CSE : calculer le seuil et préparer les élections

L’employeur doit mettre en place un CSE lorsque l’effectif légal atteint au moins onze salariés pendant douze mois consécutifs. Onze bulletins de paie ne suffisent pas à établir ce seuil ; inversement, attendre une demande des salariés ne dispense pas de lancer les élections. Il faut calculer l’effectif, dater la continuité du franchissement, puis informer le personnel avec un calendrier réalisable. Code du travail, L. 2311-2.

Ce guide traite la première mise en place dans une PME à établissement unique. Une unité économique et sociale, plusieurs établissements distincts ou une entreprise de travail temporaire demandent un examen complémentaire du périmètre. Le calcul du seuil, la liste des électeurs et le nombre de sièges sont trois opérations différentes.

Calculer onze salariés, sans arrondir l’équipe

Les CDI à temps plein comptent intégralement. Les salariés à temps partiel sont pondérés selon leurs horaires contractuels rapportés à la durée légale ou conventionnelle applicable. Deux contrats de 17,5 heures représentent donc une unité si la référence est de 35 heures. Utilisez les contrats, pas les heures supplémentaires d’un mois exceptionnel. Le guide du contrat à temps partiel aide à retrouver les horaires opposables.

Les CDD et certaines autres catégories, notamment les intérimaires, sont pris en compte proportionnellement à leur présence pendant les douze mois précédents. Les CDD et salariés mis à disposition remplaçant un salarié absent ou dont le contrat est suspendu sont exclus de ce décompte. Pour les salariés d’une entreprise extérieure, vérifiez notamment la présence dans les locaux et l’ancienneté d’un an prévues par le texte. L. 1111-2.

Un CDD à temps plein ayant travaillé six mois sur la période représente ainsi 0,5, sauf exclusion applicable. Un CDD de remplacement ne devient pas 0,5 simplement parce qu’il dure six mois : sa qualification doit être examinée avant la pondération. Le salarié remplacé titulaire d’un CDI à temps plein reste, lui, compté intégralement.

Les apprentis sont exclus de ce calcul. L’exclusion des contrats de professionnalisation suit leur période légale propre ; celle de certains contrats aidés dépend de l’attribution de l’aide. Ne rassemblez pas tous les « alternants » ou contrats aidés dans une ligne sans dates. L. 1111-3.

Reconstituer les douze mois consécutifs

Le seuil n’est pas une moyenne annuelle permettant de compenser un mois inférieur à onze par un mois à treize. Une interruption du franchissement empêche de retenir douze mois consécutifs sur cette séquence. Conservez les dates exactes des entrées, sorties et changements de quotité : douze photographies prises en fin de mois peuvent masquer une interruption intermédiaire.

Le registre unique du personnel fournit les mouvements ; il ne calcule ni les pondérations ni les exclusions. Le dossier de calcul doit permettre à une autre personne de retrouver, pour chaque période, les contrats retenus et la règle appliquée. En cas de pièce manquante, rapprochez le contrat, ses avenants et les données de paie avant de conclure que le seuil n’est pas atteint.

Exemple entièrement hypothétique : Atelier Noro. L’entreprise emploie dix CDI à temps plein et deux CDI de 17,5 heures depuis le 1er octobre 2025, sans changement jusqu’au 30 septembre 2026. La référence est 35 heures. Elle emploie aussi un apprenti. De juillet à septembre 2026, un CDD remplace l’un des dix CDI absents.

Il existe quatorze contrats en septembre, mais l’effectif retenu est onze. La responsable RH vérifie les mouvements sur toute la période : onze sans interruption d’octobre 2025 à septembre 2026. Les douze mois sont accomplis au terme du 30 septembre. La direction lance l’information le 1er octobre 2026. Elle ne repart pas pour douze mois au motif qu’un remplacement s’est terminé.

La fiche de décision est remplie ainsi : « Périmètre : Atelier Noro, établissement unique. Référence horaire : 35 heures. Seuil continu : 1er octobre 2025–30 septembre 2026. Pièces : contrats, avenants et relevé des mouvements. Conclusion : première mise en place du CSE ; responsable du calendrier : direction, préparation : RH. » Ce document conserve le raisonnement, pas seulement le total d’un logiciel.

Annoncer un premier tour dans les quatre-vingt-dix jours

L’information du personnel doit avoir une date certaine et indiquer la date envisagée du premier tour. Celui-ci doit intervenir au plus tard le quatre-vingt-dixième jour suivant sa diffusion. Archivez le texte effectivement communiqué et la preuve de sa diffusion : un brouillon daté ne prouve pas que les salariés l’ont reçu ou ont pu en prendre connaissance. L. 2314-4.

Le calendrier doit réserver du temps aux invitations syndicales, à la négociation du protocole d’accord préélectoral, aux listes et aux candidatures. Les modalités retenues doivent aussi permettre aux salariés absents ou travaillant sur d’autres horaires d’exercer leurs droits. Ne choisissez pas un prestataire ou un mode de vote avant d’avoir déterminé les règles applicables.

