Visite médicale : qui organise quoi à l'embauche ?

L’employeur organise le suivi de santé dès la préparation de l’embauche. Pour un poste ordinaire, la visite d’information et de prévention intervient en principe dans les trois mois suivant la prise effective du poste. Mais certains salariés doivent être vus avant leur affectation, notamment les travailleurs de nuit, les mineurs et ceux relevant d’un suivi individuel renforcé. La première vérification porte donc sur le travail réel, pas seulement sur la date du contrat.

Identifier la visite et son échéance

La visite d’information et de prévention, ou VIP, peut être réalisée par un professionnel de santé habilité du service de prévention et de santé au travail, le SPST. Elle sert notamment à informer sur les risques, à examiner les besoins de suivi et, si nécessaire, à orienter vers le médecin du travail. Elle ne doit pas être confondue avec un examen médical d’aptitude. Articles R. 4624-10, R. 4624-11 et R. 4624-13 du Code du travail.

Les règles particulières des articles R. 4624-17 à R. 4624-21 et de l’article R. 6222-36 doivent être combinées : le délai de deux mois de l’apprenti n’autorise pas à affecter un mineur ou un salarié à risque avant la visite préalable requise.

Cette grille vise le secteur privé dans le régime général. L’intérim, le travail saisonnier, l’agriculture ou l’emploi par un particulier appellent des vérifications propres. Un suivi adapté à la santé ou aux conditions de travail ne se confond pas non plus avec le suivi renforcé lié à un poste à risque.

Décrire le poste au service de santé

Transmettez les tâches, horaires et expositions pertinents. « Technicien polyvalent » ne permet pas de comprendre si la personne travaille sur écran, monte un échafaudage ou intervient dans un environnement exposant à un agent dangereux. Le manager décrit le travail ; le SPST organise le suivi médical selon les informations reçues.

L’article R. 4624-23, dans sa version applicable depuis le 10 avril 2026, énumère les risques particuliers : notamment amiante, plomb, certains agents cancérogènes, mutagènes ou toxiques pour la reproduction, agents biologiques des groupes 3 et 4, rayonnements ionisants, risque hyperbare et chute lors du montage ou démontage d’échafaudages. Le texte couvre aussi les postes soumis à un examen spécifique et permet de compléter la liste dans les conditions qu’il fixe.

Ne transformez pas cette liste en questionnaire médical adressé au candidat. L’entreprise doit connaître les risques du poste ; elle n’a pas à demander ses analyses biologiques pour déterminer elle-même son aptitude. En cas de doute sur le classement, contactez le SPST avant de remplir le planning d’affectation.

La demande s’insère dans les formalités du premier salarié. La déclaration préalable à l’embauche n’établit pas, à elle seule, que le rendez-vous a été fixé ni que la visite a eu lieu. Désignez une personne chargée de suivre ces deux étapes jusqu’au document attendu.

Cas pratique : un rendez-vous après la date prévue

Exemple fictif. Façades Horizon recrute Thomas, 31 ans, pour participer au montage et au démontage d’échafaudages. Son contrat débute le 12 octobre. Le responsable de chantier l’a déjà inscrit dans l’équipe de montage de ce jour. Thomas possède un document de suivi datant de huit mois, concernant son ancien emploi de magasinier.

Le 29 septembre, la gestionnaire RH décrit les opérations au SPST. Le poste relève du suivi individuel renforcé en raison du risque de chute lors de ces opérations. L’examen médical d’aptitude doit précéder l’affectation, conformément à l’article R. 4624-24. Le délai ordinaire de trois mois ne convient donc pas.

Le document de l’ancien emploi est adressé au service pour examen des conditions de dispense. Il ne justifie pas un emploi identique avec des expositions équivalentes. La gestionnaire ne transforme pas sa date récente en autorisation de montage. Dans le scénario, le SPST confirme qu’un nouvel examen est nécessaire et propose le 15 octobre.

La fiche de décision remplie

Le responsable remplace Thomas dans l’équipe de montage. Les journées d’accueil prévues sont réelles : elles ne masquent pas une intervention sur l’échafaudage sous prétexte d’« observation ». Si cette organisation sans exposition n’était pas possible, il faudrait traiter la difficulté avant l’affectation, avec le SPST et les personnes compétentes, sans imposer par défaut des congés ou une suspension de salaire.

Le 15 octobre, Thomas passe l’examen. Dans cet exemple, un avis d’aptitude est délivré pour le poste décrit. La RH le reçoit, en contrôle le périmètre et transmet au chef de chantier les informations professionnelles nécessaires. L’affectation au montage est organisée à partir du 16, après vérification des autres prérequis : formation, instructions et protections ne sont pas remplacées par l’avis médical.

Le dossier est clôturé lorsque l’avis, le planning corrigé et l’échéance de suivi concordent. Une convocation marquée « envoyée » n’aurait pas suffi. Le résultat recherché est l’absence d’affectation prématurée, puis une prise de poste compatible avec l’avis réellement reçu.

