CDI écrit : les informations à remettre au salarié

Même lorsqu’un CDI à temps plein peut être conclu sans contrat écrit, l’employeur doit remettre des informations écrites sur la relation de travail. Une partie doit être communiquée au plus tard le septième jour calendaire à compter de l’embauche ; le reste, au plus tard un mois après cette date. Un contrat signé peut couvrir ces informations, mais sa seule existence ne prouve pas que le dossier est complet. L. 1221-5-1 et R. 1221-35.

La bonne méthode consiste à associer chaque rubrique à un document précis, une version, une échéance et une preuve de remise. Il faut également distinguer une information sur une règle existante d’un engagement contractuel : remettre une notice ne donne pas le pouvoir de modifier un salaire convenu.

Contrat écrit et information obligatoire : deux questions

Le CDI à temps plein n’exige pas systématiquement un écrit, sous réserve des dispositions conventionnelles et des situations particulières applicables. La liberté de forme de L. 1221-1 ne dispense pas de vérifier ces exigences. Le contrat à temps partiel est, lui, écrit et comporte les mentions spécifiques de L. 3123-6. L. 1221-1, L. 3123-6 et Service Public, formalisme du CDI.

Pour un employeur, rédiger un CDI demeure un moyen de fixer clairement les engagements réciproques. Mais un document très court, limité au poste et au salaire, peut laisser plusieurs informations obligatoires sans réponse : formation, protection sociale, procédure de rupture ou modalités du temps de travail.

La période d’essai illustre particulièrement la différence. Elle ne se présume pas et doit être expressément stipulée dans la lettre d’engagement ou le contrat. Le délai de remise des informations ne constitue pas un délai supplémentaire permettant d’ajouter après coup un essai qui n’a pas été convenu. L. 1221-23.

Ce qui doit être communiqué dans les sept jours

L’information est individuelle. Une affiche générale ne suffit donc pas pour les éléments propres à l’embauche. Les rubriques suivantes relèvent de la première échéance, dans les conditions de R. 1221-34 et R. 1221-35 :

• Parties et lieu de travail : identité de l’employeur et du salarié, lieu ou lieux d’exercice, et adresse de l’employeur si elle est différente.
• Emploi et début : intitulé du poste, fonctions ou catégorie concernée, et date d’embauche. La fin ou la durée prévue concerne une relation à durée déterminée ; un CDI ordinaire n’a pas de terme à inventer.
• Essai éventuel : durée et conditions lorsqu’un essai existe.
• Rémunération : éléments constitutifs séparés, majorations pour heures supplémentaires, périodicité et modalités de paiement.
• Temps de travail : durée quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou aménagement applicable, conditions des heures supplémentaires ou complémentaires et, si nécessaire, changements d’équipes successives alternantes.

Liste réglementaire, R. 1221-34 et répartition des délais, R. 1221-35.

Une rubrique « salaire : selon accord » ne doit pas masquer les éléments réellement convenus. De même, « horaires variables » ne décrit pas à elle seule les modalités d’organisation applicables. Le rédacteur doit partir du poste effectivement proposé, pas conserver toutes les options contradictoires d’un modèle.

Les jours sont calendaires : le week-end appartient au calendrier. Préparer le dossier pour le jour d’arrivée évite de dépendre d’un calcul au dernier moment. Cette remise anticipée est une organisation recommandée, sans raccourcir le délai prévu par le texte.

Les informations à compléter dans le mois

La seconde échéance porte sur le droit à la formation assuré par l’employeur, les congés payés ou leur mode de calcul, la procédure à observer lors de la cessation de la relation, les conventions et accords collectifs applicables, les régimes obligatoires et la protection sociale complémentaire collective, avec les conditions d’ancienneté éventuelles. Pour le salarié temporaire, l’identité de l’entreprise utilisatrice est également prévue lorsqu’elle est connue et aussitôt qu’elle l’est. R. 1221-34(6°), (8°), (9°), (10°), (13°), (14°).

Le mois ne doit pas être remplacé mécaniquement par trente jours dans votre calendrier. Pour une embauche le 5 octobre, l’échéance d’un mois se situe le 5 novembre. Rien n’oblige à attendre cette date : les informations peuvent être réunies dans un document unique remis dès l’embauche.

La mention de la convention collective doit identifier celle qui s’applique effectivement. La rubrique protection sociale ne se résume pas non plus à « mutuelle disponible ». Elle porte notamment sur les régimes d’affiliation et les contrats collectifs concernés. Le salarié doit pouvoir comprendre de quoi il bénéficie et selon quelles conditions, sans accéder au dossier personnel de ses collègues.

Quels renvois aux textes sont permis ?

R. 1221-35 autorise un renvoi aux dispositions législatives, réglementaires ou conventionnelles applicables pour les rubriques 7° à 12° et 14°. Cette faculté concerne notamment l’essai, la formation, les congés, la rupture, la rémunération, le temps de travail et la protection sociale. Elle ne remplace pas l’identification des parties, du lieu ou de l’emploi. R. 1221-35, premier alinéa.

Trois exemples permettent de vérifier la qualité du renvoi :

« Vos droits sont ceux prévus par la loi. » Cette formule ne situe ni la règle ni la rubrique. Remplacez-la par les références précises pertinentes, et par les éléments individuels qui ne peuvent pas être déduits d’un texte général.

« Aucune période d’essai n’est convenue. » Dans un dossier où les parties ont effectivement exclu l’essai, cette réponse est plus claire qu’une page reproduisant plusieurs durées possibles. Elle ne doit pas contredire une clause signée ailleurs.

