Stage : convention, tâches et suivi du stagiaire

Une PME peut accueillir un stagiaire pour une mission intégrée à sa formation, avec une convention et un accompagnement réel. Elle ne peut pas utiliser ce dispositif pour remplacer un salarié ou absorber un surcroît d’activité. Avant l’arrivée, il faut donc résoudre trois questions : ce que l’étudiant apprendra, qui l’encadrera et si les dates, effectifs et conditions financières permettent l’accueil.

Ce guide concerne un étudiant majeur de l’enseignement supérieur accueilli dans une entreprise privée, hors régimes particuliers. Il propose un dossier rempli et un calcul pour un stage en 2026. Un élève mineur, une période de formation professionnelle scolaire ou une formation professionnelle continue appelle une vérification de son propre régime.

Définir une mission de formation, pas un poste vacant

Le stage doit permettre l’acquisition de compétences professionnelles et la mise en œuvre des acquis de la formation. Les activités sont définies avec l’établissement. Le Code de l’éducation interdit notamment d’utiliser un stage pour un poste permanent, un accroissement temporaire d’activité, un emploi saisonnier ou le remplacement d’une personne absente. Code de l’éducation, articles L. 124-1 et L. 124-7.

La distinction se voit dans l’organisation. « Traiter seul les commandes pendant les congés du gestionnaire » décrit un remplacement. « Étudier les causes des erreurs de commande, observer le circuit puis proposer une procédure sous supervision » peut constituer un projet pédagogique, si cela correspond au cursus et aux tâches réellement confiées. Un intitulé plus élégant ne corrige pas une affectation quotidienne différente.

L’établissement doit confirmer l’intégration au cursus. Dans le régime ordinaire, le volume pédagogique minimal est de 200 heures par année d’enseignement, hors stage ; dans l’enseignement supérieur, au moins 50 heures sont dispensées en présence des étudiants. L’entreprise n’a pas à reconstituer seule la maquette universitaire, mais une simple inscription destinée à obtenir une convention ne suffit pas. Article D. 124-2.

Si le besoin est de tenir un poste, examinez plutôt les conditions du CDD et de son motif. N’organisez pas une semaine de travail présentée comme un essai préalable au stage.

Vérifier la capacité d’accueil avant de promettre une date

Trois compteurs différents sont nécessaires : les conventions en cours dans l’organisme, celles suivies par le tuteur et les stages successifs sur le même poste.

Dans une entreprise de moins de 20 salariés, trois stagiaires au maximum peuvent avoir une convention en cours pendant une même semaine civile. À partir de 20 salariés, la limite ordinaire est de 15 % de l’effectif, arrondie à l’entier supérieur. L’effectif retenu est le plus élevé entre le nombre de personnes physiques employées au dernier jour du mois précédent et la moyenne des douze mois précédents. Ne reprenez pas automatiquement l’effectif utilisé pour un autre dispositif social. Articles R. 124-10 et R. 124-12.

Un tuteur ne peut être désigné si, à la prise d’effet de cette désignation, il suit déjà trois conventions en cours. Cette limite ne démontre pas sa disponibilité : ses horaires, absences et autres missions doivent lui permettre d’assurer l’accompagnement convenu. Article L. 124-9 ; article R. 124-13.

Sur un même poste, le délai entre deux stages est normalement égal au tiers de la durée du précédent. Cette règle ne s’applique pas lorsque le stagiaire précédent a interrompu lui-même son stage avant son terme. Elle ne permet toutefois pas d’organiser durablement un poste avec une succession de stagiaires. Article L. 124-11.

Renseigner la convention avec l’école

La convention comporte les signatures de l’établissement, de l’organisme d’accueil, du stagiaire, de l’enseignant référent et du tuteur. Les mentions obligatoires couvrent notamment le cursus, les compétences, les activités, les dates, la durée de présence, l’encadrement, la gratification, la protection sociale, les absences, l’interruption et l’attestation finale. Utilisez le document de l’établissement et complétez les champs réellement applicables. Article D. 124-4, points 1° à 15°.

Voici un exemple fictif, S25, pour l’entreprise Nolis et une étudiante majeure, Camille. Ce tableau prépare la convention ; il ne la remplace pas.

Avant le 5 octobre, les RH rapprochent ce tableau de la convention signée et du calendrier des deux autres stages. Le tuteur confirme les moyens de travail ; l’établissement confirme l’adéquation pédagogique. Si une signature manque ou si le tuteur prévu devient indisponible, l’accueil n’est pas lancé sur la seule promesse de régulariser ensuite. Les parties règlent l’organisation et adaptent le document.

Calculer la durée et la gratification : exemple complet

La durée maximale ordinaire est de six mois par organisme d’accueil et par année d’enseignement. Pour compter la présence effective, sept heures correspondent à une journée et vingt-deux journées à un mois : six mois représentent donc 924 heures. Des dates éloignées au calendrier ne permettent pas, seules, de connaître le nombre de mois de présence. Article L. 124-5 ; article D. 124-6.

