Copropriété : transmettre les dossiers au nouveau syndic

Changer de syndic suppose de transmettre les archives de la copropriété et de reprendre la maîtrise des outils numériques. La passation doit permettre au nouveau syndic de retrouver les pièces, de les utiliser et de poursuivre les dossiers en cours. Un volume de fichiers envoyé ne prouve ni leur complétude ni leur autonomie vis-à-vis de l’ancien extranet.

Le RGPD encadre cette remise ; il ne constitue pas un motif général de rétention des archives. La méthode consiste à organiser les échéances légales, le bordereau, la réception des documents et la fermeture des accès devenus inutiles.

Inscrire les trois échéances de remise

L’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 fixe les obligations de l’ancien syndic lors du changement. Le point de départ est la cessation de ses fonctions. Il faut donc établir cette date avant de construire le calendrier de passation. Texte de l’article 18-2.

La dernière échéance ne signifie donc pas « deux mois depuis la cessation ». Elle se calcule après le délai d’un mois indiqué par le texte. Ne placez pas toutes les obligations sous une seule date de remise finale : certaines informations sont nécessaires beaucoup plus tôt.

Pour les archives externalisées, l’information du prestataire ne remplace pas l’obligation de transmission. Cette distinction figure aussi à l’article 33-2 du décret du 17 mars 1967. Source réglementaire.

Définir le périmètre sans enlever les pièces nécessaires

L’article 33 du décret décrit les archives détenues par le syndic : actes, conventions, correspondances, plans, registres, décisions et documents relatifs à l’immeuble et au syndicat, notamment les procès-verbaux et leurs annexes, les pièces comptables et le carnet d’entretien. Article 33 du décret.

Ces archives peuvent comporter des données de copropriétaires, de locataires, de salariés ou de prestataires. La présence de noms n’est pas une raison pour supprimer une pièce qui doit être remise. La minimisation doit être appliquée en tenant compte de cette obligation et du contenu nécessaire à la gestion du syndicat.

En revanche, l’export ne doit pas mélanger les dossiers d’autres copropriétés. Vérifiez la sélection de l’immeuble, les pièces jointes, les commentaires et les documents liés. Un filtre sur l’écran principal ne garantit pas que les annexes appartiennent toutes au bon syndicat.

Le guide RGPD du syndic de copropriété aide à préciser les responsabilités. Pour chaque opération, identifiez l’organisme responsable du traitement et le rôle des prestataires ; la passation entre syndics n’est pas automatiquement un simple changement de sous-traitant informatique.

Faire du bordereau un outil de rapprochement

L’article 33-1 du décret impose que la transmission des documents et archives soit accompagnée d’un bordereau récapitulatif. Une copie est remise au conseil syndical. Le bordereau n’est donc pas seulement une bonne pratique facultative. Article 33-1 du décret.

Sa présentation peut être adaptée à la copropriété. Voici une structure de travail proposée pour rendre la réception vérifiable :

Précisez les documents effectivement remis, les manquants signalés et les opérations complémentaires. Une mention « reçu sous réserve de vérification » doit être suivie d’un contrôle organisé ; elle ne remplace pas une liste exploitable des écarts.

Distinguez le rapprochement documentaire de l’approbation des comptes. Constater qu’un fichier comptable s’ouvre ne valide ni les écritures ni l’apurement. De même, compter les PDF ne démontre pas que toutes les annexes de chaque procès-verbal sont présentes.

Vérifier la reprise dans un environnement autonome

Le nouveau syndic doit pouvoir accéder aux documents remis après la fermeture de l’ancien extranet. Repérez les liens vers une messagerie, un espace fournisseur ou une application qui restera sous le contrôle de l’ancien gestionnaire.

Exemple entièrement fictif. Le dossier de passation S29 comporte trois procès-verbaux, leurs trois annexes et un contrat de maintenance : sept pièces sont annoncées. L’export contient les trois procès-verbaux et le contrat, mais les annexes sont seulement trois liens vers l’ancien extranet. Quatre pièces sont disponibles de manière autonome ; les trois autres restent à obtenir.

Le bordereau indique précisément les annexes concernées, leur rattachement et l’action attendue. Le nouveau syndic demande leur remise dans le format prévu, puis vérifie leur ouverture et leur correspondance avec l’index. La réception d’un fichier supplémentaire ne suffit pas si ce fichier renvoie lui-même vers l’ancien service.

Dans cet exemple, l’inventaire porte uniquement sur ces sept pièces ; il ne certifie pas la complétude de toutes les archives de la copropriété. Cette limite doit rester visible dans le compte rendu. Elle évite de transformer une vérification partielle en attestation générale de passation achevée.

Les données importées dans un nouveau logiciel nécessitent un autre contrôle : lots, titulaires, références de pièces et dates doivent rester correctement associés. Conservez les informations permettant de comprendre l’origine des données. La reprise des échéances de conservation empêche de remettre artificiellement tous les historiques à zéro lors de l’import.

Sécuriser le destinataire et le transfert

Confirmez l’identité du nouveau syndic, son mandat et l’interlocuteur habilité à recevoir les archives. Utilisez des coordonnées vérifiées par un canal fiable. Un message transféré annonçant une nouvelle adresse de dépôt ne suffit pas, à lui seul, pour y envoyer les dossiers.

