Handicap au travail : gérer la reconnaissance RQTH

Recevoir une notification de RQTH n’autorise pas l’employeur à la transmettre au manager ou à l’informatique sans examiner leur besoin. Il faut organiser les aménagements, conserver les justificatifs administratifs utiles dans un espace restreint et transmettre aux intervenants les seules informations nécessaires à leur mission. Le diagnostic n’a pas à circuler pour permettre l’installation d’un équipement adapté.

Accueillir la RQTH sans exiger sa déclaration

La reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé est une démarche personnelle. Le salarié n’est pas obligé de déclarer sa RQTH à l’employeur ; celui-ci ne demande pas cette reconnaissance à sa place. Une information générale sur les interlocuteurs et les dispositifs disponibles est préférable à un questionnaire imposant à chacun de révéler son handicap. Source : Service Public, RQTH, vérifié le 24 mars 2026.

Lorsqu’une personne souhaite transmettre sa décision, proposez un canal adapté et un destinataire identifié. Expliquez quelles démarches pourront être engagées et qui recevra quoi. Une boîte collective accessible à tous les responsables de service n’est pas un point d’entrée satisfaisant pour ces pièces.

La reconnaissance administrative et l’aménagement du travail ne sont pas interchangeables. Le médecin du travail peut proposer des mesures individuelles concernant le poste ou le temps de travail, après échange avec le salarié et l’employeur. Ce pouvoir ne dépend pas, dans L. 4624-3, de la remise préalable d’une RQTH. Ne bloquez donc pas toute prise en compte d’une difficulté au motif que le dossier administratif est absent. Source : Code du travail, L. 4624-3.

Déterminer les mesures à mettre en œuvre

Pour les bénéficiaires visés, dont les personnes reconnues par la CDAPH, L. 5213-6 impose les mesures appropriées aux besoins concrets, sous réserve de charges non disproportionnées compte tenu des aides. Il vise aussi l’accessibilité des logiciels nécessaires au travail et du poste en télétravail. Le refus de mesures peut constituer une discrimination. Sources : L. 5213-6 et L. 5212-13, 1°.

Commencez par les tâches à accomplir : lecture, saisie, déplacements, horaires, échanges avec l’équipe. Faites préciser les contraintes fonctionnelles par les interlocuteurs compétents. L’employeur décide et organise les moyens ; il n’a pas à interpréter une pathologie ni à demander au fournisseur de juger si le salarié mérite une adaptation.

Le circuit du suivi de santé au travail reste distinct du dossier RH. L’avis ou la proposition destinée à l’employeur doit être traité ; le dossier médical reste détenu par le service de santé au travail. La CNIL rappelle cette séparation. Source : CNIL, données de santé et employeur.

Cas pratique : adapter un poste sans diffuser la notification

Le scénario suivant est entièrement fictif. Léa, gestionnaire de commandes dans une PME de quarante-deux salariés, transmet sa notification de RQTH à Nadia, responsable RH, le 2 septembre 2026. Elle rencontre des difficultés pour lire certains écrans et effectuer des saisies prolongées. Aucun diagnostic n’est demandé ni inscrit dans les documents d’organisation.

Après les échanges nécessaires, le médecin du travail formule le 7 septembre des propositions d’adaptation du poste. La RH organise leur mise en œuvre avec Léa, le manager et l’informatique. Dans cet exemple, les besoins portent sur l’affichage, les commandes au clavier et l’organisation de certaines tâches. Le manager reçoit les consignes qui le concernent ; il ne reçoit pas la notification de RQTH.

Une première solution envisagée permet d’agrandir le texte mais masque le bouton de validation d’une commande. L’informatique ne clôt pas la demande avec la mention « matériel livré ». Elle recherche une autre configuration et organise, dans ce scénario, une vérification sur des commandes fictives. Aucun produit commercial ni résultat d’essai réel n’est présenté ici.

Le 14 septembre, les tâches de lecture, saisie et validation sont réalisables avec la configuration retenue. Une prise en main est prévue sur le temps de travail. Le 23 septembre, Léa et les responsables constatent que les mesures fonctionnent ; la fiche conserve un point de vigilance sur les futures mises à jour de l’application. La décision est suivie jusqu’à son usage effectif, pas seulement jusqu’au bon de commande.

Une fiche de décision remplie et partageable par extraits

Le tableau ci-dessous constitue un modèle d’organisation appliqué au cas fictif. Il ne doit pas être envoyé intégralement à tous les intervenants : chaque extrait correspond à une responsabilité.

Cette fiche permet de demander une action précise : « vérifier que le bouton reste accessible après mise à jour », plutôt que « traiter le dossier handicap ». La première formule désigne un contrôle technique reproductible ; la seconde expose une information personnelle sans indiquer quoi faire.

Pour Léa, Nadia peut confirmer la décision ainsi : « La configuration retenue le 14 septembre est installée. Votre manager organise la prise en main convenue. Le point du 23 septembre permettra de signaler toute difficulté restante. L’informatique reçoit les caractéristiques nécessaires à la maintenance, sans votre notification administrative. Vous pouvez me contacter directement si une modification de l’application rend de nouveau certaines commandes inaccessibles. »

Justifier le traitement de la RQTH sous le RGPD

La CNIL considère la RQTH comme une donnée de santé, compte tenu notamment de sa procédure d’attribution. L’absence de diagnostic sur la notification ne la transforme donc pas en simple information administrative librement diffusable. Source : guide recrutement de la CNIL, page 96.