La particularité des entreprises de onze à vingt salariés

L’invitation des organisations syndicales à négocier est conditionnée par la candidature d’au moins un salarié dans les trente jours suivant l’information. Lorsqu’elle est requise, l’invitation doit parvenir au moins quinze jours avant la première réunion. Les organisations représentatives, celles ayant constitué une section syndicale et les syndicats affiliés à une organisation représentative nationale interprofessionnelle sont invités par courrier ; les autres organisations répondant aux conditions légales le sont par tout moyen. L. 2314-5.

Dans cette tranche d’effectif, l’absence de candidature initiale dispense d’inviter les syndicats ; elle ne permet pas de classer immédiatement le dossier. Service Public indique de poursuivre les deux tours. Une déclaration d’intérêt reçue par la direction ne constitue pas non plus, à elle seule, une liste syndicale du premier tour. Service Public, rubrique onze à vingt salariés ; L. 2314-29.

Calendrier renseigné pour Atelier Noro

Dans notre hypothèse, une salariée manifeste sa candidature le 5 octobre. Les invitations requises parviennent le 9 octobre ; la réunion est fixée au 27 octobre, soit dix-huit jours plus tard. Le protocole est valablement conclu lors de cette réunion.

Le premier tour intervient cinquante-six jours après l’annonce ; le second, s’il faut l’organiser, quatorze jours après le premier. Le délai maximal de quatre-vingt-dix jours pour le premier tour ne constitue donc pas une date à atteindre coûte que coûte. Ce calendrier est un exemple d’organisation, pas un délai imposé entre toutes les étapes.

Préparer le protocole et les listes sans confondre les catégories

Le protocole doit respecter ses conditions légales de majorité ; la seule signature du dirigeant ne démontre pas un accord négocié valable. Les règles générales reposent sur une double majorité, avec des exigences particulières pour certains sujets. L. 2314-6.

Pour l’effectif de Noro, le régime par défaut prévoit un titulaire et un suppléant, avec un collège unique regroupant les catégories professionnelles. Il faut préparer séparément l’élection des titulaires et celle des suppléants. R. 2314-1, L. 2314-1 et L. 2314-11.

Un apprenti de dix-neuf ans présent depuis six mois peut être électeur alors qu’il est exclu du calcul du seuil. Les conditions générales de l’électorat sont seize ans révolus, trois mois d’ancienneté et l’absence d’interdiction relative aux droits civiques. L’éligibilité exige notamment dix-huit ans et un an d’ancienneté, avec des exclusions familiales et celles concernant certains salariés représentant l’employeur. L’apprenti de notre variante vote, mais ne remplit pas encore l’ancienneté pour être élu. L. 2314-18 ; L. 2314-19.

Traiter un blocage sans improviser une dispense

Si aucun syndicat ne répond aux invitations régulières, l’employeur poursuit l’organisation du scrutin ; il conserve les démarches accomplies et les modalités arrêtées. Si un syndicat participe mais qu’un désaccord persiste sur la répartition du personnel ou des sièges entre collèges, le régime de saisine de l’autorité administrative doit être appliqué. Cette saisine suspend le processus. Les désaccords sur les modalités du scrutin peuvent relever du juge judiciaire. Il ne faut donc pas traiter tous les désaccords comme un simple silence syndical. L. 2314-13, L. 2314-14, L. 2314-28.

Sans candidats au terme du processus, suivez la procédure de procès-verbal de carence. Un sondage interne défavorable à la création du CSE ne remplace aucune étape.

Enfin, séparez le fichier de calcul et les listes destinées aux opérations électorales. Les salaires, coordonnées bancaires ou motifs médicaux d’absence n’ont pas à accompagner chaque document électoral. Définissez les accès, les rectifications et les pièces justifiant les calculs conformément à la protection des données au travail. RGPD, Art. 5(1)(c) et (f).

Ce qu’il faut retenir

• Le seuil est onze salariés selon le décompte légal, pendant douze mois consécutifs.
• Les remplacements, temps partiels et alternants demandent des traitements distincts.
• L’annonce doit permettre un premier tour dans les quatre-vingt-dix jours.
• Dans les entreprises de onze à vingt salariés, la dispense d’invitation syndicale n’arrête pas les élections.
• Effectif, électorat et éligibilité se contrôlent séparément.

FAQ

Une demande d’un salarié peut-elle attendre le prochain exercice ?

En l’absence de CSE, l’employeur engage la procédure dans le mois suivant une demande d’un salarié ou d’un syndicat. Après un procès-verbal de carence, une telle demande intervient seulement à l’issue de six mois. Ces règles ne dispensent pas du suivi spontané du seuil. L. 2314-8.

Peut-on reprendre ce calendrier pour un renouvellement ?

Pas tel quel. Pour un renouvellement, l’invitation syndicale intervient deux mois avant l’expiration des mandats et le premier tour dans la quinzaine précédant leur terme. Le calendrier part donc de cette échéance. L. 2314-5.

Faut-il arrondir 10,8 à onze salariés ?

Non : un résultat inférieur à onze ne satisfait pas le seuil. Conservez le calcul exact et vérifiez les catégories et périodes qui le composent avant de décider de ne pas lancer la procédure.

Recevez nos analyses pratiques de conformité dans la newsletter.

À propos de l’auteur. Thiébaut Devergranne est docteur en droit privé, titulaire du CAPA et fondateur de Legiscope. Il travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.