Examiner une dispense avec toutes ses conditions

Pour la VIP, l’article R. 4624-15 prévoit une dispense si une précédente visite a eu lieu dans les cinq ans, ou dans les trois ans pour les travailleurs relevant du suivi adapté visé par le texte, et si les autres conditions sont réunies. Il faut un emploi identique et des expositions équivalentes, le dernier document détenu par le professionnel de santé, et l’absence des mesures ou avis d’inaptitude mentionnés par l’article pendant la période concernée.

Pour le suivi renforcé, l’article R. 4624-27 retient une visite médicale d’aptitude dans les deux années précédentes, avec des conditions cumulatives comparables : emploi et expositions équivalents, dernier avis détenu par le médecin, absence des mesures et avis visés pendant deux ans.

Ces durées sont des conditions de dispense à une nouvelle embauche, pas une permission générale de choisir n’importe quelle échéance de suivi. Faites confirmer le circuit par le service, puis consignez la justification utile. Si l’ancien document manque ou si l’équivalence des risques n’est pas établie, ne renseignez pas « dispensé » uniquement pour débloquer le logiciel RH.

Prévoir le temps, le transport et les absences

Selon l’article R. 4624-39, le temps nécessaire aux visites et examens est pris sur les heures de travail sans retenue de salaire ou rémunéré comme du travail effectif lorsqu’ils ne peuvent s’y tenir. Le temps et les frais de transport nécessaires sont à la charge de l’employeur.

Dans le cas de Thomas, le rendez-vous a lieu pendant sa journée habituelle. Le planning réserve la visite et le trajet ; il ne lui impose pas de récupérer ces heures le soir. La paie reçoit les informations nécessaires au maintien de rémunération et au remboursement du déplacement, sans détail sur l’examen pratiqué.

Si le salarié manque le rendez-vous, vérifiez la transmission de la convocation, les horaires, le déplacement et le motif de l’absence. Contactez le service pour reprogrammer et maintenez les restrictions d’affectation applicables. Un rendez-vous manqué n’est pas un avis d’inaptitude ; il ne permet pas non plus d’ignorer une visite préalable obligatoire.

Conserver le bon document et appliquer les suites

Après la VIP, une attestation de suivi est délivrée au salarié et à l’employeur : article R. 4624-14. Dans le suivi renforcé, l’examen donne lieu à un avis d’aptitude ou d’inaptitude transmis aux deux parties : article R. 4624-25. Ne réclamez pas un « certificat d’aptitude » à toute personne ayant simplement suivi une VIP.

Le dossier médical en santé au travail reste distinct du dossier RH. Le Service Public rappelle que les informations médicales ne sont pas transmises à l’employeur. Le manager doit connaître les conséquences professionnelles nécessaires, pas un diagnostic ni les résultats d’un examen complémentaire. Les Art. 5(1)(c)/(f) du RGPD imposent de limiter les données et de préserver leur confidentialité.

Dans votre suivi interne, séparez la convocation, la réception du document et les mesures à exécuter. Attribuez chaque mesure à une personne et contrôlez sa mise en œuvre. L’article L. 4624-6 impose de prendre en considération les avis et propositions du médecin ; un refus doit être motivé par écrit au salarié et au médecin. Classer le document sans agir ne suffit pas.

Si le document reçu ne permet pas de comprendre les conséquences pour le poste, demandez une clarification professionnelle au service, sans exiger d’explication diagnostique. Un avis d’inaptitude déclenche un traitement juridique distinct ; ne le remplacez pas par une appréciation personnelle du manager.

Cette séparation complète la gestion des documents d’arrêt maladie. Une absence pour maladie, une convocation et un avis médical professionnel ont des finalités différentes : les réunir dans un répertoire largement accessible augmente inutilement l’exposition des informations de santé.

Ce qu’il faut retenir

• Décrivez le poste réel pour identifier le suivi et son échéance.
• Trois mois est le délai ordinaire de la VIP, avec des exceptions majeures.
• Une ancienne visite ne dispense pas sans conditions cumulatives.
• Suivez la réalisation, le document reçu et ses conséquences professionnelles.

FAQ

L’indisponibilité du service autorise-t-elle une affectation anticipée ?

Elle ne transforme pas une visite préalable obligatoire en visite facultative. Relancez, faites rechercher une solution et adaptez l’organisation pour empêcher l’affectation concernée en attendant.

Le salarié peut-il choisir une visite chez son médecin traitant ?

Une consultation de soins ordinaire ne remplace pas le circuit de santé au travail applicable. Adressez-vous au SPST pour déterminer le professionnel et les modalités prévus pour cette visite.

Une attestation de suivi prouve-t-elle que tous les risques sont maîtrisés ?

Non. Elle documente le suivi réalisé. L’employeur conserve ses obligations de prévention, de formation et d’organisation du travail, indépendamment de cette attestation.

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À propos de l’auteur. Thiébaut Devergranne est docteur en droit privé, titulaire du CAPA et fondateur de Legiscope. Il travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.