et le périmètre des données

Les conditions Sellsy, article XII, distinguent les données traitées pour le compte du client et celles utilisées par Sellsy pour ses propres obligations et la gestion des comptes. Conservez la version contractuelle applicable à votre abonnement.

Le texte décrit aussi les opérations, l’assistance, les sous-traitants ultérieurs et les audits. Il précise que le logiciel n’est pas adapté aux données sensibles, en particulier de santé. Vérifiez les notes, pièces jointes et descriptions plutôt que les seuls champs structurés.

La présence d’un contrat de sous-traitance ne décide pas de la licéité des informations que votre entreprise saisit. Définissez les données autorisées et expliquez les restrictions aux équipes.

Situer l’hébergement sans oublier les connexions

La page officielle de sécurité indique un hébergement de production en région parisienne, sur des serveurs dans l’infrastructure Scaleway. Elle décrit aussi les modalités d’accès du support.

L’article 12.3.5 des conditions signale également certains traitements par des sous-traitants ultérieurs hors de l’Union européenne. Inventoriez vos intégrations, exports, services complémentaires et accès. Ne déduisez pas « aucun transfert international » du seul stockage principal. Une connexion ajoutée à votre initiative doit entrer dans votre carte des flux.

Attribuez les permissions selon les tâches. Un commercial peut avoir besoin de certains éléments de facturation pour suivre une vente sans avoir besoin de tous les documents financiers ; raisonnez par nécessité réelle plutôt que par interdictions de rôle absolues.

Distinguer les usages commerciaux des justificatifs

La CNIL encadre la prospection électronique selon le public et le contexte. Une facture existante ne permet pas toutes les campagnes ; l’exception client pour l’email commercial reste soumise à ses conditions.

Pour les prospects, le référentiel 2021-131 propose trois ans à compter de la collecte ou du dernier contact provenant de la personne. Une relance interne ou un message sans réponse ne remet pas ce délai à zéro.

L’Art. L.123-22 du code de commerce prévoit dix ans pour les documents comptables et pièces justificatives. Cette durée ne justifie pas de garder toute la fiche prospect et ses notes à disposition du marketing. Le guide des données personnelles dans les factures détaille cette séparation.

Faire circuler l’opposition sans détruire les preuves utiles

Enregistrez les choix par finalité et canal, puis vérifiez leur reprise dans les campagnes et automatisations. La gestion d’une commande peut continuer alors que la personne refuse la publicité.

Lors d’une demande d’effacement, identifiez les données devenues inutiles et celles dont la conservation reste justifiée. Restreignez l’accès aux pièces conservées pour obligation ou défense ; ne les réutilisez pas pour enrichir la prospection.

Préparez une réponse détaillant les opérations effectuées et les éventuelles exceptions. L’effacement RGPD ne consiste ni à tout supprimer indistinctement ni à refuser toute demande parce qu’une facture existe.

Préparer une revue exploitable

Rassemblez la liste des modules, les permissions, les durées, la carte des connexions et les responsables des demandes. Vérifiez que les exports et la fermeture du compte permettent de préserver les pièces nécessaires, avec leurs conditions d’accès.

Le dossier de conformité du CRM doit aussi décrire les champs libres et les copies locales. Une règle de purge ne produit aucun effet si des exports restent réutilisables dans un dossier partagé.

Construire une règle par finalité avant de paramétrer les champs

Préparez une fiche décrivant chaque usage : finalité, données nécessaires, base légale, personnes autorisées et événement déclenchant la fin de conservation. Une même adresse peut être nécessaire à une commande et exclue d’une campagne. Le paramétrage doit traduire cette différence, sans transformer un statut commercial global en réponse à toutes les questions RGPD.

Dans un scénario entièrement fictif, l’entreprise Pulmonaire a établi un devis, émis une facture puis reçu une opposition à la publicité. Le dossier comporte aussi une note libre sur les préférences du client. La question n’est pas de décider si « la fiche » doit entièrement rester ou disparaître : il faut examiner chaque usage et chaque information. Aucun traitement réel ni fonction précise de Sellsy n’est supposé dans cet exemple.

Une grille interne peut distinguer le suivi de la prestation, la conservation du justificatif et les sollicitations commerciales. Pour chaque ligne, indiquez les éléments qui justifient encore le traitement. Une obligation comptable portant sur une pièce ne donne pas une autorisation générale de réutiliser toutes les informations liées au contact pour une autre finalité.

Contrôler les champs libres et les pièces avant un import

Les imports regroupent parfois des informations issues de plusieurs pratiques : notes commerciales, anciens fichiers, comptes rendus ou pièces envoyées spontanément. Identifiez leur origine et leur utilité avant de les réunir dans le CRM. Un champ disponible ne signifie pas que tout son contenu est nécessaire au suivi de la relation.

