Visite médicale : qui organise quoi à l'embauche ?
Visite médicale à l’embauche : identifiez le suivi applicable, organisez le rendez-vous et conservez uniquement les documents employeur.
La date d’arrivée est fixée, mais personne n’a contacté le service de prévention et de santé au travail. Le risque est de découvrir trop tard que le suivi devait intervenir avant l’affectation. La bonne démarche consiste à qualifier le poste dès la préparation de l’embauche.
Choisir le circuit à partir du poste réel
La visite d’information et de prévention, ou VIP, intervient en principe dans les trois mois suivant la prise effective du poste. Elle est réalisée par un professionnel de santé habilité et peut conduire à une orientation vers le médecin du travail. Source : Code du travail, articles R. 4624-10 et R. 4624-13.
Des échéances particulières existent. La visite a lieu avant l’affectation pour les travailleurs de nuit et les salariés ou apprentis mineurs ; l’apprenti majeur bénéficie d’un délai de deux mois. Les salariés exposés à certains risques relèvent d’un suivi individuel renforcé avec examen médical d’aptitude préalable. Sources : Service Public, VIP, suivi renforcé.
Cette grille concerne le régime général du secteur privé. Les activités agricoles, l’intérim ou certains emplois particuliers demandent une vérification propre. Transmettez au service les caractéristiques du poste et ses expositions ; ne cherchez pas à déterminer vous-même l’aptitude à partir de questions médicales au candidat.
Le tableau d’organisation de l’embauche
| Moment | Action employeur | Document ou trace |
|---|---|---|
| Poste défini | Décrire tâches, horaires et expositions | Fiche de poste communiquée au service |
| Avant l’arrivée | Identifier le suivi et l’échéance | Réponse et demande de rendez-vous |
| Rendez-vous fixé | Informer le salarié et organiser son déplacement | Convocation et planning ajusté |
| Visite réalisée | Recueillir le document destiné à l’employeur | Attestation ou avis pertinent |
| Après réception | Mettre en œuvre les suites applicables | Action attribuée et prochaine échéance |
Insérez ces étapes dans les formalités du premier salarié, sans considérer la DPAE comme la preuve que la visite a effectivement eu lieu.
Contrôler une dispense sans la présumer
Une précédente visite ne suffit pas, isolément, à dispenser de la nouvelle VIP. L’article R. 4624-15 combine notamment un délai, un emploi identique avec expositions équivalentes, la détention du document précédent par le professionnel de santé et l’absence de certaines mesures ou d’un avis d’inaptitude. Le délai ordinaire est de cinq ans, réduit à trois ans pour les travailleurs relevant du suivi adapté visé par le texte. Source : Code du travail, article R. 4624-15.
Demandez au service de confirmer le circuit applicable. Conservez le résultat utile pour expliquer pourquoi une visite a été programmée ou une dispense retenue. Un ancien intitulé de poste similaire ne prouve pas l’équivalence des risques.
Garder le document employeur à sa juste place
À l’issue de la VIP, une attestation de suivi est délivrée au salarié et à l’employeur. Elle se distingue du dossier médical en santé au travail. Source : Code du travail, article R. 4624-14.
L’employeur organise la visite et les suites professionnelles ; il ne collecte pas le diagnostic ou les résultats d’examens. Dans le suivi interne, privilégiez la date, le type de document, l’échéance suivante et les actions nécessaires. Les détails utiles à un aménagement ne doivent circuler qu’auprès des personnes concernées, selon les exigences de minimisation et de confidentialité. Source : RGPD, Art. 5(1)(c) et Art. 5(1)(f).
Cette organisation complète votre gestion des documents d’arrêt maladie, tout en maintenant des dossiers distincts selon leur finalité.
Ce qu’il faut retenir
- Qualifiez le poste et les expositions avant l’arrivée.
- Vérifiez si le suivi doit précéder l’affectation.
- Une dispense exige plusieurs conditions cumulatives.
- Conservez l’attestation ou l’avis employeur, pas le dossier médical.
FAQ
Tous les salariés ont-ils trois mois pour passer la visite ?
Non. Certaines catégories et certains risques imposent un suivi avant l’affectation ou un délai particulier.
Une ancienne attestation suffit-elle pour une dispense ?
Non. Elle doit être examinée avec les autres conditions, notamment l’équivalence de l’emploi et des expositions.
Le manager doit-il recevoir le résultat des examens médicaux ?
Non. Il reçoit seulement les informations professionnelles nécessaires à l’organisation et aux mesures applicables au poste.
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À propos de l’auteur. Thiébaut Devergranne est docteur en droit privé, titulaire du CAPA et fondateur de Legiscope. Il travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.