Migration de données : garder les bonnes échéances

Changer de logiciel ne remet pas à zéro les durées de conservation. La date d’import doit rester une date technique, sauf si elle correspond réellement à l’événement juridique ou métier qui commande une échéance. La migration doit reprendre les événements fiables, les règles applicables et les exceptions justifiées ; elle doit aussi rendre visibles les dates que personne ne sait établir.

Le livrable attendu n’est donc pas seulement une base contenant le même nombre de lignes. Il faut pouvoir expliquer, pour chaque ensemble, quelles données seront supprimées, lesquelles resteront accessibles et lesquelles seront conservées avec des restrictions. Voici une méthode accompagnée d’un jeu de conversion renseigné.

Repartir de la règle de conservation existante

L’Art. 5(1)(e) du RGPD limite la conservation identifiante à la durée nécessaire aux finalités. Une migration ne constitue pas, à elle seule, un nouveau besoin de conservation. Le principe d’exactitude et l’obligation de démontrer le respect des principes s’appliquent également aux dates utilisées pour prendre ces décisions, conformément aux Art. 5(1)(d) et 5(2).

La CNIL distingue les durées fixées par les textes, ses recommandations et celles que l’organisme doit déterminer au regard de ses finalités. Elle rappelle aussi que les phases d’archivage ne sont pas systématiques. Fiche sur les durées de conservation.

Reprenez votre politique de conservation des données avant d’écrire la conversion. Pour chaque catégorie, identifiez la finalité, la règle, son événement de départ, les opérations attendues à l’échéance et le responsable de la décision. Les mots « création », « modification » et « activité » ne suffisent pas : ils peuvent désigner des événements sans rapport avec la règle.

Si cette politique était déjà incomplète, la migration doit distinguer la reprise technique du travail de définition restant. Copier une règle inconnue dans un outil neuf ne la rend pas justifiée. À l’inverse, changer de règle pendant la migration exige une décision explicite ; ne laissez pas un réglage par défaut modifier discrètement les durées.

Construire un dictionnaire avec des significations stables

Un dictionnaire de conversion précise ce que chaque champ représente, sa source et son rôle dans le calcul. Il doit pouvoir être lu par le métier et l’équipe technique.

Vérifiez la représentation des dates : jour civil ou instant, fuseau, format et valeur vide. Le texte 03/04/2026 doit être interprété selon la convention réellement utilisée dans la source, pas deviné par le logiciel cible. Une conversion ambiguë doit être signalée avant qu’elle commande une suppression.

La règle doit également préciser le calcul. Ajouter six mois calendaires n’est pas ajouter cent quatre-vingts jours. Le choix dépend de la durée applicable ; l’équipe technique doit l’exécuter sans lui substituer une approximation. Documentez le traitement des fins de mois si votre règle peut y conduire.

Un jeu de cinq dossiers pour vérifier la reprise

Considérons un exemple fictif, sans lien avec un logiciel testé. L’entreprise Sillage migre le journal opérationnel de ses interventions. Dans ce scénario, sa politique justifiée prévoit l’effacement de ce journal six mois calendaires après la clôture effective, sauf conservation distincte nécessaire à un différend identifié. Les factures, contrats et pièces soumis à d’autres règles sont exclus de cette catégorie.

La durée de six mois est une hypothèse de travail pour expliquer la conversion, pas une règle légale applicable à tous les journaux d’intervention. La date de contrôle est le 27 septembre 2026. Les identifiants ci-dessous représentent cinq dossiers, pas cinq personnes nécessairement distinctes.

Pour E-15, la reprise est une opération réelle documentée dans le scénario. Une simple ouverture de l’écran, une correction de présentation ou une tâche nocturne ne produirait pas ce résultat. Il faut retrouver la preuve de la nouvelle intervention et de sa clôture ; le seul changement du champ updated_at ne la démontre pas.

Le rapprochement comporte donc une suppression arrivée à échéance, deux conservations dont les échéances sont connues, une conservation particulière et une inconnue à résoudre. Si les cinq dossiers ressortent avec une échéance au 27 mars 2027 parce qu’ils ont tous été importés le 27 septembre, la conversion n’applique pas la règle retenue.

Résoudre l’inconnue sans fabriquer une nouvelle durée

C-13 ne doit pas être remis en exploitation normale comme un dossier récent. L’équipe cherche une preuve de clôture dans les sources prévues : historique fiable, validation métier ou document de fin d’intervention. Elle consigne les recherches et la confiance attachée au résultat, sans créer une date certaine à partir d’une simple estimation.

Si aucune preuve n’existe, le responsable doit décider au regard de la nécessité actuelle, des obligations applicables et des données réellement disponibles. Une suppression peut s’imposer lorsque la conservation n’est plus justifiée. Une recherche complémentaire limitée peut être nécessaire ; elle doit alors avoir un responsable, un objet et une échéance de décision proportionnée. L’absence de date ne justifie pas une conservation indéfinie.

Une zone temporaire à accès restreint peut empêcher les usages ordinaires pendant cette analyse. Elle reste un traitement soumis au RGPD : son nom de « quarantaine » ne crée ni base légale ni droit de garder les données sans limite. Le dossier de reprise d’une base historique sans provenance devient utile lorsque l’incertitude porte aussi sur l’origine et les finalités.

