Chorus Pro : déposer et suivre une facture en 2026

Chorus Pro demeure le service de référence pour la facturation du secteur public. Pour une facture simple, préparez l’accès à votre structure, les références du destinataire et le fichier à transmettre. Vérifiez ensuite la mise à disposition et le traitement : enregistrer un brouillon ou déposer un document ne signifie pas qu’il a été payé.

Ce qu’il faut retenir

• Chorus Pro continue à fonctionner ; le PPF a été recentré sur l’annuaire et la concentration des données fiscales.
• Pour les flux publics ordinaires, le fournisseur peut utiliser Chorus Pro ou une plateforme agréée compatible avec ce circuit.
• Le portail distingue la saisie d’une facture et le dépôt d’une facture créée ailleurs.
• Les anciennes consignes de recyclage doivent être revues depuis le 23 septembre 2026.

Identifier le circuit de votre facture

L’AIFE confirme que Chorus Pro reste la plateforme du secteur public. Certaines opérations, notamment les factures de travaux, les mémoires de frais de justice et les demandes de remboursement, conservent un traitement spécifique. Présentation AIFE de l’architecture.

La procédure ci-dessous concerne une facture simple. Pour qualifier votre situation et le délai de paiement, consultez le guide facturation B2G. Si vous utilisez une plateforme, faites confirmer le circuit et les retours disponibles avant de supprimer votre procédure Chorus Pro.

La réforme B2B exige une organisation complémentaire pour vos relations avec les autres entreprises concernées. L’utilisation de Chorus Pro pour une mairie ne règle pas automatiquement la réception de vos propres factures fournisseurs.

Préparer le dossier avant connexion

Vérifiez que la personne chargée du dépôt dispose d’un compte individuel et des droits nécessaires sur la bonne structure. Prévoyez un remplaçant habilité et une procédure de retrait des accès lors des départs.

Rassemblez la facture et ses pièces utiles, le SIRET du destinataire, le service et l’engagement lorsqu’ils sont requis. Faites confirmer ces références par l’acheteur. La recherche dans le portail aide à retrouver une structure ; elle ne remplace pas la vérification du contrat.

Préparez aussi la référence de la facture initiale pour un avoir. Ne mettez pas dans une pièce jointe un dossier personnel complet si seule une attestation ciblée est nécessaire.

Choisir entre saisie et dépôt

La saisie crée la facture à partir des informations renseignées dans Chorus Pro. Pour les fournisseurs privés, le guide prévoit un mandat préalable autorisant cette génération.

Le dépôt transmet une facture déjà créée dans votre outil. Le guide autorise notamment le PDF simple et des formats structurés ou mixtes conformes aux spécifications. Le dépôt de PDF n’est pas décrit comme une simple tolérance réservée aux plus petites entreprises. Guide officiel de saisie et dépôt.

Choisissez une méthode cohérente avec votre numérotation et votre comptabilité. Évitez de créer une seconde facture par saisie lorsque vous souhaitez seulement déposer celle déjà enregistrée dans votre logiciel.

Contrôler avant envoi

Vérifiez la structure émettrice, le destinataire et le cadre correspondant à votre rôle. Contrôlez ensuite les dates, le numéro, les montants et la TVA. Une donnée reconnue automatiquement dans un PDF peut être erronée : confrontez le formulaire au document original.

Les mentions obligatoires restent à examiner selon l’opération. La présence de champs préremplis ne valide pas le choix d’un taux ou d’un régime fiscal.

Avant de confirmer, relisez les pièces et les références. Après envoi, conservez les éléments nécessaires pour identifier la facture et son parcours. Demandez au prestataire les modalités d’export si vous passez par une solution raccordée.

Appliquer les changements de septembre 2026

La notice d’évolution AIFE prévoit notamment la référence obligatoire de facture d’origine pour les avoirs et le détail des lignes de TVA dans les dépôts PDF concernés. Elle annonce également la fin du nouveau recours au statut « à recycler » à compter du 23 septembre 2026, pour les factures simples et de travaux : une erreur d’engagement, de SIRET ou de code service passe par un rejet et une nouvelle facture. Les anciens dossiers déjà à recycler bénéficient du traitement transitoire indiqué. Notice des évolutions Chorus Pro.

Cette notice contient aussi des changements annoncés pour novembre 2026 et février 2027. Ne les présentez pas comme déjà appliqués en septembre dans votre procédure interne. Notez pour chaque évolution sa date et les canaux concernés.

Suivre la facture après le dépôt

Désignez une personne qui consulte les retours et traite les demandes de pièces. Distinguez un incident d’adressage, un désaccord commercial et une difficulté de paiement. Le guide facture rejetée présente la méthode générale de qualification ; appliquez ensuite les règles propres au circuit public.

Le suivi doit éviter deux erreurs : croire qu’un envoi est automatiquement arrivé au bon service, ou renvoyer la même facture sans examiner l’état du premier dossier. Pour une intégration technique, ajoutez ces contrôles au dossier de choix de plateforme.

