Registre unique du personnel : mentions et méthode

Le registre unique du personnel doit identifier les personnes accueillies dans chaque établissement et retracer leurs entrées, leurs sorties et les mentions exigées pour leur statut. Il s’ouvre dès le premier salarié, se renseigne à l’embauche et ne doit pas permettre de réécrire discrètement le passé. Un tableau d’effectifs, même exact aujourd’hui, ne répond pas nécessairement à ces exigences.

Pour le mettre en place, choisissez d’abord l’établissement concerné, puis les champs obligatoires et un support qui conserve les inscriptions. L’accès du CSE et des agents de contrôle doit être organisé ; il ne justifie pas un partage avec tous les managers. Voici une méthode pour une entreprise privée relevant du régime général, avec un exemple rempli et une procédure de correction.

Un registre par établissement, pas seulement un fichier par société

L’article L. 1221-13 impose la tenue du registre dans tout établissement employant des salariés. Les noms et prénoms sont inscrits dans l’ordre des embauches, au moment de l’embauche, de manière indélébile. Les stagiaires et volontaires en service civique sont inscrits dans une partie spécifique, dans l’ordre de leur arrivée. Code du travail, L. 1221-13.

Un service RH central peut administrer plusieurs registres. Il doit cependant pouvoir restituer celui de chaque établissement : une liste globale mélangeant les entrées de Lyon et de Nantes sans distinction ne suffit pas. N’utilisez pas non plus le seul établissement de paie pour affecter automatiquement toutes les personnes.

La première mise en place exige de rapprocher les contrats, les dates d’entrée, les conventions de stage et les mises à disposition. Le registre ne remplace pas la déclaration préalable à l’embauche : l’accomplissement de l’une ne prouve pas l’accomplissement de l’autre. De même, l’inscription d’un apprenti ne dépend pas de sa prise en compte dans tel calcul d’effectif. Recenser les personnes et calculer un seuil sont deux opérations différentes.

Les champs à prévoir selon la situation

Pour chaque salarié, prévoyez les nom et prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification et dates d’entrée et de sortie de l’établissement. Ajoutez les mentions propres à sa situation. La qualification doit être renseignée : indiquer uniquement « salarié » dans une colonne statut ne décrit ni son emploi ni sa qualification. D. 1221-23.

Ces colonnes conditionnelles ne doivent pas conduire à demander un titre de travail à toute personne. Leur renseignement dépend du régime effectivement applicable. Pour les salariés détachés accueillis, les textes organisent également l’annexion de la déclaration et des accusés de réception concernés. Ne substituez pas une simple note « justificatif chez le prestataire » à une annexe exigée. L. 1221-15-1 et D. 1221-24 et D. 1221-24-1.

La partie consacrée aux stagiaires comporte leurs nom et prénoms, les dates de début et de fin du stage, les nom et prénoms du tuteur et le lieu de présence. Elle ne doit pas être remplie comme une embauche en CDD. D. 1221-23-1.

Exemple rempli : deux salariés et une stagiaire

Prenons une entreprise fictive, Aronde, avec un établissement à Lyon. Les identités et données ci-dessous sont inventées pour expliquer le renseignement. Aucune autorisation d’embauche ou de licenciement n’est requise dans cet exemple.

Les deux inscriptions sont effectuées respectivement le 5 et le 12 octobre. Le CDD de Lucas prévoit une échéance au 30 novembre. Cette échéance contractuelle peut être suivie dans le dossier RH, mais elle ne doit pas devenir une sortie déjà accomplie dans le registre. Si Lucas quitte effectivement l’établissement le 30 novembre, cette sortie sera portée à cette date. Les événements postérieurs sont inscrits lorsqu’ils surviennent. D. 1221-25.

La partie spécifique comporte parallèlement cette inscription : Camille Roux ; stage du 6 au 30 octobre 2026 ; tutrice Élodie Martin ; présence dans l’établissement de Lyon, bureau administratif. Les dates correspondent à la convention de l’exemple. Une prolongation réellement convenue appelle une mise à jour ; la stagiaire ne disparaît pas de la partie spécifique parce que son stage se termine.

Cet exemple reste à adapter aux qualifications effectivement applicables dans votre entreprise. Il montre surtout comment séparer l’identité, l’emploi, les mentions cumulatives et les événements. Il ne fournit aucune information de paie : le salaire, le RIB, le numéro de sécurité sociale, les évaluations et les diagnostics médicaux n’appartiennent pas à cette trame.

Papier ou informatique : préserver les inscriptions

Le support de substitution doit permettre d’obtenir les mentions obligatoires sans difficulté d’utilisation ou de compréhension et sans risque d’altération. Les conditions de présentation et la durée de conservation du registre remplacé demeurent applicables. D. 8113-2.

Pour un outil numérique, demandez donc une démonstration concrète : peut-on retrouver les inscriptions antérieures, identifier une correction, restituer un établissement et lire les annexes ? Un export produit aujourd’hui ne prouve pas, à lui seul, que personne n’a modifié les entrées hier. La sauvegarde protège contre une perte ; l’historique protège la compréhension des changements. Aucun nom de logiciel ne dispense de vérifier ces fonctions.

Lorsqu’un CSE existe, sa consultation précède la mise en place du support de substitution ; son avis est adressé à l’inspection du travail. Il s’agit d’une consultation, pas d’une autorisation préalable de la CNIL. L. 2315-5 et D. 1221-27.

