Revendeur B2B : transmettre un prospect qualifié

Un fabricant peut orienter une demande professionnelle vers un revendeur lorsqu’il dispose d’un fondement adapté, explique le circuit et limite les données transmises. Cette mise en relation n’autorise pas le réseau à reprendre le contact dans toutes ses campagnes. La première décision consiste à savoir si la personne veut les coordonnées d’un revendeur ou souhaite réellement être contactée par lui.

Ce guide concerne la transmission d’une demande B2B identifiable entre entreprises. Il propose un circuit renseigné et des formulations à adapter. Une marque commune ou un contrat de distribution ne remplace pas l’analyse des traitements de données personnelles.

Donner une adresse ou transmettre une personne ?

« Où acheter votre équipement près de mon entreprise ? » peut recevoir une réponse sans aucun transfert : le fabricant fournit le nom et les coordonnées d’un distributeur. L’intéressé décide ensuite de le contacter. Envoyer automatiquement sa fiche à plusieurs commerciaux dépasse ce qui est nécessaire pour donner cette information.

« Pouvez-vous demander à votre distributeur de me préparer un devis ? » appelle un autre parcours. Le fabricant doit identifier l’entreprise qui répondra, préciser les éléments transmis et permettre de comprendre la suite. Une demande de réponse ne signifie pas que toutes les sociétés du réseau peuvent recevoir l’historique commercial.

Lorsque plusieurs revendeurs peuvent convenir, expliquez le choix : territoire, compétence technique ou demande de plusieurs propositions. Si la personne souhaite comparer deux offres, la transmission à deux destinataires peut être justifiée dans ce périmètre. La diffusion à vingt sociétés par défaut exige une autre démonstration ; le nombre de membres du réseau n’est pas un besoin du prospect.

Le partage de prospects en franchise pose la même question des personnes morales distinctes. L’identité visuelle du formulaire ne doit pas masquer l’entreprise qui utilisera les données.

Qualifier les rôles sur les opérations réelles

Le revendeur qui décide de son offre, négocie en son nom et organise sa propre relation commerciale agit souvent comme responsable de traitement pour cette activité. Le fabricant ne peut pas le transformer en simple sous-traitant en intitulant l’annexe « accord RGPD ».

Les définitions de l’Art. 4(7) et (8) reposent sur la détermination des finalités et moyens, ou sur le traitement pour le compte d’un autre organisme. Une plateforme technique qui se limite à acheminer les demandes sur instructions peut, pour cette opération, relever de la sous-traitance. Ce rôle ne décrit pas automatiquement celui du vendeur destinataire.

Si plusieurs entreprises déterminent ensemble les finalités et les moyens du dispositif, examinez la responsabilité conjointe et l’accord prévu par l’Art. 26. Une transmission entre organismes ne suffit pas, à elle seule, à établir cette qualification. Décrivez qui choisit les champs, les destinataires, les usages et les durées, puis rattachez les obligations au résultat.

Choisir le fondement de la mise en relation

L’Art. 6(1) du RGPD exige une base légale pour la transmission comme pour l’utilisation par le destinataire. Le contrat de distribution entre fabricant et revendeur n’est pas un contrat auquel le salarié prospecté serait nécessairement partie.

Lorsque la personne agit pour une société, une analyse d’intérêt légitime peut retenir l’objectif de répondre à sa demande professionnelle, la nécessité d’un contact ciblé et les garanties limitant l’utilisation. La demande explicite de mise en relation est un élément important de cette analyse. Elle ne rend pas automatiquement nécessaire le partage des scores, de la navigation ou des échanges étrangers au projet.

Pour un entrepreneur qui contracte personnellement, les mesures précontractuelles réellement demandées peuvent relever de l’Art. 6(1)(b), si ses conditions sont réunies. Ne généralisez pas cette base à tous les visiteurs d’un formulaire intitulé « professionnel ».

Si vous retenez le consentement pour une opération distincte, il doit satisfaire les Art. 4(11) et 7 : libre, spécifique, éclairé, univoque et démontrable. Un clic sur « transmettre ma demande à ce revendeur » n’est pas, sans information et choix correspondants, un accord aux newsletters du réseau.

Exemple : une demande adressée à un destinataire annoncé

Dans le scénario fictif suivant, Élodie, responsable des achats de la société Sillage, demande au fabricant Aster un devis pour un équipement. Aster ne vend pas directement et propose de transmettre la demande au distributeur Rive Équipement, identifié avant l’envoi. Élodie confirme cette mise en relation pour son projet.

Les entreprises documentent un circuit limité à la réponse professionnelle attendue. Leurs analyses retiennent l’intérêt légitime dans ce contexte précis, avec un accès restreint et sans inscription automatique à une campagne. Cela ne préjuge pas du fondement à appliquer à un autre réseau ou à une opération différente.

La fiche transmise comporte le nom d’Élodie, sa fonction, sa société, son email professionnel, la zone d’installation et les caractéristiques nécessaires au devis. Son téléphone personnel, des notes sur ses habitudes et l’historique de navigation ne sont pas inclus : ils ne sont pas nécessaires au parcours choisi.

Un extrait de présentation du circuit pourrait être :

« Aster transmettra à Rive Équipement votre demande de devis pour le projet décrit, ainsi que votre nom, votre fonction, votre société et votre email professionnel. Rive Équipement vous contactera pour établir cette proposition. Cette démarche ne vous inscrit pas automatiquement aux communications commerciales du réseau. »

Cette rédaction est une première couche, pas une notice complète. Elle doit être complétée par les informations applicables sur les responsables, les bases légales, les durées, les destinataires, les droits et les autres rubriques pertinentes. Le formulaire doit aussi expliquer les champs obligatoires et les conséquences de leur absence.