« Votre salaire mensuel de base est de 2 800 € bruts ; une prime contractuelle mensuelle de 100 € bruts s’y ajoute. » Dans cet exemple de rédaction, les deux éléments sont identifiables et leur total est de 2 900 € bruts, avant les autres éléments éventuellement dus. Il faut encore préciser paiement et majorations applicables ; le montant fictif n’est pas un minimum légal ou conventionnel.

L’annexe 1 de l’arrêté du 3 juin 2024 fournit un modèle officiel de document unique. Elle peut servir de point de départ, à compléter pour la situation réelle. Les options relatives à l’intérim, au CDD ou à une rupture particulière ne doivent pas être conservées comme si elles décrivaient toutes votre CDI.

Dossier renseigné : organiser les pièces sans tout mélanger

Voici un exemple fictif de suivi, pour l’embauche de Clara Morel par Lumen SAS le 5 octobre 2026, en CDI à temps plein d’assistante administrative, sans période d’essai. Il s’agit d’un plan de remise rempli, pas d’un contrat prêt à signer pour toute entreprise.

Le contrôle conclut ici que les rubriques du premier délai ont été remises le jour de l’embauche et celles du second le 13 octobre, avant le 5 novembre. La responsable RH conserve les versions remises, pas seulement un tableau affirmant « dossier complet ». Elle rapproche chaque rubrique du texte effectivement présent dans C1, T1, N1 ou P1.

L’intérêt de cette matrice est aussi de détecter une lacune : si la procédure de rupture n’est dans aucune pièce, la présence de quatre fichiers ne rend pas l’ensemble complet. Le document manquant doit être préparé et remis. À l’inverse, dupliquer la même clause dans plusieurs annexes augmente le risque de contradictions.

La clause RGPD du contrat de travail et l’information des salariés sur leurs données poursuivent une autre finalité. Elles ne remplacent pas les rubriques sociales, et une signature globale ne transforme pas tous les traitements RH en traitements fondés sur le consentement.

Papier ou électronique : prouver une remise accessible

Sur papier, l’employeur utilise un moyen conférant date certaine. Sous forme électronique, trois conditions se cumulent : le salarié peut accéder à l’information, l’enregistrer et l’imprimer, et l’employeur conserve un justificatif de transmission ou de réception. R. 1221-39.

Un simple lien vers un intranet changeant ne prouve donc pas quelles informations ont été adressées. Conservez les fichiers transmis et leur version, avec la preuve correspondante. Vérifiez aussi que le salarié possède déjà un moyen d’accès : un compte professionnel pas encore activé ne lui permet pas de consulter les pièces déposées.

Si l’accès électronique n’est pas praticable, remettez les documents sur papier avec une preuve datée. Le refus de signer un accusé par le salarié ne doit pas conduire à retenir les documents ; utilisez un autre moyen permettant d’établir la remise. Distinguez enfin l’accusé de réception d’un accord sur une clause nouvelle : ils n’ont pas la même fonction.

Modifications et documents manquants

Lorsqu’une information change, remettez le document indiquant la modification dans les plus brefs délais, au plus tard à sa prise d’effet. L’exception concerne les changements résultant exclusivement de l’évolution des dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles visées par R. 1221-40. R. 1221-40.

Cette règle d’information ne tranche pas la possibilité de modifier le contrat. Ainsi, remplacer dans une notice le salaire convenu par un montant inférieur ne dispense pas d’obtenir l’accord requis. Traitez d’abord la validité du changement, puis sa communication et la mise à jour des pièces. Code civil, Art. 1193.

Si une rubrique a été oubliée, complétez-la sans attendre une réclamation. Pour obtenir ces informations en justice, le salarié doit préalablement mettre l’employeur en demeure de les communiquer ou de compléter le dossier ; R. 1221-41 prévoit l’absence de transmission dans les sept jours calendaires suivant la réception de cette mise en demeure. Il ne s’agit pas d’un délai supplémentaire systématique offert à l’embauche. L. 1221-5-1 et R. 1221-41.

Intégrez ce suivi au circuit de première embauche, avec une personne responsable et un relais pendant ses absences. La preuve utile reste celle des informations remises à ce salarié, à cette date.

Ce qu’il faut retenir

• L’éventuelle absence de CDI écrit ne supprime pas l’information écrite obligatoire.
• Répartissez les rubriques entre sept jours calendaires et un mois.
• Reliez chaque information à une pièce réellement remise et conservable.
• Une notice informe ; elle ne remplace pas l’accord nécessaire à une modification contractuelle.

FAQ

Les quatorze rubriques s’appliquent-elles toutes à chaque CDI ?

La liste réglementaire doit être examinée entière, mais certaines situations sont sans objet : terme d’un CDD ou entreprise utilisatrice d’un intérimaire, par exemple. Indiquez clairement cette absence plutôt que renseigner une donnée fictive.

Faut-il refaire tout le contrat pour compléter une information ?

Une information manquante peut être apportée par un document distinct. Si le contenu modifie un engagement contractuel, sa validité et l’accord nécessaire doivent être traités séparément.

Les mêmes délais valent-ils pour un départ à l’étranger ?

Des règles supplémentaires concernent le salarié habituellement employé en France envoyé à l’étranger plus de quatre semaines consécutives. Les informations concernées doivent être communiquées avant le départ, sans écarter les premières échéances applicables. R. 1221-36 et R. 1221-37.

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À propos de l’auteur. Thiébaut Devergranne est docteur en droit privé, titulaire du CAPA et fondateur de Legiscope. Il travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.