Dossier commun : gérer des personnes aux droits opposés

Un dossier commun ne donne pas à chacun un droit d’accès à toutes les informations des autres. Il ne permet pas non plus à une personne d’effacer les données encore nécessaires à la prestation ou à un litige. Il faut décider par information et par usage, puis répondre séparément à chaque demande. Le désaccord entre les personnes ne suspend pas, à lui seul, les obligations du responsable du traitement.

La difficulté tient souvent à un document unique : contrat signé à deux, historique partagé, correspondance mêlant plusieurs personnes. Le bon travail consiste à préserver le contexte utile sans transformer le dossier en accès général à la vie privée d’autrui.

Identifier les personnes avant de découper les documents

Vérifiez qui demande quoi : un accès à ses données, la rectification d’un fait, la suppression de ses coordonnées ou l’effacement de tout son dossier. Une demande ne vaut pas mandat pour l’autre personne. Le compte utilisé en commun n’est pas davantage une preuve suffisante que tous ses utilisateurs ont approuvé une communication individuelle.

En cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur, l’Art. 12(6) permet de demander les informations supplémentaires nécessaires à sa confirmation. Adaptez la vérification aux éléments déjà disponibles et au risque. Ne réclamez pas automatiquement les pièces d’identité des deux personnes pour répondre à l’une.

Pour chaque pièce, distinguez ensuite trois ensembles : les données du demandeur, les informations qui concernent plusieurs personnes et celles qui ne concernent que des tiers. Cette qualification dépend du contenu, du but et des effets de l’information. Un message écrit par une autre personne peut ainsi contenir une appréciation sur le demandeur et constituer aussi une donnée qui le concerne.

Deux demandes dans un dossier de prestation contestée

Le dossier D-27 suivant est entièrement fictif. Alix et Noé ont commandé ensemble une prestation de conception de mobilier à Atelier Verne. La prestation est terminée, mais un désaccord précis sur la livraison fait encore l’objet d’échanges entre l’entreprise et ses clients. Le dossier contient le contrat, les étapes de validation, des paiements et des courriels individuels. Un message relatif à un autre projet de Noé, abandonné sans suite, n’a plus d’utilité établie.

Alix demande l’accès aux données la concernant, notamment aux échanges utilisés pour expliquer le retard. Noé demande l’effacement de toutes ses données et précise qu’il ne veut plus être appelé sur son numéro privé. Les identités sont établies ; le service a vérifié un canal individuel de réponse pour chacun.

Le responsable instruit ces demandes en parallèle. Il ne demande pas à Alix d’autoriser l’effacement des coordonnées de Noé. Il ne soumet pas non plus l’ensemble de la réponse d’accès à un veto de Noé. Il doit lui-même apprécier les droits en présence et la nécessité des traitements.

Ces décisions sont propres aux faits supposés. Elles ne créent pas une règle selon laquelle tout contrat commun doit toujours être transmis intégralement ou tout courriel doit être conservé. Une pièce peut comporter des éléments supplémentaires nécessitant une analyse différente.

Donner une copie intelligible sans divulgation générale

L’Art. 15(1), 15(3) et 15(4) organise l’accès aux données, la copie et la protection des droits et libertés d’autrui. Le droit porte sur les données traitées ; ce n’est pas un droit universel à chaque document du dossier. Mais fournir seulement une liste de mots isolés peut rendre la réponse inutilisable.

Dans l’arrêt C-487/21, la CJUE explique que des extraits, voire des documents entiers, doivent être fournis lorsque cela est indispensable à une reproduction fidèle et intelligible. Elle exige aussi une conciliation avec les droits d’autrui, en recherchant des modalités de communication appropriées plutôt qu’un refus global. Points 41 à 45.

Pour D-27, la phrase « validation tardive d’Alix » ne suffit pas sans la date, la validation visée et la nature de l’appréciation enregistrée. Le service prépare l’extrait du courriel avec ce contexte. Il retire les coordonnées privées présentes dans la signature et les développements étrangers au dossier. Il conserve les éléments nécessaires pour comprendre l’origine et la portée de l’information, après examen des droits en présence.

La réponse indique clairement qu’il s’agit d’un extrait et que certains éléments tiers sans utilité pour l’accès ont été retirés. Elle ne transforme pas une accusation en fait établi : « Noé a déclaré… » reste distinct de « Alix a causé le retard ». Cette différence importe autant que le masquage technique.

Le guide d’occultation des données de tiers dans une réponse d’accès détaille la préparation de la copie. Relisez le fichier effectivement remis : les couches de texte, annotations ou pièces jointes ne doivent pas réexposer les informations exclues.

Ne pas confondre effacement, fin de contact et destruction des preuves

Les motifs d’effacement figurent à l’Art. 17(1). La conservation nécessaire à une obligation légale ou à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice relève notamment des exceptions de l’Art. 17(3)(b) et 17(3)(e). Il faut pouvoir expliquer quelle donnée reste nécessaire et pour quelle raison.

Dans D-27, un différend concret est en cours. Atelier Verne conserve le contrat et les échanges nécessaires à ce différend. L’Art. 17(3)(e) explique la limite apportée à l’effacement ; la licéité de la conservation reste à rattacher à un fondement de l’article 6. Dans cette hypothèse, l’entreprise documente son intérêt légitime à établir et défendre ses droits, la nécessité des pièces et la balance avec les droits des clients. Art. 6(1)(f).