Informer au bon moment des deux côtés

Aster collecte les données directement auprès d’Élodie : l’Art. 13 exige les informations au moment de la collecte. Le revendeur les reçoit d’un tiers : l’Art. 14 prévoit notamment l’identité du responsable, la source et les catégories de données, ainsi que les finalités, le fondement et les droits. Texte des Art. 13 et 14.

Supposons que Rive Équipement reçoive la demande le 6 octobre et réponde le 7. Il informe Élodie au plus tard dans cette première communication, sans attendre le 6 novembre. Si aucune communication n’intervient, le délai raisonnable ne dépasse pas un mois ; une communication à un autre destinataire peut imposer une information plus tôt.

Le début de son message pourrait être : « Aster nous a transmis le 6 octobre votre demande concernant l’équipement du site de Sillage. Rive Équipement utilise les éléments reçus pour préparer la proposition demandée. » La suite expose le fondement et donne un accès immédiat aux autres informations. Le nom de la source est renseigné, pas remplacé par « un partenaire ».

L’exception lorsque la personne possède déjà les informations est limitée à ce qu’elle connaît effectivement. Le seul fait qu’une politique générale existe sur le site du fabricant ne démontre pas qu’Élodie a reçu toutes les informations relatives au revendeur.

Encadrer le retour d’information au fabricant

Le fabricant veut souvent savoir si le réseau traite les demandes. Ce besoin peut être satisfait par un retour limité : demande reçue, prise en charge, devis envoyé, clôturée. Il ne justifie pas automatiquement la copie de tous les emails du prospect.

Pour le circuit Aster, l’accord opérationnel peut prévoir cette clause partielle :

« Pour le suivi de l’orientation, Rive Équipement communique à Aster la référence de la demande, son état de prise en charge et la date de mise à jour. Les échanges détaillés, pièces supplémentaires et appréciations sur les personnes ne sont pas remontés automatiquement. Tout autre usage fait l’objet d’une analyse distincte. »

La référence reste une donnée personnelle si elle permet de retrouver Élodie. Elle réduit la quantité visible ; elle ne rend pas le traitement anonyme. Fixez aussi l’accès à ce suivi et son échéance en fonction du besoin, plutôt qu’un accès permanent à la totalité du CRM du revendeur.

La clause ne suffit pas si l’intégration envoie réellement tous les commentaires. La personne chargée du dispositif doit comparer les champs prévus aux champs transmis et faire corriger les écarts avant d’ouvrir le flux.

Traiter séparément les futures campagnes

La CNIL sur la prospection électronique admet une prospection professionnelle fondée sur l’intérêt légitime lorsque la sollicitation est liée à la profession, avec information et opposition simple. Une donnée acquise auprès d’un tiers exige aussi de s’assurer de l’information et de la possibilité de refus. Ce cadre n’autorise pas tout message à toute adresse professionnelle.

Le revendeur distingue donc la réponse au devis d’une campagne ultérieure. Les relances de devis peuvent rester liées à la demande ou devenir une promotion autonome selon leur contenu et le contexte. Le fait d’avoir reçu une fiche qualifiée ne tranche pas cette question.

Si Élodie refuse les offres futures du revendeur, sa liste d’opposition doit empêcher les sélections concernées. Ne confondez pas ce refus avec une demande d’annuler le devis en cours. Inversement, un refus explicitement adressé à tout le circuit doit être analysé et transmis aux organismes concernés, sans le réduire artificiellement à un seul outil.

Prévoir les erreurs d’orientation et la fermeture du circuit

Avant la transmission, le fabricant contrôle l’entreprise et le compte destinataires. Un annuaire obsolète ou un accès partagé avec un ancien distributeur peut exposer la demande au mauvais organisme. L’Art. 32 impose des mesures adaptées au risque ; pour ce circuit, des comptes identifiés, des habilitations limitées et une traçabilité utile sont des garanties concrètes.

Si le partenaire annoncé ne peut pas répondre, ne diffusez pas silencieusement le dossier au suivant. Expliquez le changement et réexaminez le parcours. Fournir les coordonnées d’un autre revendeur, sans transférer le dossier, reste une option lorsque la mise en relation n’est pas suffisamment établie.

Après une erreur effective d’envoi, limitez l’accès et demandez les mesures nécessaires au destinataire. Examinez aussi la qualification de violation et les obligations des Art. 33 et 34 selon les risques ; une demande de suppression ne prouve pas que les données n’ont pas été consultées. La clôture commerciale doit enfin déclencher le tri des données conservées par chacun.

Ce qu’il faut retenir

• Distinguez une demande de coordonnées d’une mise en relation.
• Identifiez les entreprises, leurs rôles et le fondement de chaque opération.
• Transmettez le dossier utile au destinataire annoncé, avec l’information requise.
• Limitez les retours de suivi et décidez séparément des campagnes futures.

FAQ

Peut-on transmettre plusieurs interlocuteurs du prospect ?

Seulement si leurs données sont nécessaires au parcours et traitées licitement. Le contact principal ne donne pas automatiquement un consentement marketing au nom de tous ses collègues.

Un revendeur exclusif est-il toujours sous-traitant ?

Non. L’exclusivité commerciale ne détermine pas le rôle RGPD. Il faut examiner qui décide des finalités et moyens des traitements concernés.

Peut-on facturer la mise en relation entre entreprises ?

La rémunération du transfert ne remplace aucune condition de licéité, d’information ou de minimisation. Elle ne change pas à elle seule la portée de la demande du prospect.

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Thiébaut Devergranne est docteur en droit et fondateur de donneespersonnelles.fr. Il travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données personnelles.