Recouvrement amiable B2B : constituer le dossier

Le recouvrement amiable B2B consiste à obtenir le paiement sans recourir immédiatement à l’exécution forcée. Avant de relancer, établissez la dette, son échéance et son solde ; avant de mandater un tiers, fixez ses pouvoirs et les sommes qu’il peut réclamer. Une facture échue dans le logiciel comptable ne suffit pas à résoudre une contestation ni à autoriser une saisie.

Ce guide vise les créances commerciales ordinaires entre entreprises privées, hors procédure collective. Il propose un dossier renseigné et un contrôle des frais, du mandat et de la clôture. Les marchés publics et les régimes sectoriels particuliers appellent des vérifications supplémentaires.

Décider si le dossier est prêt à partir

Le créancier doit prouver l’obligation dont il demande l’exécution ; le débiteur qui affirme avoir payé doit justifier sa libération. Réunissez donc le contrat et les preuves d’exécution, puis rapprochez les factures, avoirs et règlements. Code civil, article 1353.

La première décision n’est pas le choix du ton du courrier, mais celui de la suite utile :

• Dossier établi, échéance passée : réclamer le montant restant et ses accessoires justifiés.
• Paiement signalé mais non affecté : rechercher le mouvement bancaire avant d’envoyer une relance contradictoire.
• Supplément non expliqué ou défaut invoqué : instruire cette objection, identifier la partie reconnue et répondre sur le reste.
• Échéance non atteinte : suivre le règlement à venir sans qualifier le client de retardataire.

Une facture contestée ne doit pas être dissimulée au prestataire de recouvrement. Transmettez la réclamation et la réponse, même si vous considérez la première infondée. Un tiers privé n’est pas chargé de rendre un jugement sur le désaccord.

Vérifiez également l’identité du débiteur : société signataire, adresse, numéro d’identification et interlocuteur. Le nom d’une enseigne ou du commercial ayant passé commande ne désigne pas nécessairement la personne tenue au paiement.

Séparer relance, mise en demeure et exécution forcée

Une relance sert notamment à identifier un blocage de paiement et à obtenir une date de règlement. La mise en demeure de payer relève de l’article 1344 : elle peut résulter d’une sommation ou d’un acte comportant une interpellation suffisante, voire de la seule exigibilité si le contrat le prévoit. Le titre donné au message ne remplace pas son contenu. Code civil, article 1344.

Le régime général n’impose donc pas une série universelle de trois relances avant toute démarche formelle. Préparez la mise en demeure selon l’effet recherché, les clauses applicables et un mode de transmission permettant d’en établir le contenu et la date. Un délai proposé pour répondre doit être présenté comme tel, et non comme un délai légal valable pour toutes les créances.

L’exécution forcée suppose un titre exécutoire constatant une créance liquide et exigible, ainsi que le respect des conditions propres à la mesure. Une lettre d’une société de recouvrement n’est pas ce titre. Même l’intervention d’un professionnel habilité à réaliser des actes d’exécution ne signifie pas qu’une saisie a déjà été autorisée dans le dossier. CPCE, article L. 111-2.

Calculer le principal, les pénalités et les frais

Commencez par les délais de paiement B2B. Pour une opération soumise à L. 441-10, les pénalités sont exigibles le lendemain de l’échéance figurant sur la facture, sans rappel nécessaire. Les conditions de règlement fixent le taux, qui ne peut être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal. À défaut de stipulation contraire, le taux est celui du refinancement de la BCE majoré de dix points, avec la référence semestrielle prévue par le texte. Code de commerce, article L. 441-10(I) et (II).

Ne choisissez pas entre ces taux après coup selon le résultat le plus favorable. Retrouvez les conditions applicables, la période et les paiements intervenus. Une somme déjà réglée ne continue pas à produire les mêmes pénalités que le principal encore impayé. Un calcul traversant un changement de taux nécessite une ventilation adaptée.

L’indemnité forfaitaire est de 40 € dans ce régime. Des frais de recouvrement supérieurs peuvent justifier une demande complémentaire, sur justification. L. 441-10 exclut cependant le bénéfice de ces indemnités lorsque l’ouverture d’une procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation interdit le paiement à l’échéance. Une telle information exige de sortir du circuit ordinaire décrit ici. Article L. 441-10(II) et article D. 441-5.

Le forfait ne se multiplie pas par le nombre de courriers. Surtout, il ne permet pas d’ajouter indistinctement tous les honoraires du mandataire. Sans titre exécutoire, les frais restent en principe à la charge du créancier, sous les exceptions de L. 111-8, dont les dispositions législatives contraires. L’indemnisation commerciale précédente doit être établie dans son propre champ. CPCE, article L. 111-8.

Dossier R26 : un décompte exploitable

Voici une situation fictive, sans lien avec un recouvrement réel. La SAS Marnelle a livré une prestation acceptée à la SAS Tersan le 15 septembre 2026. La facture F91, émise le même jour, s’élève à 7 200 € TTC. Le contrat fixe l’échéance au 30 septembre et des pénalités annuelles de 12 %, calculées quotidiennement sur une base de 365 jours. Un règlement de 1 200 € est reçu le 25 septembre.

Le taux de 12 % est une hypothèse contractuelle de l’exemple. Le taux légal applicable aux autres cas que les créances personnelles des particuliers est de 2,75 % au second semestre 2026 : son triple est de 8,25 %. Les 12 % retenus respectent donc ce plancher pour la période illustrée ; ils ne sont pas présentés comme le taux légal supplétif. Arrêté du 26 juin 2026, articles 1 et 2.