Une difficulté documentaire mérite d’être signalée : D. 8113-3 mentionne encore un récépissé de déclaration préalable. La CNIL précise expressément qu’il n’existe plus de déclaration pour le registre unique du personnel depuis l’application du RGPD. Ne recherchez pas un formulaire disparu ; documentez la conformité actuelle du traitement. D. 8113-3 et réponse spécifique de la CNIL.

Lors d’un changement de logiciel, vérifiez également la reprise des anciens salariés, des stagiaires et des annexes encore à conserver. Une migration limitée aux personnes présentes laisse une partie du registre inaccessible. Avant de fermer l’ancien outil, désignez le support qui permettra de restituer cet historique.

Corriger sans antidater ni supprimer la trace

Proposition de procédure pour Aronde : la responsable RH constate le 15 octobre que la naissance de Lucas a été saisie « 8 juin 1991 » au lieu de « 8 juin 1990 ». Elle vérifie la donnée, corrige la valeur et conserve un historique daté indiquant l’ancienne valeur, la nouvelle et l’auteur de la correction. Elle ne change pas la date d’entrée du 12 octobre.

Sur papier, retenez une rectification lisible et datée laissant comprendre l’inscription initiale ; sur support numérique, une correction tracée. Ces modalités constituent une proposition d’organisation répondant à l’exigence d’intégrité, pas un format de journal imposé mot pour mot par le Code.

Si une personne a été oubliée, régularisez avec sa véritable date d’entrée et documentez la date de régularisation. Fabriquer une inscription prétendument réalisée à l’embauche aggrave le problème de preuve. L’absence de mention doit aussi conduire à rechercher pourquoi le circuit d’accueil n’a pas déclenché l’inscription.

Donner accès aux bonnes personnes

L. 1221-15 organise l’accès du CSE et des agents compétents pour l’application du droit du travail et de la sécurité sociale. La confidentialité des données ne permet donc pas de refuser cet accès légal. Elle commande de sécuriser la consultation et de ne pas y joindre inutilement tout le dossier individuel. L. 1221-15.

Pour Aronde, la procédure proposée réserve l’écriture à la responsable RH et à sa suppléante habilitée. Le CSE consulte le registre et les annexes légalement accessibles par un accès dédié ; les managers reçoivent seulement les informations utiles à l’organisation de leur équipe. La même précaution s’applique aux copies : un export envoyé par courriel peut continuer à circuler après la fermeture d’un accès.

Cette séparation applique la minimisation des données. La base de la tenue obligatoire est l’obligation légale, Art. 6(1)(c) RGPD, et non le consentement. Décrivez le dispositif dans votre registre des activités de traitement, puis dans l’information remise aux salariés. Le premier décrit un traitement ; le registre du personnel décrit les personnes concernées. RGPD, Art. 5(1)(c), 6(1)(c).

Conserver cinq ans à compter du départ de l’établissement

R. 1221-26 impose la conservation des mentions pendant cinq ans après le départ du salarié ou du stagiaire de l’établissement. Pour Lucas, sorti le 30 novembre 2026 dans notre hypothèse, l’échéance est le 30 novembre 2031. Pour Camille, partie le 30 octobre 2026, elle est le 30 octobre 2031. Ne faites pas courir ces délais depuis leur arrivée ou depuis la création du fichier. R. 1221-26.

La responsable RH tient une échéance par départ, vérifie les archives concernées et traite les exports associés. Si des éléments doivent être conservés pour un contentieux identifié, documentez séparément la justification et l’accès restreint ; cela ne transforme pas tous les registres en archives perpétuelles.

Enfin, contrôlez régulièrement la concordance des entrées et sorties. R. 1227-7 prévoit une contravention de quatrième classe pour les manquements qu’il énumère, appliquée autant de fois qu’il existe de personnes employées dans des conditions sanctionnables. Une régularisation est nécessaire sans garantir l’effacement d’un manquement antérieur. R. 1227-7.

Ce qu’il faut retenir

• Inscrivez chaque personne dans le bon établissement et la partie correspondant à son statut.
• Renseignez les mentions exigées et les événements effectifs, sans importer tout le dossier RH.
• Préservez l’historique des corrections et organisez les consultations légales.
• Calculez les cinq ans de conservation depuis le départ de l’établissement.

FAQ

Un tableur Excel peut-il convenir ?

Le format ne suffit pas à répondre. Vérifiez l’intégrité, l’historique, les mentions, la restitution et les formalités du support de substitution. Un fichier dont toutes les cellules peuvent être écrasées sans trace présente une difficulté concrète.

Faut-il ajouter les candidats finalement non recrutés ?

Ils ne sont pas inscrits en tant que salariés embauchés. Leur dossier relève du recrutement, avec une finalité et des règles de conservation distinctes. N’utilisez pas le registre pour conserver les candidatures refusées.

Le départ autorise-t-il à supprimer immédiatement la ligne ?

Non. Inscrivez la sortie puis conservez les mentions pendant le délai légal. La suppression des accès informatiques du salarié est une autre opération, qui ne doit pas attendre cinq ans.

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À propos de l’auteur. Thiébaut Devergranne est docteur en droit privé, titulaire du CAPA et fondateur de Legiscope. Il travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.