Préparer une fiche par destinataire public

Une fiche de facturation tenue avec le dossier du marché évite de rechercher les références au moment de chaque dépôt. Elle peut réunir l’identité de l’acheteur, les coordonnées de l’interlocuteur utile, les références confirmées, le rôle du fournisseur et la liste des pièces attendues. Datez cette fiche et indiquez d’où proviennent les informations. Une référence recopiée depuis une ancienne facture ne prouve pas qu’elle convient à une nouvelle commande.

Distinguez l’adresse de livraison de l’identité de l’acheteur et du service chargé de traiter la facture. Une prestation réalisée dans un bâtiment public ne permet pas de choisir le destinataire sur la seule base du nom de ce bâtiment. En cas de doute, faites confirmer le circuit auprès de l’interlocuteur du contrat avant l’envoi.

Si plusieurs personnes interviennent, attribuez trois responsabilités : vérifier le dossier métier, transmettre la facture et surveiller les suites. Une petite entreprise peut confier ces tâches à la même personne, mais elle doit prévoir leur continuité en cas d’absence. Le remplaçant a besoin d’un dossier compréhensible et d’accès adaptés, sans partage du mot de passe du titulaire.

Rapprocher le fichier, le formulaire et la comptabilité

Avant l’envoi, comparez trois représentations : le document créé, les informations reprises pour son traitement et l’enregistrement comptable correspondant. Le contrôle ne se limite pas au total TTC. Il doit permettre de repérer un numéro différent, une date mal reprise, une confusion entre facture et avoir ou une référence commerciale devenue obsolète.

Cette comparaison peut être organisée par questions plutôt que par simple case « conforme » :

Dans un cas entièrement fictif, la société Ajonc prépare la facture d’une prestation pour une commune. La comptabilité possède le fichier définitif, tandis que la personne chargée du dépôt utilise une fiche de destinataire provenant d’un ancien marché. La vérification proposée consiste à comparer cette fiche aux références du marché actuel et à faire confirmer l’écart. Aucun dépôt ni rejet réel n’est supposé ici.

L’objectif est de résoudre l’incertitude avant l’envoi. Si l’équipe ne peut pas confirmer une référence, elle doit enregistrer la question ouverte et la transmettre à l’interlocuteur pertinent. Choisir une valeur simplement parce qu’elle est acceptée par le formulaire ne démontre pas que le dossier arrivera dans le circuit prévu.

Organiser une relance qui apporte une information utile

Après transmission, une relance doit identifier le dossier et le problème observé. Rassemblez le numéro de facture, le destinataire, les dates pertinentes et le retour disponible. Expliquez ce qui est attendu : confirmation du circuit, pièce à compléter, motif de rejet ou information sur le traitement. Une demande générale de paiement sans références peut retarder la recherche.

Gardez la chronologie des échanges. Une instruction de correction, sa prise en compte par votre équipe et un nouvel envoi sont des événements distincts. Conservez les références permettant de comprendre le lien entre les dossiers successifs. Évitez qu’une autre personne relance parallèlement l’ancienne version comme si aucune correction n’avait été engagée.

En présence d’un rejet, qualifiez d’abord son motif et le document auquel il s’applique. La correction du circuit d’adressage et la correction du contenu fiscal peuvent demander des actions différentes. Faites examiner la numérotation et les documents comptables nécessaires avant d’émettre la nouvelle facture attendue. Le statut technique ne tranche pas, à lui seul, la réalité de la prestation ni l’issue d’un désaccord commercial.

Mettre à jour la procédure sans perdre les dossiers en cours

Une évolution du portail doit être traduite dans une consigne datée, avec son périmètre. Repérez les captures et modes opératoires qui utilisent un ancien statut ou décrivent une étape devenue différente. La notice AIFE citée plus haut permet de distinguer les changements de septembre de ceux annoncés pour les mois suivants ; vérifiez la version applicable avant de modifier votre procédure.

Tenez séparément la liste des dossiers déjà engagés dans un traitement transitoire. Pour chacun, conservez son état, la correction attendue et la prochaine action. Une consigne nouvelle appliquée indistinctement à toutes les factures risque de faire perdre cette différence.

Enfin, préparez la restitution des pièces utiles : facture transmise, références, retours et échanges expliquant une correction. Cette organisation proposée sert au suivi comme à la reprise du dossier par un collègue. Elle ne remplace pas l’examen des règles propres au marché ni une vérification des délais de paiement applicables à la situation.

Questions fréquentes

Chorus Pro disparaît-il avec la réforme ?

Non. Il reste la plateforme de référence du secteur public. Le recentrage du PPF sur l’annuaire et les données fiscales ne signifie pas sa suppression.

Peut-on déposer un PDF simple ?

Le guide officiel du portail prévoit ce mode de dépôt pour les factures simples. Il faut compléter et vérifier les données demandées, notamment les informations de TVA concernées, et respecter les spécificités du circuit.

Peut-on encore recycler une facture mal adressée ?

La notice AIFE met fin au nouveau recours à ce statut depuis le 23 septembre 2026. Une transition subsiste pour les factures déjà à recycler avant l’évolution ; vérifiez donc l’état du dossier et la procédure actuelle.

Recevez nos analyses pratiques sur la conformité : inscrivez-vous à la newsletter.

Thiébaut Devergranne est docteur en droit et fondateur de donneespersonnelles.fr. Il travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données personnelles.