RGPD notaire : DPO, actes, archives et droits

Un office notarial doit protéger les dossiers, organiser les droits et respecter les règles propres aux actes et archives. Deux points méritent une attention particulière : les règles professionnelles imposent un DPO dans chaque office, et le délai de versement des minutes aux archives ne se confond pas avec leur délai de communicabilité. Ces obligations ne se résument pas à la taille de l’étude.

Le DPO est obligatoire dans chaque office

L’article 10 des règles professionnelles approuvées par l’arrêté du 29 janvier 2024 prévoit expressément cette obligation. Un petit office ne peut donc pas déduire une dispense du seul fait qu’il ne traiterait pas de données à grande échelle. Source : règles professionnelles du notariat, article 10.

Le DPO doit disposer des compétences, de l’indépendance et des moyens nécessaires. La mutualisation ou l’externalisation doit préserver son accessibilité et son intervention effective. Le guide sur le DPO obligatoire explique les critères généraux et les modalités de désignation ; ici, la règle professionnelle doit aussi être prise en compte.

Qualifier les traitements sans utiliser une base unique

Pour l’accomplissement de ses missions notariales, l’office exerce sa propre responsabilité sur les traitements concernés. Il ne devient pas un simple exécutant des instructions RGPD de son client. Les bases liées à une obligation légale ou à une mission d’intérêt public doivent être rattachées aux opérations et textes précis.

Distinguez l’acte, la préparation du dossier, la vérification réglementaire, la gestion du personnel et les activités annexes. Une base valable pour l’établissement d’un acte n’autorise pas automatiquement une communication commerciale. Les Art. 6(1)(c), 6(1)(e) et 6(3) doivent être examinés dans leur périmètre : chapitre II du RGPD.

Les informations patrimoniales et familiales ne relèvent pas toutes de l’Art. 9. La filiation, par exemple, n’est pas à elle seule une catégorie particulière. Lorsqu’une donnée de santé ou une autre catégorie protégée est réellement traitée, identifiez une exception et ses conditions ; la mission de l’office n’autorise pas à invoquer abstraitement l’intérêt public important sans fondement adapté.

Conservation des minutes : séparer trois questions

L’Art. R. 212-15 fixe en principe à 75 ans la conservation des minutes et répertoires par les notaires avant versement au dépôt d’archives compétent. Il prévoit aussi la possibilité d’un accord modifiant ce délai dans les conditions qu’il définit.

Les délais de 75 ans ou 100 ans, notamment pour les documents relatifs à un mineur, relèvent par ailleurs de la communicabilité dans les conditions de l’Art. L. 213-2. Le texte prévoit également, dans les cas concernés, un délai de 25 ans après le décès lorsqu’il est plus bref. Ces règles ne sont pas une autorisation de détruire la minute à leur échéance.

Le tableau des durées de conservation doit distinguer minutes, pièces préparatoires, copies de travail, comptabilité et vigilance LCB-FT. N’appliquez pas la durée de l’acte à toute copie présente dans une messagerie.

Le droit à l’effacement n’est pas supprimé pour tout le dossier

Une demande ne commande pas la destruction d’une minute soumise à conservation obligatoire. Les exceptions de l’Art. 17(3), notamment ses points b et d selon la situation, doivent être expliquées avec leur fondement. Cela n’autorise pas à répondre que l’ensemble des données d’un client échappe au droit à l’effacement.

Examinez chaque catégorie : acte à conserver, doublon inutile, donnée erronée, document requis pour un litige ou information employée pour une autre finalité. Les droits d’accès et de rectification doivent aussi être organisés en tenant compte du secret et des règles relatives aux actes. Source : Art. 15 à 17.

Secret, prestataires et accès entre offices

Les règles professionnelles encadrent le secret et les tâches susceptibles d’être confiées à des tiers. Un contrat Art. 28 ne rend pas licite une externalisation interdite par le droit de la profession. Vérifiez donc d’abord la tâche, puis le rôle et l’encadrement du prestataire.

Cartographiez les accès au logiciel de rédaction, à l’archivage, à la maintenance et aux échanges de pièces. L’avenant RGPD au contrat existant peut compléter une relation de sous-traitance, mais il doit correspondre aux accès réels. Une habilitation technique étendue ne vaut pas autorisation de consulter tous les dossiers.

Dans les opérations immobilières, les échanges avec d’autres intervenants doivent rester nécessaires à leur mission. Le guide RGPD en immobilier complète ce point sans assimiler tous les intervenants à des sous-traitants de l’office.

Acte électronique, visioconférence et AIPD

Le décret du 26 novembre 1971, articles 26 à 28, encadre la conservation des actes, dont le dépôt électronique. Vérifiez les accès locaux et les transmissions même lorsque l’infrastructure est organisée par la profession.

Une visioconférence ne donne pas un droit général d’enregistrer la réunion ni ne remplace les règles de l’acte à distance. Décrivez le procédé autorisé, les vérifications d’identité, les données conservées et les fournisseurs.

La liste CNIL des traitements non soumis à AIPD vise certaines activités notariales. Il faut en vérifier le périmètre avant de conclure. Un usage nouveau situé hors de ce cadre doit être examiné selon l’Art. 35 et les autres listes applicables ; l’AIPD n’est ni automatiquement requise pour toute visioconférence ni automatiquement exclue pour toute activité de l’office.

Ce qu’il faut retenir

• Chaque office doit désigner un DPO selon les règles professionnelles.
• Versement aux archives, communicabilité et destruction sont des questions distinctes.
• La conservation obligatoire de l’acte ne couvre pas automatiquement toutes ses copies et tous les usages.
• Le secret professionnel et les règles d’externalisation s’ajoutent au RGPD.

FAQ

Un office individuel peut-il se dispenser de DPO ?

Les règles professionnelles approuvées en janvier 2024 imposent un DPO dans chaque office. La petite taille ne constitue donc pas une dispense de cette exigence.

Faut-il détruire la minute après 75 ans ?

Non. Ce chiffre correspond notamment au délai de conservation avant versement prévu par l’Art. R. 212-15. Il ne constitue pas une date générale de destruction.

Toutes les pièces du dossier doivent-elles suivre la minute ?

Chaque catégorie doit être qualifiée selon son régime et son utilité. Les copies de travail et les données utilisées pour d’autres finalités ne bénéficient pas automatiquement de la même justification.

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Thiébaut Devergranne est docteur en droit et fondateur de donneespersonnelles.fr. Il travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données personnelles.