Le décompte porte une date d’arrêté. Il ne peut pas être copié sans modification dans un courrier envoyé plusieurs semaines plus tard. Conservez le calcul non arrondi jusqu’au résultat, la référence du paiement et la source du taux utilisé.

Si un tiers intervient, lui donner un mandat délimité

Les articles R. 124-1 à R. 124-7 concernent les personnes qui recouvrent pour autrui, sauf celles qui agissent au titre de leur statut professionnel ou de la réglementation de leur profession. Ils ne s’appliquent donc pas indistinctement à un service comptable interne, à une société de recouvrement et à toutes les professions réglementées. CPCE, article R. 124-1.

Pour le prestataire relevant de ce chapitre, contrôlez l’assurance professionnelle, le compte exclusivement affecté aux fonds reçus pour les créanciers et la déclaration préalable. Une convention écrite doit notamment organiser les créances, les garanties, la rémunération à la charge du créancier et le reversement. CPCE, articles R. 124-2 et R. 124-3.

Dans R26, la fiche d’instruction peut être renseignée ainsi : « Recevoir les règlements pour Marnelle ; réclamer le principal, les pénalités actualisées et les 40 € ; transmettre toute objection. Aucune remise, aucun échéancier ni engagement judiciaire sans validation écrite de la direction. Adresser les pièces d’encaissement à la comptabilité. » Cette instruction complète la convention ; elle ne la remplace pas.

La lettre du prestataire doit identifier ce dernier et le créancier, exposer le fondement et les composantes de la dette, indiquer le paiement demandé et ses modalités, et reproduire les deuxième et troisième alinéas de L. 111-8. Les références et la date de cette lettre sont rappelées lors des démarches suivantes. Un tableau interne ne dispense pas de ces mentions. CPCE, article R. 124-4.

Recevoir la réponse et clôturer réellement

Si Tersan demande deux échéances, le mandataire transmet la proposition dans le cadre convenu. La direction examine les dates, la trésorerie attendue et le sort du principal, des pénalités et de l’indemnité. Un accord écrit doit préciser ces éléments ainsi que la conduite prévue en cas de versement manquant ; ne laissez pas coexister l’ancien décompte et un nouvel échéancier ambigu.

Dans la suite retenue pour R26, le client paie finalement en une fois : les fonds sont reçus le 20 octobre. Le décompte actualisé porte sur vingt jours, soit 39,45 € de pénalités, et un total de 6 079,45 €. Il remplace le total arrêté au 15 octobre, sans additionner les deux calculs.

Le prestataire remet une quittance et informe le créancier. Sauf convention contraire, les fonds encaissés sont reversés dans le mois de leur réception effective. La comptabilité rapproche alors le décompte, l’encaissement, le reversement et la rémunération prévue au mandat : le montant reçu par le prestataire et le montant net reversé peuvent différer sans que le débiteur doive payer deux fois.

Dans le dossier R26, le responsable demande un relevé distinguant les 6 079,45 € reçus, les honoraires effectivement dus et, si la convention l’autorise, leur retenue sur le reversement. Il conserve aussi la pièce bancaire attestant ce reversement. Le client est sorti du circuit de relance dès que son règlement intégral est établi ; un retard du mandataire à reverser les fonds constitue une difficulté à traiter avec ce dernier, pas un nouvel impayé à imputer au client. CPCE, articles R. 124-5 et R. 124-6.

Dans la suite fictive retenue, la convention prévoit un reversement intégral et une facturation séparée des honoraires. Marnelle reçoit 6 079,45 € le 26 octobre ; le relevé du mandataire concorde avec la banque. La comptabilité clôt le compte client et traite la facture du prestataire séparément.

Si aucun accord n’aboutit, faites choisir la voie adaptée aux pièces et aux objections, notamment l’injonction de payer lorsque ses conditions sont réunies. Surveillez séparément la prescription : vos relances ne sont pas une demande en justice ; une reconnaissance du droit par le débiteur et une action judiciaire ont leurs effets propres. Ne supposez pas que l’ouverture d’un dossier de recouvrement protège à elle seule le délai. Code civil, articles 2240 et 2241.

Ce qu’il faut retenir

• Une demande de paiement doit reposer sur un dossier rapproché.
• Principal, pénalités et frais ont des fondements distincts.
• Le mandat encadre les pouvoirs et les fonds du prestataire.
• La clôture suppose un encaissement vérifié et un solde expliqué.

FAQ

Peut-on ajouter 40 € après chaque relance ?

Non. Dans l’exemple d’une seule facture en retard, les courriers successifs ne créent pas de nouvelles indemnités forfaitaires.

Une société de recouvrement peut-elle imposer un échéancier ?

Elle agit dans les limites de son mandat et de l’accord obtenu. La proposition du débiteur ne vaut pas automatiquement acceptation du créancier.

Faut-il supprimer toutes les pièces dès le paiement ?

La clôture opérationnelle et la conservation des preuves répondent à des besoins distincts. Retirez les accès devenus inutiles et appliquez les durées pertinentes aux documents, sans maintenir indéfiniment une campagne de relances.

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À propos de l’auteur. Thiébaut Devergranne est docteur en droit privé, titulaire du CAPA et fondateur de Legiscope. Il travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.