Dans le compte rendu de migration, C-13 reste non résolu tant que la décision n’est pas prise. Il ne faut ni le compter parmi les dossiers correctement datés ni le faire disparaître du rapport parce qu’il a été déplacé ailleurs.

Conserver l’exception sans bloquer toute la purge

Pour D-14, l’échéance ordinaire reste le 15 septembre. L’équipe ne la remplace pas par une date lointaine arbitraire : elle enregistre une exception distincte, les pièces nécessaires au différend, les personnes habilitées et le responsable chargé de réexaminer leur nécessité.

La conservation pour établir ou défendre des droits peut limiter l’effacement dans les conditions de l’Art. 17(3)(e). Elle doit néanmoins reposer sur un fondement juridique approprié, par exemple un intérêt légitime documenté lorsque ses conditions sont réunies, et respecter la minimisation. Art. 6(1)(f) et 5(1)(c).

Dans l’exemple, une revue est programmée le 15 octobre : c’est une date de décision interne, pas une échéance légale ni une suppression automatique du dossier ce jour-là. Le responsable examinera si le différend et le besoin de preuve subsistent. La fin de l’exception doit déclencher une nouvelle application de la règle, sans ajouter mécaniquement six mois à la date de levée.

Les exceptions à la politique de conservation doivent rester limitées aux objets concernés. Une étiquette « litige » copiée sur tous les dossiers du client pourrait empêcher des suppressions sans rapport avec ce différend.

Vérifier les objets supprimés, pas seulement les compteurs

Le contrôle doit associer un résultat attendu à des identifiants précis. Pour A-11, l’effacement du journal peut concerner la fiche principale, ses lignes de détail, une pièce jointe de diagnostic et une copie opérationnelle. Une ligne absente du tableau principal ne prouve pas la disparition de ces objets.

Préparez une réception avec plusieurs contrôles : A-11 n’est plus accessible par les circuits concernés ; B-12 et E-15 restent disponibles avec leurs échéances exactes ; D-14 n’est accessible que dans le circuit autorisé ; C-13 est signalé et exclu des usages non justifiés. Vérifiez aussi que les traitements automatiques ultérieurs ne réimportent pas A-11 depuis l’ancienne base.

Les contrôles portant sur des scénarios fictifs permettent de vérifier la logique avant les opérations réelles. Ils ne remplacent pas le rapprochement des données effectivement migrées. Le compte rendu final doit distinguer les contrôles préparatoires, les résultats de migration observés et les périmètres non examinés.

L’Art. 32(1)(d) prévoit une évaluation régulière de l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles. La méthode de réception proposée traduit ici cet objectif et les obligations de conservation ; elle n’est pas un protocole réglementaire universel.

Fermer l’ancien outil et les copies de migration

Les extractions, tables de correspondance et rapports d’erreur peuvent contenir les mêmes données que la base. Attribuez-leur une finalité, des accès et une durée propre à la migration. Un fichier conservé sur le poste d’un intervenant ne devient pas une archive justifiée parce que l’import a réussi.

Si un retour temporaire à l’ancien outil reste prévu, il doit conserver les décisions intervenues entre-temps : suppressions, rectifications et exceptions. Sinon, le retour rétablit une version que l’entreprise n’est plus autorisée à exploiter telle quelle. Précisez qui applique ces opérations et comment leur prise en compte sera vérifiée avant réouverture.

Lorsque la prestation de l’ancien sous-traitant prend fin, organisez la restitution ou la suppression et les copies conformément à l’Art. 28(3)(g), sous réserve des conservations légales prévues par ce texte. La date de fermeture du compte ne démontre pas à elle seule le sort de toutes les données.

La décision finale peut accepter les ensembles correctement repris tout en maintenant un périmètre non résolu hors des usages courants, si cette séparation est réellement maîtrisée et juridiquement justifiée. N’écrivez pas « conservation conforme » pour toute la migration lorsque C-13 reste sans décision ou lorsque les copies de D-14 sont encore inconnues.

Ce qu’il faut retenir

• Reprenez les événements qui commandent les durées, sans leur substituer la date d’import.
• Conservez la règle et sa version avec les dates calculées.
• Traitez séparément les inconnues, les échéances ordinaires et les exceptions.
• Vérifiez les objets liés et les réimports, puis organisez la fermeture des copies anciennes.

FAQ

Peut-on reprendre directement l’ancienne échéance ?

Oui si sa règle, son événement de départ et son calcul sont fiables. Comparez des cas représentatifs avant de décider : une échéance ancienne peut elle-même résulter d’un mauvais paramétrage.

Faut-il conserver toutes les dates historiques ?

Non. Reprenez celles nécessaires à la gestion et à la preuve des opérations concernées. Garder chaque métadonnée sans finalité documentée peut ajouter une collecte inutile à la migration.

Peut-on purger seulement après la migration ?

Le calendrier technique doit rester compatible avec les obligations de conservation. Il ne justifie pas automatiquement de prolonger les données déjà échues ; définissez leur traitement avant le transfert et vérifiez les éventuelles raisons particulières de conservation.

Recevez nos analyses pratiques sur la conformité RGPD dans la newsletter.

Thiébaut Devergranne, docteur en droit et fondateur de donneespersonnelles.fr, travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.