Il faut identifier une base de l’Art. 6(1) et une exception de l’Art. 9(2). Pour les données nécessaires aux obligations d’aménagement de l’employeur, l’analyse peut retenir l’obligation légale de l’Art. 6(1)(c), articulée avec l’Art. 9(2)(b), dans les conditions du droit du travail et avec des garanties appropriées. La remise volontaire du document n’est pas un consentement général à tout usage. Source : RGPD, Art. 6(1)(c) et Art. 9(2)(b).

Documentez séparément les autres finalités éventuelles : déclarations sociales, demandes d’aides, défense d’un droit. Ne déduisez pas de l’aménagement une permission de réutiliser la reconnaissance pour une communication institutionnelle ou un classement des salariés. Le besoin et le fondement doivent correspondre à l’opération réellement effectuée.

L’information donnée au salarié présente notamment les finalités, bases, destinataires, durées ou critères, droits et contacts. Utilisez une notice compréhensible, disponible dans un format accessible. Le bref message accusant réception ne remplace pas ces informations. Source : RGPD, Art. 13(1) et Art. 13(2).

Organiser les accès et éviter les copies inutiles

Dans le cas de Léa, la notification reste accessible aux RH habilitées pour les démarches justifiées. L’informatique conserve une fiche fonctionnelle ; le manager conserve les consignes utiles. Le responsable des achats traite la commande d’équipement sans recevoir la pièce administrative. Cette répartition est une recommandation d’organisation à adapter aux missions réelles, pas une liste légale universelle de destinataires.

La fiche de remise du matériel professionnel peut identifier l’équipement, les accessoires et son utilisateur. Elle n’a pas besoin d’indiquer la cause médicale de l’attribution. De même, le plan de formation peut prévoir la prise en main et les modalités accessibles sans reproduire la notification.

Vérifiez les accès effectifs : groupes hérités dans le logiciel RH, remplaçants, prestataires et exports. Une étiquette « confidentiel » ne bloque aucun téléchargement. La sécurité doit être adaptée au risque ; les personnes habilitées agissent dans le cadre des instructions. Source : RGPD, Art. 32(1) et Art. 32(4).

Fixez aussi le sort des documents devenus inutiles. La durée de validité d’une reconnaissance ne constitue pas automatiquement la durée de conservation de toutes ses copies. Distinguez la gestion courante, les preuves encore nécessaires à une obligation ou à un litige, et les doublons à supprimer ; documentez les durées et leurs motifs. Source : RGPD, Art. 5(1)(c) et Art. 5(1)(e).

Traiter un refus ou une solution qui ne fonctionne pas

Une difficulté technique ou un coût annoncé doit déclencher une analyse concrète : solution proposée, alternatives, aides mobilisables et effets sur le travail. N’assimilez pas une demande d’aide en attente à une autorisation de laisser le poste sans adaptation. Organisez les mesures transitoires possibles avec les acteurs compétents et expliquez leur portée au salarié.

Lorsque l’employeur refuse de suivre les indications ou propositions du médecin du travail visées par le texte, il doit communiquer par écrit ses motifs au travailleur et au médecin. Une note interne « budget insuffisant » non transmise ne satisfait pas à cette démarche. Source : L. 4624-6.

Dans le scénario, l’incompatibilité initiale ne justifie pas de reprocher à Léa une lenteur de saisie. L’entreprise corrige l’outil et réexamine les conditions d’exécution. L’interdiction des discriminations concerne notamment la formation, l’affectation et l’évaluation en raison du handicap ou de l’état de santé. Source : L. 1132-1.

Si la notification est envoyée par erreur à un groupe trop large, restreignez l’accès, identifiez les destinataires et saisissez le responsable de la protection des données. Documentez la violation et appréciez les obligations de notification ; l’Art. 33(1) prévoit le délai de soixante-douze heures, si possible, sauf absence de risque. L’information de la personne relève du risque élevé et des conditions de l’Art. 34. Sources : RGPD, Art. 33(1), Art. 33(5) et Art. 34.

Ce qu’il faut retenir

• Respectez le choix de déclarer la RQTH et proposez un interlocuteur identifié.
• Organisez l’aménagement à partir du poste et des propositions compétentes.
• Séparez justificatif RH, dossier médical et consignes opérationnelles.
• Vérifiez l’usage réel de la solution et corrigez les difficultés constatées.

FAQ

Une PME doit-elle toujours nommer un référent handicap ?

L’obligation de L. 5213-6-1 vise les entreprises d’au moins 250 salariés, selon les règles de calcul du seuil. Une PME plus petite peut toutefois identifier volontairement un interlocuteur sans lui ouvrir tout le dossier médical. Source : L. 5213-6-1.

Faut-il transmettre le dossier MDPH complet aux RH ?

La notification utile à une démarche ne justifie pas la collecte de toutes les pièces médicales de la demande. Demandez seulement les éléments nécessaires à la finalité administrative identifiée ; les échanges médicaux suivent leur propre circuit.

Peut-on expliquer l’aménagement à l’équipe ?

Expliquez les règles d’organisation nécessaires, sans annoncer automatiquement la RQTH ni supposer un accord pour révéler le handicap. Discutez avec la personne de la communication envisagée ; l’aménagement ne doit pas dépendre d’une divulgation générale.

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À propos de l’auteur. Thiébaut Devergranne est docteur en droit privé, titulaire du CAPA et fondateur de Legiscope. Il travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.