Droit d'accès : masquer les données des tiers
Droit d'accès RGPD : préparez une copie intelligible, protégez les données des tiers et justifiez chaque occultation sans refuser tout le dossier.
Un client demande une copie de ses données. Le dossier contient ses échanges avec le support, mais aussi l’adresse privée d’un autre client et une note qui mentionne plusieurs personnes. Vous devez produire une réponse complète et compréhensible, tout en examinant les droits des autres personnes : supprimer tous les noms ou refuser tout le dossier ne constitue pas une méthode suffisante.
La présence d’un tiers ne bloque pas le droit d’accès
L’Art. 15(3) prévoit une copie des données personnelles faisant l’objet du traitement. L’Art. 15(4) impose de tenir compte des droits et libertés d’autrui. Ces deux dispositions doivent être conciliées. Source : RGPD, chapitre III.
La CJUE a précisé qu’une copie doit restituer les données fidèlement et de manière intelligible. Des extraits, voire des documents entiers, peuvent être nécessaires pour permettre l’exercice effectif des droits. La présence d’autres informations dans un document ne dispense donc pas automatiquement de le communiquer. CJUE, 4 mai 2023, C-487/21, points 41 à 45 et dispositif.
Votre procédure de droit d’accès doit comporter une étape de sélection et de justification, avant la préparation matérielle de la copie.
Examiner le risque concret avant de masquer
Les lignes directrices 01/2022 du CEPD distinguent l’identification de l’atteinte possible, la recherche d’une conciliation et, si nécessaire, l’arbitrage entre droits. Une crainte générale ne suffit pas. Le responsable doit examiner le contexte réel de la communication. CEPD, version finale 2.1, section 6.2, points 168 à 173.
Concrètement, posez trois questions pour chaque information litigieuse :
- Cette information concerne-t-elle aussi le demandeur ou est-elle nécessaire pour comprendre ses données ?
- Quel droit d’une autre personne serait affecté par sa communication, et comment ?
- Une occultation limitée, une extraction ou une présentation différente permet-elle de préserver l’accès ?
Un échange peut concerner simultanément plusieurs personnes. La mention d’un interlocuteur professionnel dans une conversation déjà connue du demandeur n’appelle pas la même analyse qu’un diagnostic médical relatif à un autre client, inséré par erreur dans son dossier.
Une grille de préparation de la copie
Le tableau ci-dessous propose des orientations de travail. Il ne remplace pas l’examen du document et du risque dans chaque situation.
| Contenu trouvé | Analyse à conduire | Préparation possible |
|---|---|---|
| Coordonnées du demandeur | Données directement visées | Conserver les valeurs et leur contexte utile |
| Adresse privée d’un autre client sans rapport avec la demande | Information étrangère au dossier du demandeur et exposant un tiers | Retirer ce passage sans supprimer le reste du document |
| Courriel où le demandeur et un interlocuteur échangent | Données partagées ; apprécier la connaissance préalable et le contexte | Communiquer l’échange, avec occultations limitées si justifiées |
| Note d’évaluation concernant le demandeur | Le caractère interne ne suffit pas à l’exclure | Restituer la donnée et le contexte nécessaire ; examiner séparément les informations sur autrui |
| Tableau regroupant plusieurs dossiers | Distinguer ligne pertinente et informations étrangères | Produire un extrait fidèle avec les intitulés de colonnes |
| Pièce jointe concernant uniquement une autre personne | Vérifier qu’elle ne constitue pas aussi une donnée du demandeur | Écarter la pièce du périmètre et traiter son mauvais rattachement |
Ne transformez pas « document interne » ou « confidentiel » en exemption générale. Un secret protégé peut nécessiter un examen spécifique, mais l’étiquette du fichier ne décide pas du résultat.
Exemple d’occultation justifiée
Exemple hypothétique. Une note de support indique : « Le dossier de Mme A a été envoyé à M. B, domicilié au 18 rue des Lilas ; Mme A en a été informée le lendemain. » Mme A exerce son droit d’accès.
La copie doit préserver l’information sur l’envoi erroné de son dossier et sur les suites qui lui ont été données. L’adresse privée de M. B peut être occultée si elle n’est pas nécessaire à la compréhension et si sa communication porterait atteinte à ses droits. L’identité du destinataire soulève une question distincte : elle doit être appréciée aussi au regard de l’information sur les destinataires prévue à l’Art. 15(1)(c), et non supprimée mécaniquement parce qu’il s’agit d’un tiers.
Une version de travail pourrait donc retirer l’adresse, maintenir la chronologie et réserver une analyse spécifique du nom du destinataire. L’intérêt de cet exemple est précisément de séparer des décisions qui seraient perdues dans un masquage global.
Rendre l’occultation techniquement effective
Un rectangle noir posé sur un PDF peut masquer visuellement un texte tout en laissant ce texte sélectionnable. Une colonne cachée dans un tableur reste présente dans le fichier. Des commentaires, révisions et pièces jointes intégrées peuvent également révéler des informations supprimées de la vue principale.
Avant l’envoi, faites contrôler la version finale :
- extraction du texte et recherche des valeurs retirées ;
- absence de feuilles, colonnes ou commentaires cachés ;
- suppression des versions et pièces jointes non destinées au demandeur ;
- conservation de titres, dates et repères nécessaires pour comprendre l’extrait ;
- vérification du destinataire et du canal de remise.
Ces opérations sont des précautions pratiques adaptées à la sécurité exigée par l’Art. 32(1). Elles doivent être intégrées au travail de réponse, pas reportées après l’envoi. Le guide des mesures de sécurité RGPD complète cette préparation.
Garder la justification sans multiplier les copies
Tenez un tableau interne indiquant la pièce, le passage traité, la raison de l’occultation et la décision retenue. Ne créez pas systématiquement une nouvelle archive complète de tous les documents bruts : définissez les preuves nécessaires, les accès et leur conservation.
La lettre de réponse peut expliquer la nature des occultations sans révéler ce qu’elles protègent. En cas de refus partiel, fournissez une motivation compréhensible et les informations relatives aux voies de recours applicables. Le modèle de réponse au droit d’accès aide à organiser cette communication.
La préparation d’une copie occultée ne crée pas un délai supplémentaire automatique. L’Art. 12(3) prévoit une réponse sans tarder et au plus tard dans un mois, avec prolongation possible de deux mois dans les conditions qu’il fixe et information motivée dans le premier mois. Anticipez ce travail dans votre procédure de gestion des droits.
Ce qu’il faut retenir
- Les données de tiers appellent un examen concret, pas un refus global.
- Une copie doit rester fidèle et intelligible après les occultations.
- Masquez seulement ce qui doit l’être et conservez la justification de la décision.
- Vérifiez le fichier final : un masquage visuel n’est pas toujours une suppression effective.
FAQ
Faut-il supprimer tous les noms autres que celui du demandeur ?
Non. Certaines informations concernent plusieurs personnes ou sont nécessaires à la compréhension ; leur communication doit être appréciée concrètement.
Peut-on répondre uniquement par un tableau récapitulatif ?
Cela dépend de sa capacité à restituer fidèlement toutes les données et leur contexte utile. Un extrait ou un document complet peut être nécessaire lorsque le tableau ne permet pas de comprendre les informations.
Un document interne échappe-t-il au droit d’accès ?
Son caractère interne ne suffit pas. Il faut examiner les données qu’il contient et les éventuelles restrictions juridiquement justifiées.
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Thiébaut Devergranne, docteur en droit et fondateur de donneespersonnelles.fr, travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.