Premier salarié : les formalités avant son arrivée

Avant l’arrivée du premier salarié, l’employeur doit préparer le contrat adapté, déclarer l’embauche, organiser la prévention et rendre les outils administratifs opérationnels. La signature du contrat ne couvre pas ces autres obligations. Le premier arbitrage consiste à définir le poste réel : sa durée, ses horaires, son lieu et ses risques déterminent les formalités à accomplir.

Pour une première embauche dans une entreprise privée du régime général, construisez un dossier avec un responsable et un résultat attendu par opération. Les échéances diffèrent : certaines précèdent le travail, d’autres interviennent à l’accueil ou après. Le calendrier rempli ci-dessous montre comment les articuler sans considérer chaque rendez-vous futur comme un blocage de l’arrivée.

1. Définir l’emploi avant de choisir un modèle

Décrivez les tâches confiées, leur fréquence et la durée du besoin. Un travail appelé à se poursuivre dans l’activité normale de l’entreprise oriente vers le CDI. Le CDD ne peut pas pourvoir durablement un emploi permanent ; il suppose une tâche précise et temporaire dans un cas légal, comme un remplacement ou un accroissement temporaire d’activité. L’incertitude générale sur le chiffre d’affaires ne constitue pas, à elle seule, un motif de CDD. L. 1242-1 et L. 1242-2.

Identifiez ensuite la convention collective à partir de l’activité principale réellement exercée. Elle peut déterminer la classification, les minima de rémunération, l’essai ou la prévoyance. Le poste du salarié ne suffit pas à choisir une convention : embaucher une comptable ne transforme pas toute entreprise en cabinet comptable. L. 2261-2.

Préparez le budget employeur avec la paie : salaire, cotisations, couverture collective, équipement, santé au travail et formation. Le salaire brut convenu n’est pas le coût total. N’annoncez pas une aide à l’embauche comme acquise sans avoir vérifié les conditions du dispositif et la situation du recrutement.

Formalisez les engagements avant le démarrage. Si une période d’essai est souhaitée, elle doit être expressément stipulée dans la lettre d’engagement ou le contrat : elle ne se déduit pas du fait qu’il s’agit de votre premier salarié. Le temps partiel exige un contrat écrit avec ses mentions propres. L. 1221-23 et L. 3123-6.

2. Faire les déclarations sans déléguer à l’aveugle

La DPAE doit être accomplie avant la prise de poste et peut être transmise au plus tôt dans les huit jours précédant l’embauche prévisible. Le cabinet peut intervenir dans le cadre de sa mission, mais l’employeur doit disposer d’une preuve concernant la bonne personne et le bon établissement. L. 1221-10 et R. 1221-4.

Cette déclaration accomplit plusieurs demandes, dont l’immatriculation de l’employeur et l’affiliation à l’assurance chômage dans le régime concerné. Elle comporte également des demandes relatives à la santé au travail. Toutefois, demander une visite n’est pas la réaliser : vérifiez l’organisation effective avec le service compétent. R. 1221-2.

Clarifiez par écrit la mission du prestataire : qui collecte les informations, qui transmet, qui contrôle le retour et qui prend le relais en cas d’absence ? Un courriel contenant les pièces nécessaires ne prouve pas que la déclaration a été déposée. Une mention « à faire » dans le logiciel de paie ne doit pas devenir « terminé » sans résultat.

Certaines situations appellent d’autres déclarations : reprise d’emploi après au moins six mois sans personnel, changement d’exploitant ou certaines transformations d’établissement. Ces cas sont distincts de la simple création d’un premier emploi. L. 1221-17. Les activités agricoles, le spectacle occasionnel et les dispositifs simplifiés nécessitent par ailleurs de vérifier leur parcours spécifique.

3. Préparer la prévention et le suivi de santé

L’employeur doit protéger la santé physique et mentale et organiser prévention, information et formation. Cette obligation existe dès le premier salarié. L’évaluation des risques est transcrite dans le document unique d’évaluation des risques professionnels, le DUERP. Une entreprise de bureau doit également examiner ses risques : installations, travail sur écran, déplacements, charge ou isolement selon les conditions réelles. L. 4121-1 et R. 4121-1.

Pour une entreprise de moins de cinquante salariés, les actions de prévention et de protection sont consignées dans le DUERP. Il ne suffit pas de télécharger une liste de risques et de la classer sans décision. Par exemple, un câble traversant le passage appelle une suppression de l’obstacle ; un siège inadapté appelle une solution matérielle. L. 4121-3-1(III)(2°).

Organisez l’adhésion au service de prévention et de santé au travail et décrivez-lui le poste. Pour le calendrier initial, distinguez notamment :

Sources : R. 4624-10, R. 4624-18 et R. 4624-24.

Le classement dépend des risques et des règles applicables, pas du seul intitulé du poste. R. 4624-23 définit les postes à risques particuliers et prévoit notamment la possibilité de compléter la liste selon une procédure encadrée. Faites traiter avec le service de santé les situations spécifiques et les éventuelles dispenses ; ne les déduisez pas d’un ancien rendez-vous évoqué oralement. R. 4624-23.