La gratification devient obligatoire lorsque la durée dépasse deux mois, consécutifs ou cumulés dans le même organisme pendant la même année scolaire ou universitaire. Une fois cette condition remplie, elle est due dès le début du stage, pour chaque heure de présence, et versée mensuellement. Elle ne commence pas uniquement après le franchissement du seuil. Article L. 124-6 ; article D. 124-8.

En 2026, le minimum horaire est de 4,50 €, sauf montant supérieur prévu par les dispositions conventionnelles applicables. Le taux est à revérifier pour un stage se poursuivant sur une autre année. Service Public, montant applicable depuis le 1er janvier 2026.

Pour S25, on suppose qu’aucune disposition plus favorable ne s’applique et qu’il n’existe aucune autre absence. Le versement suit ici les heures effectivement réalisées chaque mois.

Deux mois de présence représentent 44 journées, soit 308 heures. Les 343 heures prévues dépassent ce seuil : les 140 heures d’octobre donnent donc déjà lieu au versement de 630 €. Le total reste inférieur au plafond de 924 heures. Les remboursements de frais et avantages ne sont pas absorbés par cette gratification. Article D. 124-8.

Ce budget est prévisionnel. Le tuteur transmet les présences effectivement constatées ; les RH rapprochent ce relevé du versement. Une heure non réalisée ne doit pas rester dans le compteur par simple copie du planning. Si deux journées sont finalement absentes, sans maintien conventionnel de la gratification, le total devient 329 heures et 1 480,50 €. Le seuil obligatoire reste dépassé ; la justification du versement change, pas la nature pédagogique du stage.

Organiser les droits, les accès et les absences

Le stagiaire bénéficie des règles applicables aux salariés de l’organisme concernant notamment les durées maximales de présence, le repos quotidien et hebdomadaire, les jours fériés et le travail de nuit. L’organisme décompte sa présence. Les tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité ne peuvent lui être confiées. Ces garanties ne transforment pas le stage en contrat de travail. Article L. 124-14.

L’accès au restaurant d’entreprise ou aux titres-restaurant s’effectue dans les mêmes conditions que pour les salariés ; la prise en charge des transports suit également le régime prévu par le texte. Pour un stage supérieur à deux mois, la convention doit prévoir la possibilité de congés et d’autorisations d’absence. Cela n’établit pas un droit général au maintien de la gratification pendant toute absence : précisez ce que prévoit la convention. Article L. 124-13 ; Service Public, congés du stagiaire.

Inscrivez Camille dans la partie spécifique du registre unique du personnel, avec les dates, l’identité du tuteur et le lieu de présence requis. Un fichier pédagogique séparé ne dispense pas de cette inscription. Article L. 1221-13 et article D. 1221-23-1 du Code du travail.

Pour S25, le compte nominatif donne accès à un dossier d’exemples anonymisés et aux documents nécessaires à la mission. Le tuteur prépare ces exemples plutôt que de demander à Camille de parcourir toute la base clients pour sélectionner elle-même les informations utiles. C’est une application du principe de minimisation et de la protection des données dès la conception. RGPD, Art. 5(1)(c) et Art. 25(1) et 32(1).

Traiter une interruption et clôturer le dossier

Si une maladie interrompt le stage, informez l’établissement et examinez les conséquences pédagogiques. Dans les situations prévues par la loi, l’établissement valide le stage malgré sa durée incomplète ou propose une autre modalité de validation. Un report peut être convenu avec les parties ; le responsable du service ne prolonge pas seul les dates pour atteindre son objectif de production. Article L. 124-15.

À la sortie, le tuteur organise la restitution, vérifie le retour du matériel et signale la fin des habilitations. Pour le rapport destiné à l’école, il contrôle les extraits communicables sans empêcher l’évaluation pédagogique. Les RH rapprochent les heures finales des versements et délivrent l’attestation indiquant la durée effective totale et le montant total de gratification. Les 343 heures de S25 n’y sont reprises que si elles ont effectivement été réalisées. Article D. 124-9.

Ce qu’il faut retenir

• Une convention ne légalise pas le remplacement d’un salarié.
• Contrôlez séparément capacité d’accueil, tutorat, succession et durée.
• Au-delà de deux mois, la gratification est due dès le début, mensuellement.
• Le relevé effectif fonde les versements et l’attestation finale.

FAQ

Une gratification est-elle possible sous le seuil obligatoire ?

Oui. L’organisme peut en prévoir une pour un stage plus court. Inscrivez son montant et ses modalités dans la convention ; ne présentez pas cette décision volontaire comme une obligation légale. Article D. 124-8.

Peut-on modifier la mission en cours de stage ?

La convention peut faire l’objet d’avenants. Une nouvelle activité doit rester liée à la formation et compatible avec l’encadrement. Faites valider le changement avec l’établissement et les parties concernées avant de l’organiser. Article D. 124-4.

L’entreprise doit-elle attribuer elle-même la validation universitaire ?

Non. Le tuteur accompagne et transmet les éléments d’évaluation prévus ; l’établissement conserve son rôle pédagogique. Pour une interruption relevant de L. 124-15, c’est lui qui décide de la validation ou de la modalité alternative, avec le cadre fixé par ce texte.

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À propos de l’auteur. Thiébaut Devergranne est docteur en droit privé, titulaire du CAPA et fondateur de Legiscope. Il travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.