L’Art. 32(1) impose un niveau de sécurité adapté aux risques pour la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité. RGPD, chapitre IV. Un dépôt protégé peut permettre un accès nominatif et une traçabilité de la remise ; son paramétrage doit être vérifié avant l’envoi.

Les liens de partage documentaire doivent avoir un destinataire et une portée définis. Évitez qu’un lien destiné à la passation ouvre aussi les autres immeubles gérés. Pour une archive chiffrée, organisez séparément la communication du moyen de déchiffrement et vérifiez que le destinataire peut l’utiliser.

Gardez une preuve de mise à disposition et de réception, avec le bordereau correspondant. Le téléchargement prouve une opération technique ; il ne remplace pas le contrôle du contenu. Si la remise s’effectue sur un support physique, documentez aussi le détenteur, le transport et la récupération éventuelle du support.

Reprendre les accès sans partager les anciens mots de passe

Établissez un inventaire des services : extranet, stockage documentaire, archivage, outils de suivi, délégations et intégrations. Pour chacun, relevez le titulaire du contrat, les administrateurs, les données concernées et le mode de reprise possible.

La remise d’archives et la migration d’un service ne sont pas synonymes. Certains outils peuvent être conservés après changement d’administration ; d’autres nécessitent un export et une nouvelle organisation. Ne supposez pas qu’un droit contractuel sur le logiciel accompagne automatiquement les documents.

Prévoyez des accès propres au nouveau gestionnaire. Le mot de passe personnel de l’ancien salarié ne doit pas devenir un identifiant partagé entre les deux syndics. La fermeture des anciens accès doit être coordonnée avec la continuité de gestion et les vérifications de réception, sans maintenir indéfiniment un accès opérationnel injustifié.

Contrôlez également les notifications, les adresses de récupération et les connexions automatiques. Une administration correctement transférée peut rester fragilisée si les alertes ou les liens de réinitialisation sont encore envoyés à l’ancien interlocuteur.

Traiter les copies résiduelles et les incidents

La remise ne signifie pas que chaque copie détenue par l’ancien syndic doit être effacée immédiatement. Distinguez les copies opérationnelles devenues inutiles des éléments dont une obligation ou un besoin de preuve justifie la conservation. Documentez le motif, le périmètre, la durée et l’accès à cette archive séparée.

L’Art. 5(1)(e) impose une conservation limitée au nécessaire. L’Art. 6(1) exige un fondement pour chaque traitement ; l’existence d’une ancienne relation ne suffit pas à autoriser toutes les réutilisations. RGPD, chapitre II.

Pensez aux exports de préparation, aux téléchargements locaux et aux pièces envoyées dans une messagerie. Leur sort doit être prévu même lorsqu’ils ne figurent plus dans le logiciel principal. Une archive justifiée pour défendre un droit ne doit pas alimenter les recherches courantes ou des démarches commerciales.

Si un dossier d’une autre copropriété est découvert dans la remise, limitez son accès et signalez l’erreur au responsable compétent. Organisez son retrait ou sa restitution et examinez la violation de données éventuelle, notamment au regard des Art. 33 et 34. Une erreur d’export appelle une qualification du risque ; elle ne se résout pas par la seule correction du bordereau.

Réagir lorsque la remise reste incomplète

Adressez une demande précise : pièce ou ensemble manquant, période, référence au bordereau et difficulté constatée. Conservez les échanges et la preuve des remises partielles. Une formule générale « archives incomplètes » sera moins utile qu’un inventaire documenté.

L’article 18-2 permet, après mise en demeure infructueuse, au nouveau syndic ou au président du conseil syndical de demander au président du tribunal judiciaire statuant en référé d’ordonner la remise sous astreinte. L’article 34 du décret encadre cette action, notamment la mise en demeure restée infructueuse huit jours et la juridiction du lieu de l’immeuble. Article 34. Vérifiez les formes de la mise en demeure avant d’engager cette voie ; une simple relance informelle ne les remplace pas.

Ce qu’il faut retenir

• Calculez séparément les échéances de trésorerie, d’archives et de comptes.
• Accompagnez la remise du bordereau requis et vérifiez les pièces annoncées.
• Assurez l’autonomie des documents et la reprise des accès.
• Justifiez les copies résiduelles et documentez les éléments manquants.

FAQ

Le RGPD permet-il de retenir les archives ?

Il ne neutralise pas l’obligation de remise de l’article 18-2. Il impose d’organiser le périmètre, le destinataire et la sécurité du transfert.

Un accès provisoire à l’ancien extranet suffit-il ?

Il faut assurer la remise effective des documents dans les formats prévus. Un lien qui cessera de fonctionner peut laisser des pièces indisponibles.

Faut-il effacer toutes les copies de l’ancien syndic ?

Leur sort dépend de leur utilité et des obligations applicables. Les archives résiduelles justifiées doivent rester distinctes des copies opérationnelles inutiles.

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Thiébaut Devergranne, docteur en droit et fondateur de donneespersonnelles.fr, travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.