Donnez aux équipes des consignes concrètes : décrire une demande utile, éviter les appréciations personnelles sans rapport avec le service et ne pas ajouter des informations de santé dans une note destinée aux commerciaux. Le contrat Sellsy cité plus haut comporte une restriction sur les données sensibles ; votre procédure doit permettre de la faire respecter, sans considérer qu’un accord informel du client suffit à neutraliser cette restriction.

Si une pièce excessive a déjà été ajoutée, identifiez où elle a circulé et qui peut encore la consulter. Préparez une correction ciblée et documentez les copies concernées. Remplacer le document dans la fiche ne démontre pas que sa précédente version a disparu des exports ou des messageries. Si la situation révèle une violation de données, elle doit aussi être examinée selon les Art. 33 et 34 RGPD.

Rendre l’opposition effective dans tous les circuits commerciaux

Recensez les moyens qui alimentent les campagnes : sélection depuis le CRM, export ponctuel, synchronisation avec un autre service et liste conservée par une agence. Pour chacun, indiquez comment une opposition est prise en compte et qui vérifie son application. Une personne retirée d’une liste peut être réintroduite par un ancien fichier si aucune règle n’empêche ce retour.

L’Art. 21(2) et (3) prévoit que les données ne sont plus traitées à des fins de prospection lorsque la personne s’y oppose. Préservez les informations strictement nécessaires pour respecter ce choix, avec un usage limité à cet objectif. La conservation d’un indicateur d’opposition ne doit pas servir à maintenir une fiche marketing enrichie sous un autre nom.

Dans le dossier fictif Pulmonaire, la réception d’une nouvelle facture ne doit pas être interprétée automatiquement comme l’abandon de l’opposition antérieure. La règle proposée consiste à conserver la distinction entre la relation commerciale nécessaire et les communications publicitaires. Toute évolution du choix doit reposer sur des éléments vérifiables, adaptés à la finalité et au canal concernés.

Traiter une demande avec un tableau des opérations

À réception d’une demande, relevez sa date, son objet et les éléments permettant de retrouver les données. Une demande portant sur « toutes mes informations » appelle une analyse de son périmètre ; elle ne se réduit pas à désactiver les campagnes. Les conditions d’identification et de délai de l’Art. 12 restent applicables.

Un tableau de travail peut préciser les données à supprimer, celles à conserver pour une obligation identifiée, les usages à arrêter et les systèmes à contacter. Pour chaque opération, conservez le responsable, le résultat et la limite éventuellement rencontrée. Ne confondez pas une instruction envoyée au prestataire avec la confirmation de son exécution.

La réponse doit expliquer les suites effectives et les raisons d’une éventuelle conservation partielle. L’Art. 17(3)(b) réserve notamment le traitement nécessaire au respect d’une obligation légale ; l’Art. 17(3)(e) vise la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice. Ces exceptions demandent un besoin établi. Elles ne justifient pas le refus global de toute suppression au seul motif qu’un contentieux serait théoriquement possible.

Préparer une réception des règles et leur maintien

Avant d’appliquer les règles à des dossiers réels, préparez un parcours sur des données fictives avec les personnes chargées du CRM, des campagnes et de la comptabilité. Décrivez les résultats attendus : opposition conservée, pièce nécessaire accessible aux seuls profils pertinents et export ne réintroduisant pas un contact exclu. Il s’agit d’un protocole proposé ; aucun essai de Sellsy n’a été réalisé pour cet article.

Faites préciser les fonctions disponibles dans votre offre et les opérations qui nécessitent une action complémentaire. Une procédure fiable peut comporter des interventions humaines, à condition de les attribuer et de les suivre. Une automatisation annoncée doit être examinée dans la configuration effectivement utilisée.

Reprenez ces vérifications lors d’un nouveau module, d’une connexion ou d’un changement d’équipe. Enfin, préparez la sortie du service : pièces nécessaires à conserver, format exploitable, accès aux archives et sort des copies. La fin d’un abonnement n’efface pas une obligation de conservation ; elle ne justifie pas non plus de laisser tous les anciens exports utilisables sans restriction par le marketing.

Ce qu’il faut retenir

• Le CRM commercial et les pièces comptables suivent des finalités différentes.
• L’hébergement principal en France ne décrit pas toutes vos connexions.
• La durée comptable ne justifie pas une conservation marketing générale.
• Traitez les oppositions, suppressions et archives selon leur objectif.

FAQ

Toutes les données Sellsy doivent-elles être conservées dix ans ?

Non. La durée comptable concerne les documents et justificatifs visés. Les données commerciales doivent avoir leur propre durée nécessaire.

Une facture autorise-t-elle une newsletter ?

Pas automatiquement. Vérifiez le régime de prospection, l’éventuelle exception client et les oppositions exprimées.

Faut-il supprimer la facture après un désabonnement ?

Le désabonnement concerne les envois commerciaux. Une obligation de conservation peut justifier le maintien de la facture, avec des usages et accès adaptés.

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Thiébaut Devergranne est docteur en droit et fondateur de donneespersonnelles.fr. Il travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données personnelles.