4. Organiser protection sociale et première paie

Mettez en place la complémentaire santé collective applicable et examinez les garanties de prévoyance requises, notamment conventionnelles. Pour la couverture collective obligatoire des frais de santé, l’employeur finance au moins la moitié ; des dispositions plus favorables peuvent s’appliquer. Code de la sécurité sociale, L. 911-7(I) et (III).

Si le salarié invoque une dispense de mutuelle, vérifiez son fondement et conservez sa demande ainsi que les justificatifs nécessaires. Une affirmation « j’ai déjà une assurance » ne suffit pas à régler toutes les situations. Ne cochez pas une dispense pour éviter une démarche d’affiliation.

Avant la première paie, définissez les variables à transmettre : temps réellement travaillé, absences, frais et éléments convenus. Contrôlez le bulletin avant sa remise et le montant avant le paiement. L’employeur remet un bulletin lors du paiement du salaire ; l’intervention d’un cabinet ne supprime pas cette obligation. L. 3243-2.

Dans le régime habituel de la DSN, une entreprise d’un salarié transmet sa déclaration mensuelle au plus tard le 15 du mois suivant la période d’emploi, avec les règles de report applicables aux jours fériés ou non ouvrés. La DPAE et cette déclaration mensuelle sont distinctes. Code de la sécurité sociale, R. 133-14(I) et R. 243-6(II).

5. Exemple de calendrier pour une première arrivée

Considérons une situation fictive : Inès dirige une petite société de services et recrute son premier salarié, Hugo, adulte, en CDI à temps plein pour un poste administratif de jour. L’arrivée est fixée au lundi 2 novembre 2026 à 9 heures. Le poste relève, dans cette hypothèse vérifiée avec le service de santé, du suivi général sans dispense ni examen préalable spécifique.

Le 28 octobre se situe dans les huit jours précédant le 2 novembre. La visite du 9 novembre respecte ici le délai général de trois mois. Ce calendrier ne pourrait pas être repris tel quel pour un travailleur de nuit ou un poste exigeant un examen d’aptitude préalable : il faudrait organiser la visite ou l’examen avant l’affectation.

Le dossier est prêt lorsque les opérations annoncées ont réellement abouti. Si la DPAE reste à l’état de brouillon, elle doit être transmise avant le début du travail. Si une mesure de sécurité indispensable manque, ne laissez pas le salarié effectuer la tâche dangereuse en attendant. En revanche, dans l’hypothèse générale retenue, le rendez-vous de santé du 9 novembre ne rend pas, à lui seul, irrégulière l’arrivée du 2.

6. Réussir l’accueil et protéger le dossier

Le jour de l’arrivée, effectuez l’inscription au registre du personnel et remettez les informations individuelles. R. 1221-35 distingue sept jours calendaires pour le premier ensemble et un mois pour les autres informations ; tout remettre à l’accueil, lorsque les pièces sont prêtes, simplifie le suivi. L. 1221-13 et R. 1221-35.

L’accueil sécurité doit être pratique et adapté au travail confié : circulation, urgence, équipements, interlocuteur et conduite en cas de difficulté. Une signature au bas d’une feuille ne remplace pas cette formation. L. 4141-2(1°).

Préparez aussi les affichages et informations collectives correspondant à votre effectif : coordonnées de l’inspection du travail, santé au travail, secours, horaires, informations sur la discrimination et le harcèlement, notamment. Certaines informations s’affichent, d’autres peuvent être communiquées par tout moyen ; le tableau officiel permet de distinguer les modalités. Service Public, entreprises jusqu’à dix salariés.

Enfin, séparez les documents de paie des informations d’organisation. Le dirigeant et le prestataire habilité n’ont pas à transmettre le RIB ou les identifiants sociaux dans un courriel collectif. Remettez une information sur les traitements RH, limitez les accès et classez les pièces selon leur usage. L’attestation de suivi du service de santé n’est pas le dossier médical du salarié. R. 4624-14.

Ce qu’il faut retenir

• Définissez le poste et le contrat avant de fixer les dernières formalités.
• Vérifiez les résultats : dépôt, pièces remises, prévention et couverture sociale.
• Le suivi de santé général et les examens préalables ont des calendriers différents.
• Gardez un responsable dans l’entreprise, même lorsque la paie est externalisée.

FAQ

Un seul salarié impose-t-il déjà un DUERP ?

Oui. Le seuil de onze salariés concerne notamment la mise à jour annuelle prévue par R. 4121-2, pas l’existence du document. Les changements importants et les informations nouvelles sur un risque peuvent aussi imposer une mise à jour. R. 4121-2.

La visite de santé peut-elle toujours attendre trois mois ?

Non. Ce délai correspond au suivi général. Les travailleurs de nuit, les mineurs et les postes relevant du suivi renforcé appellent notamment une intervention préalable selon les textes applicables.

La mission du cabinet de paie couvre-t-elle l’accueil ?

Pas automatiquement. Définissez ses tâches contractuelles et gardez dans l’entreprise l’organisation matérielle, l’accueil sécurité, le contrôle des pièces et le suivi des échéances.

Recevez nos analyses pratiques de conformité dans la newsletter.

À propos de l’auteur. Thiébaut Devergranne est docteur en droit privé, titulaire du CAPA et fondateur de Legiscope. Il travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.