Cette justification ne couvre ni l’ensemble des messages personnels de Noé ni une conservation indéfinie « au cas où ». Le service identifie le différend, les pièces concernées, les personnes autorisées à les consulter et le moment où leur nécessité sera réexaminée. Il adapte la durée aux règles effectivement applicables au dossier, sans inventer un délai identique pour tous les contrats.

Le numéro privé utilisé pour les rappels opérationnels est retiré de ces usages devenus inutiles. Si ce numéro figure dans une ancienne pièce indispensable au différend, son éventuelle conservation dans cette pièce doit être justifiée séparément et ne permet pas de continuer à appeler Noé. La séparation entre exploitation courante et archives intermédiaires à accès restreint rend cette distinction concrète.

Préparer deux réponses qui n’exposent pas l’autre demande

Les formulations suivantes illustrent les décisions de D-27. Ce sont des fragments renseignés à joindre aux informations nécessaires à chaque réponse, pas des modèles universels couvrant toutes les rubriques de l’article 15.

À Alix : « Nous vous communiquons le contrat commun, la chronologie des validations vous concernant et un extrait de l’échange du 18 septembre relatif à votre validation. Cet extrait restitue une appréciation enregistrée dans le dossier, sans établir à lui seul sa véracité. Les coordonnées privées et les passages étrangers à vos données ont été retirés pour protéger les droits de l’autre personne. »

Le service accompagne la copie des informations applicables sur les finalités, catégories, destinataires, conservation, droits et autres éléments prévus par l’article 15. Il n’annonce pas que Noé a demandé l’effacement : cette information n’est pas nécessaire pour expliquer les documents remis à Alix.

À Noé : « Votre numéro a été retiré des rappels opérationnels du dossier D-27. Le contrat et les échanges identifiés concernant le différend de livraison restent conservés pour établir et défendre les droits en cause. Leur accès est réservé aux personnes chargées de ce différend. Cette conservation ne permet pas leur réutilisation commerciale. Votre message relatif au projet indépendant a été examiné séparément et supprimé, son utilité ayant cessé. »

La réponse réelle doit identifier les informations effectivement supprimées ou conservées et leurs motifs, sans promettre une opération non vérifiée. Pour la partie non satisfaite, elle mentionne la possibilité de saisir l’autorité de contrôle et d’exercer un recours juridictionnel, conformément à l’Art. 12(4).

Les deux demandes suivent leurs propres dates de réception. L’Art. 12(3) impose une réponse dans les meilleurs délais et en principe dans le mois. La complexité peut justifier une prolongation dans les conditions du texte, avec information motivée pendant ce premier mois. Le conflit entre les intéressés n’autorise pas une attente sans échéance. Art. 12(3) et 12(4).

Faire suivre la décision dans les copies du dossier

Le retrait du numéro doit atteindre le fichier des rappels, la liste de l’équipe et les éventuels outils qui les réalimentent. Désigner seulement la fiche principale laisserait un risque de nouveau contact depuis une copie. Consignez les systèmes examinés, les opérations réalisées et les exceptions documentaires précisément justifiées.

L’Art. 19 prévoit la notification des rectifications, effacements et limitations aux destinataires, sauf impossibilité ou efforts disproportionnés dans les conditions du texte. Cette propagation ne nécessite pas de leur transmettre tout le contenu des demandes. Le guide de rectification des bases dérivées aide à organiser les instructions et confirmations.

Une autre difficulté apparaît si Alix conteste une donnée utilisée dans le différend. L’Art. 18(1)(a) prévoit la limitation pendant la vérification de l’exactitude. La limitation ne commande pas d’effacer une pièce et n’interdit pas absolument toute opération : l’Art. 18(2) encadre les usages autres que la conservation, notamment pour les droits en justice. Il faut documenter l’usage précis envisagé, sans assimiler le litige à une permission générale.

Enfin, si la réponse d’accès a déjà été envoyée au mauvais cotitulaire ou à une adresse commune inappropriée, traitez la divulgation comme un événement distinct. Examinez sa qualification et les obligations des Art. 33 et 34. Le caractère commun du dossier ne rend pas toute communication légitime après coup.

Ce qu’il faut retenir

• Qualifiez les informations propres, communes et tierces à l’intérieur de chaque pièce.
• Préservez le contexte nécessaire à l’accès sans transmettre automatiquement tout le dossier.
• Justifiez séparément les usages arrêtés et les pièces conservées.
• Répondez individuellement, puis propagez les opérations aux copies concernées.

FAQ

Faut-il toujours demander l’accord de l’autre personne ?

Non. Son avis peut aider à comprendre un risque, mais le responsable doit appliquer les règles d’accès et protéger les droits en présence. Une absence d’accord ne constitue pas à elle seule une justification de refus global.

Peut-on remplacer les noms par des numéros ?

Cela peut aider dans certaines copies, à condition de préserver une réponse intelligible. Une substitution qui empêche de comprendre les données du demandeur ne résout pas correctement la conciliation.

Le RGPD tranche-t-il le différend entre les cotitulaires ?

La réponse aux droits ne décide pas qui a correctement exécuté le contrat ou qui doit payer. Elle doit restituer les données fidèlement, conserver les preuves lorsqu’elles sont nécessaires et éviter d’ajouter un jugement non établi.

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Thiébaut Devergranne, docteur en droit et fondateur de donneespersonnelles.fr, travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.