Géolocalisation des véhicules : règles employeur

Avant d’équiper une flotte d’un GPS, l’employeur doit décider ce qu’il a réellement besoin de savoir. Affecter une intervention urgente au véhicule disponible le plus proche ne demande pas les mêmes données que justifier une prestation facturée. Cette distinction détermine la fréquence des relevés, les personnes qui les voient et leur durée de conservation.

Ce qu’il faut retenir

• Définissez chaque finalité et vérifiez qu’un moyen moins intrusif ne suffit pas.
• Organisez la désactivation hors temps de travail ; une simple interdiction d’usage privé du véhicule ne justifie pas de suivre tous les déplacements.
• Informez les salariés avant la collecte et accomplissez les obligations applicables envers le CSE.
• Séparez les trajets utilisés pour organiser l’activité, les justificatifs de facturation et les données de temps de travail.
• Les durées CNIL sont à lire par finalité, en distinguant base active et archivage intermédiaire.

Choisir un usage défendable

La CNIL admet notamment la gestion de prestations directement liées au véhicule, la sécurité ou l’affectation de moyens à des interventions. Elle exclut le contrôle de la vitesse, la surveillance permanente injustifiée, le suivi des représentants pendant leur mandat et le contrôle des déplacements de salariés disposant d’une liberté d’organisation incompatible avec cet outil. Le contrôle du temps par GPS n’est envisageable que si aucun autre moyen ne permet de l’effectuer. Source : CNIL, géolocalisation des véhicules des salariés.

Rédigez une fiche de décision pour chaque usage. Par exemple : « répartir les dépannages urgents pendant les plages de service » justifie une réflexion sur la position actuelle ; cela ne justifie pas automatiquement un historique détaillé accessible à tous les managers. Pour vérifier le passage sur un chantier, une attestation d’intervention peut suffire. Documentez pourquoi elle serait insuffisante avant de conserver un itinéraire.

Le traitement doit avoir une base légale adaptée, souvent l’intérêt légitime après mise en balance pour un usage nécessaire de gestion de flotte. Un consentement demandé dans un rapport de subordination ne résout pas un dispositif disproportionné. Les principes de finalité, minimisation et limitation de conservation s’appliquent aux données rattachables au conducteur : articles 5(1)(b), 5(1)(c), 5(1)(e) et 6(1)(f) du RGPD. Source : RGPD.

Configurer un véritable mode privé

Prévoyez une commande accessible, une explication et une vérification du résultat : pendant la période privée, quelles informations quittent encore le véhicule ? Une interface qui masque le trajet au manager tout en le stockant chez le prestataire ne démontre pas l’absence de collecte. Examinez les journaux techniques et les exports du fournisseur, pas seulement l’écran de suivi.

La CNIL distingue le suivi continu hors travail, prohibé, d’un dispositif antivol inerte activé à distance après le signalement du vol. Elle permet aussi de vérifier les désactivations, leur fréquence et leur durée pour demander des explications en cas d’abus. Cette faculté ne rétablit pas le droit de reconstituer les trajets privés. Source : CNIL, précautions relatives à la géolocalisation.

Décrivez séparément les interventions d’astreinte, les pauses, les véhicules partagés et la restitution du véhicule. Pour un véhicule partagé, l’attribution erronée d’un trajet au précédent conducteur peut entraîner une décision injustifiée. La procédure doit permettre de corriger cette association avant toute exploitation RH. Reliez ces règles à la charte informatique, avec une notice dédiée au GPS.

Informer et consulter avant le déploiement

L’article L. 1222-4 du Code du travail interdit de collecter des informations personnelles sur un salarié par un dispositif qui ne lui a pas été préalablement présenté. Informez sur les objectifs, les données, les périodes actives, les destinataires, les durées et l’exercice des droits. La remise d’un véhicule ne remplace pas cette information. Source : article L. 1222-4.

Dans le champ des attributions du CSE des entreprises d’au moins cinquante salariés, l’article L. 2312-38 prévoit une information et une consultation avant la décision de mettre en œuvre un moyen de contrôle de l’activité. Ne réduisez pas cette étape à une présentation après installation. Les obligations propres aux autres situations doivent également être vérifiées. Source : article L. 2312-38.

Le modèle d’information des salariés fournit la structure de la notice. Ajoutez un contact capable de traiter une demande d’accès aux trajets et une procédure de rectification d’une erreur d’affectation.

Appliquer une durée par objectif

Le référentiel CNIL publié en avril 2026 distingue, pour l’optimisation des tournées, deux mois en base active et un an en archivage intermédiaire. Pour la facturation, il distingue la conservation active jusqu’à la facturation et un an pour la preuve d’intervention lorsque cette preuve ne peut être apportée autrement, avec adaptation lorsqu’une contestation survient. L’archive n’est justifiée que si elle répond encore à un besoin ; elle n’est pas une prolongation automatique de l’accès opérationnel. Source : référentiel CNIL des durées RH, pages 2 et 8.

Dans votre tableau de conservation, écrivez le point de départ, l’action automatique et les habilitations pour chaque ligne. Un responsable d’exploitation peut avoir accès aux tournées récentes sans accéder aux justificatifs d’un contentieux ancien. Prévoyez une extraction ciblée si un litige survient, avec son propre dossier et une date de réexamen.

Les obligations relatives aux documents de temps de travail ne donnent pas une autorisation générale de conserver toutes les positions GPS pendant plusieurs années. Si les horaires peuvent être établis sans géolocalisation, choisissez cette solution ; notre guide de la badgeuse et du suivi des horaires aide à examiner l’alternative.

Contrôler le prestataire et le risque

Demandez au fournisseur la liste des données remontées, les paramètres de conservation, les exports possibles, les accès de support et les lieux d’hébergement. Le contrat de sous-traitance doit encadrer ses instructions et la suppression ou restitution des données ; les articles 28(3), 32(1) et, en cas de transfert international, 44 et suivants du RGPD s’appliquent. Source : RGPD.

L’AIPD dépend du risque et des listes applicables. La délibération CNIL n° 2018-327 vise notamment la surveillance constante de l’activité des employés et les données de localisation à grande échelle. Aucun nombre universel de véhicules ne dispense de l’examen. Une analyse d’impact ne rend pas licite une surveillance excessive. Source : délibération n° 2018-327, annexe. Utilisez le guide pour déterminer quand réaliser une AIPD.

Questions fréquentes

Peut-on suivre un véhicule de service le week-end ?

La propriété du véhicule ne suffit pas. Il faut distinguer une utilisation professionnelle effectivement prévue et les périodes hors travail. L’outil doit permettre de respecter les limites annoncées ; l’interdiction d’usage privé ne justifie pas un suivi permanent.

Peut-on conserver toutes les positions pour prouver les horaires ?

Non. Il faut d’abord établir que le GPS est nécessaire pour cette finalité et qu’aucun autre moyen ne convient. Ensuite, limitez les données et leur conservation au besoin démontré, sans confondre traces détaillées et documents récapitulatifs.

Un relevé irrégulier est-il toujours écarté par le juge ?

Non. La Cour de cassation impose une appréciation concrète du droit à la preuve, de son caractère indispensable et de la stricte proportionnalité de l’atteinte. Cette possibilité judiciaire ne régularise pas le dispositif de collecte. Source : Cass., assemblée plénière, 22 décembre 2023, n° 20-20.648, point 12.

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À propos de l’auteur. Thiébaut Devergranne est docteur en droit privé, titulaire du CAPA et fondateur de Legiscope. Il travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.